Auslastungsgrad

Im Projektmanagement gibt der Auslastungsgrad in Prozent an, wie viel der Arbeitskapazität einer Ressource bzw. einer Ressourcenmenge für einen bestimmten Zeitraum bereits Vorgängen zugeordnet ist. Die DIN 69901-5 definiert den Auslastungsgrad als "Verhältnis von genutzter zu möglicher Leistung einer Ressource bzw. einer Ressourcenart in einem bestimmten Zeitraum".

Beispiele

Eine Teilzeitkraft arbeitet 20 Stunden pro Woche, d.h. vier Stunden am Tag. Sie ist mit Umfang von 40 Stunden einem Vorgang zugeordnet, der zehn Arbeitstage dauert, wobei an jedem Arbeitstag 4 Stunden zu erbringen sind. Die ersten fünf Arbeitstage sind am Ende eines Monats, die zweiten fünf Arbeitstage zu Beginn des nächten Monats. Je nach Perspektive beträgt der Auslastungsgrad der Teilzeitkraft:

  • In monatsweiser Betrachtung (bei jeweils 20 Arbeitstagen pro Monat) ist der Auslastungsgrad 25%.
  • Bei wochenweiser Betrachtung beträgt der Auslastungsgrad entweder 0% (außerhalb der Zuordnung) oder 100% (während des Vorgangs).
  • Wird über eine Arbeitszeitregelung vereinbart, dass die Teilzeitkraft in den ersten beiden Wochen eines Monats jeweils 30 Stunden arbeitet und danach nur noch 10 Stunden pro Woche, dann ist sie während der ersten Hälfte des Vorgangs mit einem Auslastungsgrad von 200% überlastet. In der ersten Woche des Folgemonats ist sie hingegen nur zu 66,7% ausgelastet.
Innerhalb der Projektplanung bezieht man den Auslastungsgrad meist nur auf projektbezogene Tätigkeiten. Der so angegebene Auslastungsgrad einer Ressource sagt somit nichts darüber aus, wie stark sie durch Linientätigkeiten ausgelastet ist.

Der Auslastungsgrad ist eine wichtige Kennzahl des Ressourcenmanagements und für die Projektplanung. Je nach Randbedingung gelten unterschiedliche Zielgrößen für die Optimierung des Auslastungsgrads.

  • Das Ressourcenmanagement des Unternehmens hat das Ziel, alle Ressourcen möglichst vollständig auszulasten. Hier gilt als Zielgröße 100% Auslastungsgrad.
  • Bei traditioneller Projektplanung in einer Matrixorganisation gilt als Erfahrungswert, dass Ressourcen durch Projekttätigkeiten maximal 80% Auslastungsgrad aufweisen sollten.
  • Bei Planung nach Critical Chain sind temporäre Überlastungen (d.h. Auslastungsgrad über 100%) akzeptabel, sofern sich im zeitlichen Mittel (ca. pro Monat) ein Auslastungsgrad von unter 100% ergibt.

Der Begriffs "Auslastungsgrad" wird im Projektmanagement damit gleichbedeutend wie in der Logistik verwendet. In der Volkswirtschaft bedeutet "Auslastungsgrad" hingegen das Verhältnis von tatsächlichem Bruttoinlandsprodukt zum bestehenden Produktionspotential.

Erläuterungen und Kommentar

Für die Projektplanung ist die Berücksichtigung des Auslastungsgrads der benötigten Ressourcen unbedingt erforderlich, um einen realistischen Terminplan erstellen zu können. Um den Auslastungsgrad einfach und schnell ermitteln zu können, benötigt man eine geeignete Planungs-Software. Üblicherweise wird die Ressourcenauslastung als Histogramm dargestellt. Die Zeitauflösung bestimmt dabei die Breite einer Histogramm-Säule, z.B. Tage, Wochen oder Monate.

In der traditionellen Netzplantechnik ist es das Ziel der kapazitätstreuen Terminplanung, die Vorgänge im Terminplan so anzuordnen, dass keine Ressourcenüberlastungen auftreten. Hierzu werden die Vorgänge zunächst innerhalb ihrer freien Pufferzeiten verschoben. Falls dies nicht ausreicht, werden die Vorgänge innerhalb der Gesamtpufferzeiten verschoben, wobei sich auch die Lagen anderer Vorgänge verändern. Wenn auch dies nicht zum angestrebten Auslastungsgrad führt, muss entweder der Endtermin des Projekts verschoben werden oder es müssen zusätzliche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.

Bei der Terminplanung nach Critical Chain spielt der Auslastungsgrad der Ressourcen eine untergeordnete Rolle, da die Ressourcen jeweils zu 100 % die Vorgänge sukzessive nach deren Priorität abarbeiten. Die dem Critical-Chain-Projektmanagement zugrunde liegende Theory of Constraints optimiert die Ressourcen und die Leistungsfähigkeit eines Produktionssystems nicht anhand der individuellen Auslastungsgrade, sondern anhand der gesamten Systemleistung. Hierzu bestimmt sie die Engpassressource und optimiert alle Prozesse darauf, dass diese Engpassressource mit optimaler Leistung arbeitet. Alle anderen Ressourcen dürfen einen Auslastungsgrad von deutlich unter 100 % aufweisen. Bei Bedarf muss die Kapazität der Engpassressource erhöht werden. Sobald dies geschehen ist, wird unter Umständen eine andere Ressource zum neuen Engpass.

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