Ressourcenmanagement

Die zeitliche und räumliche Disposition von Arbeitskräften, Maschinen, Werkzeugen und anderen für die Projektarbeit benötigten Hilfsmitteln ist Aufgabe des Ressourcenmanagements. Oftmals wird auch nur die Einsatzplanung von Mitarbeitern für die Projektarbeit unter Ressourcenmanagement verstanden.

Ziel des Ressourcenmanagements ist zum einen die optimale Auslastung der Ressourcen und andererseits eine möglichst gerechte Versorgung der Projekte mit Arbeitskapazitäten. In einer Matrixorganisation ist das Ressourcenmanagement deshalb der zentrale Konfliktpunkt.

Da die DIN 69902 statt des Begriffs "Ressourcen" die deutsche Variante "Einsatzmittel" geprägt hat, verwendet der ProjektManager den Begriff "Einsatzmittelmanagement". Dieser Begriff ist jedoch selbst nicht genormt. Der ProjektManager beschreibt ihn als "Ermittlung der benötigten Einsatzmittel (Ressourcen) und deren Zuordnung für das Gesamtprojekt und die einzelnen Vorgänge, deren effektive Einsatzsteuerung und Kontrolle."

Neu im Entstehen ist innerhalb des Ressourcenmanagements das sogenannte Skill-Management. Hier geht es nicht nur um die zeitliche und räumliche Verfügbarkeit von Mitarbeitern, sondern auch um die detailliertere Betrachtung ihrer Fähigkeiten und ihrer Qualifikation. Dies ist einerseits gerade in großen Organisationseinheiten unbedingt erforderlich, um für die Projektaufgaben die richtigen Mitarbeiter zu finden. Andererseits ist es ein potentieller Konfliktpunkt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung, da hier eine explizite Bewertung der im Betrieb gezeigten Mitarbeiterqualifikation durch den Arbeitgeber erfolgt. Insbesondere beim Einsatz von datenbankgestützten Tools für Ressourcenmanagement muss dieser Aspekt sorgfältig beachtet werden.

Das Gegenstück zum projektbezogenen Ressourcenmanagement ist in der Linienorganisation das Enterprise Ressource Planning (ERP).

