Neue Funktionen, mehr Komfort Ressourcenplanung mit Project 2010

Microsoft Project 2010 hat nicht nur eine neue Benutzeroberfläche, sondern besitzt auch einige neue praktische Funktionen für die Vorgangs- und Ressourcenplanung. Josef Schwab stellt die neuen Möglichkeiten vor und zeigt, wie sich diese nutzbringend einsetzen lassen – von der Anzeige der Abwesenheitszeiten in den Einsatzansichten bis hin zur ressourcengetriebenen Planung mit dem Teamplaner. Darüber hinaus gibt er Empfehlungen, auf was fortgeschrittene Anwender bei der Ressourcenplanung achten müssen.

Neue Funktionen, mehr Komfort Ressourcenplanung mit Project 2010

Microsoft Project 2010 hat nicht nur eine neue Benutzeroberfläche, sondern besitzt auch einige neue praktische Funktionen für die Vorgangs- und Ressourcenplanung. Josef Schwab stellt die neuen Möglichkeiten vor und zeigt, wie sich diese nutzbringend einsetzen lassen – von der Anzeige der Abwesenheitszeiten in den Einsatzansichten bis hin zur ressourcengetriebenen Planung mit dem Teamplaner. Darüber hinaus gibt er Empfehlungen, auf was fortgeschrittene Anwender bei der Ressourcenplanung achten müssen.

Die Version 2010 von Microsoft Project verfügt nicht nur über eine neue Benutzeroberfläche – dem Menüband (Ribbon) analog zu den anderen Office 2010-Programmen – sondern auch über zahlreiche neue Features für die Vorgangs- und Ressourcenplanung. Diese vereinfachen die Ressourcenplanung einerseits, wie z.B. die Anzeige von Abwesenheitszeiten in den Einsatzansichten, bieten andererseits aber auch ganz neue Möglichkeiten, wie z.B. die Option zur ressourcengetriebenen Planung mit dem Teamplaner. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die neuen Funktionen für die Ressourcenplanung in Project 2010 nutzbringend einsetzen.

Eine systematische Planung erfordert zunächst das Anlegen der Stammdaten der Ressourcen. Dieser Beitrag stellt zunächst kurz vor, wie das in Project 2010 geschieht und wie die Ressourcen den Vorgängen zugeordnet werden, um die Grundlagen für die nachfolgend behandelten Neuerungen zu schaffen.

Das grundsätzliche Vorgehen bei der Ressourcenplanung in Microsoft Project wurde im Projekt Magazin bereits ausführlich dargestellt und soll hier nicht mehr detailliert erläutert werden. (siehe "Ressourcenmanagement mit Microsoft Project 2007", Ausgabe 13/2010 und "Schnelleinstieg in Microsoft Project 2003 und 2007. Teil 3: Ressourcenplanung", Ausgabe 9/2009)

Project verfügt seit der Version 2010 zusätzlich über den Vorgangsmodus "manuelle Planung", der standardmäßig aktiviert ist, und in dem Ressourcen keinen Einfluss auf die Termine der Vorgänge haben. Für die Beispiele in diesem Artikel wird jedoch ausschließlich der Vorgangsmodus "automatische Planung" verwendet, bei dem Project Termine und Ressourcen automatisch berechnet.

Ressourcendaten

Ressourcendaten werden stets in der Ressourcentabelle (Ansicht / Ressourcenansichten / Ressource: Tabelle) angelegt und gepflegt – egal ob der Anwender mit dem Project Server oder der Client-Version arbeitet und dort z.B. einen Ressourcenpool für mehrere Projekte anlegt. Die Ressourcentabelle in Project 2010 (Bild 1) bietet keine Neuerungen gegenüber der Tabelle aus den Vorgängerversionen. Auch bei den Ressourcenarten hat sich in Project 2010 gegenüber Version 2007 nichts geändert. Wie bereits in früheren Version stehen die Ressourcenarten "Arbeit" und "Material" sowie seit Project 2007 "Kosten" und "Budgetkosten" zur Auswahl. Letztere dienen dazu, das Projektbudget durch Zuordnung zu dem Projektsammelvorgang festlegen zu können.

Bild 1: Die Ressourcentabelle, bereinigt um einige nicht benötigte Spalten

Wenn Sie eine Ressource anlegen, sollte eine Grundüberlegung sein, ob Sie wirklich den Einsatz der individuellen Mitarbeiter planen und steuern möchten (Ressourcen 1 bis 6 in Bild 1) oder ob es für Ihr Projekt wichtiger ist, welche Anzahl bestimmter Qualifikationen oder Rollen Sie benötigen (Ressourcen Nr. 7 bis 11 in Bild 1). Arbeiten Sie mit individuellen Ressourcen, erhöht sich der Pflegeaufwand, da Sie Daten, wie z.B. die Arbeitszeitkalender der Ressourcen, individuell pflegen müssen. Dieser Aufwand wird am Anfang oft unterschätzt, in vielen Fällen scheitert letztendlich die Ressourcenplanung daran. Damit der Aufwand für die Projektsteuerung in einem ökonomischen Verhältnis zum Ertrag steht, sollten Sie sich stets überlegen, ob der Aufwand für die Arbeit mit individuellen Ressourcen durch den damit verbundenen Informationsgewinn gerechtfertigt ist.

Häufig wird auch ein zweistufiges Vorgehen praktiziert, bei dem die Projektleiter in einer ersten Planungsstufe eine Anzahl generische Ressourcen anfordern (z. B. Entwickler, Designer etc.), in einer zweiten Planungsstufe werden diese von den Personalverantwortlichen durch individuelle Mitarbeiter ersetzt.

Wie auch in früheren Versionen können Sie die Informationen zur Ressource im gleichnamigen Dialogfeld bearbeiten, das sich durch einen Doppelklick auf die Ressource öffnet. Dort finden Sie auch die Checkbox, um einer Ressource den Status "generische Ressource" zuzuweisen (nur in der Professional-Version) sowie die Schaltfläche, um den Arbeitszeitkalender für diese Ressource zu öffnen ("Arbeitszeit ändern…").

Bild 2: Dialog "Information zur Ressource verwalten".

Bild 3: Arbeitszeit der Ressource verwalten.


Sie ersparen sich Pflegeaufwand, wenn Sie öfter vorkommende Arbeitszeitmodelle als Basiskalender erstellen und dann den betreffenden Ressourcen zuweisen. Im Beispiel in Bild 3 wurde der Ressource "Dorn" z.B. der benutzerdefinierte Basiskalender "halbtags" zugewiesen. Urlaube und andere Abwesenheiten müssen Sie weiterhin in den individuellen Arbeitszeitkalender der Ressource eintragen.

Ressourcen zuordnen

Die in der Ressourcentabelle angelegten Ressourcen können den Vorgängen in einer Vorgangsansicht zugeordnet werden. Die dafür am häufigsten verwendete Ansicht ist das Gantt-Diagramm, das Project standardmäßig in Kombination mit der Tabelle "Eingabe" anzeigt (Bild 4). In Project 2010 ist das Zuweisen mehrerer Ressourcen zu einem Vorgang einfacher geworden, da die Auswahl jetzt durch Checkboxen vor den Ressourcennamen erfolgt (Bild 4). In früheren Versionen musste der Anwender manuell ein Trennungszeichen bzw. in der deutschen Version ein Semikolon zwischen den einzelnen Ressourcennamen eintippen.

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Alle Kommentare (2)

Jürgen
Sturany

Wie immer von Josef Schwab, praxisnahe und konkret. Danke