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Die webbasierte PM-Software Blue Ant richtet sich als Rundumlösung vor allem an projektorientierte, mittelständische Unternehmen. In der aktuellen Version 10.5 hat der Hersteller proventis besonders die Ressourcenplanung, das Life Cycle Management sowie die Abstimmungsprozesse zwischen Projekt, PMO und Ressourcenmanagement weiter optimiert. Elisabeth Wagner stellt die Neuerungen vor.
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Microsoft Project bietet umfassende Funktionen für das Ressourcenmanagement. Doch wer die komplexen Möglichkeiten im Projektalltag richtig nutzen will, muss sich damit gut auskennen. Johann Strasser und Dr. Peter Nixdorf stellen das Ressourcenmanagement mit Project Standard und Professional (Client-Lösung) umfassend dar und geben praktische Tipps zur Anwendung. Dabei erfahren Sie alles Wissenswerte vom Anlegen der Ressourcen über das Arbeiten mit einem Ressourcenpool bis zum Erkennen und Beheben von Überlastungen.
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Um für projektorientiertes Arbeiten gerüstet zu sein, müssen Arbeitnehmer nicht nur fundierte Fachkenntnisse besitzen, sondern auch über ein breites Spektrum an überfachlichen Kompetenzen verfügen. Nur wer diese Kompetenzen nachhaltig sichert, gewährleistet seine "Employability", d.h. Beschäftigungsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt. Aber auch Unternehmen, die diese Kompetenzen einfordern, sind in der Pflicht: Sie sollten Ihre Mitarbeiter nicht nur "fit" für die Projektarbeit machen, sondern auch ein geeignetes Umfeld zur Entfaltung dieser Kompetenzen schaffen. Prof. Dr. Jutta Rump und Silke Eilers zeigen, wie sich das mit dem Ansatz "Employability Management" umsetzen lässt.
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Besonders Unternehmen der IT-Branche greifen für die Durchführung ihrer Projekte immer häufiger auf externe Projektmanager zurück. Doch häufig wissen die Firmen nicht, worauf sie beim Auswahl- und Rekrutierungsprozess achten sollen. Michael Schiedermeier beleuchtet in diesem Beitrag die aktuelle Marktsituation und gibt Handlungsempfehlungen für die Beschaffung externer Mitarbeiter für Projektaufgaben.
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Die Vorgangsplanung ist fertiggestellt, Meilensteine und feste Terminziele sind in den Plan eingebaut. Um die Projektplanung abzuschließen, müssen Sie im letzten Schritt noch den Ressourceneinsatz festlegen. Im dritten Teil dieser vierteiligen Artikelfolge beschreibt Josef Schwab, wie Sie Ressourcen anlegen und zuordnen, wie Sie mit dem Ressourcenkalender arbeiten, Ressourcenüberlastungen erkennen und beheben und wie Sie mit Hilfe eines Ressourcenpools den projektübergreifenden Ressourceneinsatz steuern.
von Klaus Schuster
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Es passiert immer wieder, dass wichtige Teammitglieder das Projekt von heute auf morgen verlassen. Gibt es keinen Ersatz – was oft der Fall ist – gerät das Projekt in eine Krise. Klaus Schuster erklärt, was ein Projektleiter tun kann, um den Personalausfall zu kompensieren und die Krise zu meistern. Außerdem gibt er Empfehlungen für Präventionsmaßnahmen.
von Dr. Peter Wotschke
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Der hohe Termin- und Kostendruck im Bauwesen macht auch vor der Terminplanung nicht Halt. Damit wächst der Bedarf an Softwarepaketen, in die sich Erstanwender – egal ob PM-Neulinge oder Projekt-Routiniers – intuitiv einarbeiten können. Wichtig ist auch, dass die Software im Projektalltag unkompliziert und schnell zu bedienen ist. Dr. Peter Wotschke hat zwei im Bauwesen weit verbreitete Tools herausgesucht und getestet, inwieweit sie diese Ansprüche erfüllen. Er vergleicht die Funktionalitäten beider Programme u.a. hinsichtlich Controlling, Erstellen von Auswertungen sowie Kosten- und Ressourcenmanagement.
von Claudia Simon
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Ein Dilemma ohne Ausweg? Die Ressourcen optimal auszulasten und gleichzeitig flexibel auf Marktanforderungen zu reagieren erscheint unmöglich. In seinem Seminar "Achieving Both Reliability and Agility in Production" erläutert der bekannte Unternehmensberater und Autor Eli Schragenheim, wie sich dieses Dilemma mit der "Theory of Contraints" im Sinne eines maximalen Unternehmensertrags lösen lässt. Die Erkenntnisse lassen sich auch in der Ressourcenplanung im Multiprojektmanager anwenden. Claudia Simon hat den Vortrag von Eli Schragenheim besucht und stellt die wesentlichen Inhalte vor.
von Max L.J. Wolf
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Fällt kurzfristig Personal aus, darf der Projektleiter weder in Panik geraten noch das Problem ignorieren. Max L.J. Wolf rät dazu, zuerst nüchtern zu analysieren, welche Verzögerung dadurch für das Projekt entstehen werden. Anschließend stellt er einige Maßnahmen vor, mit denen Sie einem plötzlichen Ressourcenausfall begegnen können.
von Frank Gürgens
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Projektarbeit im Dienstleistungsgeschäft ist zeitlichen oder saisonalen Schwankungen unterworfen. Wenn ein Projekt beendet ist, schließt sich selten das nächste nahtlos an. Frank Gürgens gibt Anregungen, wie man die Effizienz in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen langfristig verbessert und die Wirtschaftlichkeit erhöht.
von Marcus Berger
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Dank zentraler Ressourcenverwaltung, integriertem Rückmeldeprozess und webbasiertem Datenzugriff ermöglicht Microsoft Project Server 2003 eine unternehmensweite Ressourcenplanung, -steuerung und -analyse. Marcus Berger und Ralph Götze beschreiben in diesem Beitrag, welche Möglichkeiten Projektbeteiligte haben, um den unternehmensweiten Ressourcenpool zu analysieren. Der Artikel ergänzt die Beiträge "Ressourcen erfassen, verwalten und planen" (17/2004) und "Projekte überwachen mit Rückmeldeprozessen" (17/2005), die sich den Themen Planung, Steuerung und Ist-Daten-Erfassung widmen.
von Nicola Kellner
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Mit einschneidenden Veränderungen in seiner Aufbau- und Ablauforganisation sowie im Projektmanagement hat der Göttinger Messtechnikhersteller Mahr sich fit gemacht für den Wettbewerb. Das Ziel: kürzere Produktentwicklungszyklen und eine ertragsorientiertere Projektauswahl. Mahr stellte die Entwicklungsabteilung von Linien- auf Matrixorganisation um und führte gleichzeitig ein Multiprojektmanagement-System ein. Nicola Kellner erläutert in ihrem Beitrag das Vorgehen und die Erfahrungen, die Mahr dabei gemacht hat.
von Stefan Haffner
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In der Projektarbeit fallen neben projektbezogenen Arbeiten meist auch Tätigkeiten an, die keinen Projektcharakter besitzen. Diese sogenannten Regeltätigkeiten muss ein Projektleiter zusätzlich zu den projektbezogenen Aufgaben erfassen können, um eine zuverlässige Basis für das Ressourcenmanagement, die Projektplanung und das Controlling zu erhalten. Stefan Haffner stellt in diesem Beitrag die vielfältigen Möglichkeiten von Microsoft Project 2003 vor, um Regeltätigkeiten zu erfassen und zeigt die jeweils damit verbundenen Vor- und Nachteile auf.
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Der erste Teil dieser Artikelserie beschrieb, wie man mit Hilfe von Microsoft Excel eine übersichtliche und funktionale Ressourcenplanung erstellt. In diesem zweiten und abschließenden Beitrag zeigt Gerhard Großberger, wie Sie die bereits vorhandene Microsoft Excel-Lösung erweitern können, so dass Sie auch die Auslastung einzelner Mitarbeiter sowie der Fachbereiche oder Abteilungen über mehrere Projekte hinweg übersichtlich auswerten können. Die fertige Lösung stellen wir Ihnen gemeinsam mit dem Artikel zum Download zur Verfügung.
von Gerhard Großberger
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Um eine erfolgreiche Ressourcenplanung im Mittelstand durchzuführen, muss man nicht immer auf teure und aufwändige Tools zurückgreifen. Ganz im Gegenteil: Eine einfache Darstellung der ungefähren Wochenarbeitszeit wird vom Projektteam oftmals eher akzeptiert, als ein mit detaillierten Informationen hinterlegtes Gantt-Diagramm. Gerhard Großberger stellt in diesem Beitrag eine Microsoft Excel-Lösung vor, die Übersichtlichkeit und Funktionalität miteinander verbindet und sich problemlos auf die eigene Projektsituation anpassen lässt. Die fertige Lösung stellen wir Ihnen zusammen mit dem Artikel zum Download zur Verfügung.
von Gerhard Großberger
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Braucht jedes kleinere und mittlere Unternehmen ein professionelles Projektmanagement? Sind fehlende Projektmanagement-Strukturen immer ein Nachteil? Größere Projektpartner oder Auftraggeber antworten darauf gerne mit "Ja". Dabei lassen sie jedoch etwas außer Acht, was bei mittleren Unternehmen bemerkenswert stark ausgeprägt ist: ein großer Teamgeist aufgrund einer sehr flachen Unternehmenshierarchie sowie eine starke Identifikation jedes Teammitglieds mit den Projekten. Ein Ressourcenmanagement, das solche Strukturen unterstützt, steigert die Zufriedenheit im Team und macht die Projekte erfolgreicher. Gerhard Großberger gibt in seinem Beitrag praktische Hinweise und wertvolle Anregungen, wie solche Teambindungen in der Projektarbeit stärker gefördert und weiter verbessert werden können.
von Christina Becker
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Qualifizierte Mitarbeiter sind der Motor eines Projekts – wenn sie ausreichend motiviert sind. Damit die Verantwortung dafür nicht alleine auf den Schultern des Projektleiters lastet, nutzen Unternehmen eine Reihe personalwirtschaftlicher Instrumente, wie z.B. Zielvereinbarungs- oder Prämiensysteme. Dabei geht es jedoch nicht immer konfliktfrei zu, vor allem, wenn im Unternehmen Projekt- und Linienorganisation nebeneinander bestehen. Christina Becker beschreibt in dieser Übersicht, wo die Probleme liegen und welche Lösungsmöglichkeiten sich in der Praxis bewährt haben. Die Ergebnisse basieren auf einer empirischen Studie, die an der Universität Essen durchgeführt wurde.
von Gero Lomnitz
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Ihr Projekt hat höchste Priorität. Doch die personellen Ressourcen reichen nicht aus, um es erfolgreich zum Ziel zu führen. Was ist zu tun? Gero Lomnitz beschäftigt sich in diesem Beitrag mit Ursachen von Ressourcenproblemen und Möglichkeiten zu deren Vermeidung. Er zeigt, was Sie tun können, um eine klare Ressourcenvereinbarung zu erreichen, auf was Sie bei der Personalauswahl achten sollten und wie Sie vorgehen, wenn während des Projekts dennoch Probleme auftauchen.
von Marc Lappe
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Project Management Offices (PMOs) sind mittlerweile in vielen Unternehmen etabliert. Sie dienen als zentrale Anlaufstelle für alle PM-Fragen. Die Unternehmen erhoffen sich, dass sie mit Hilfe von PMOs typische Fehler wie den Mangel an einheitlichen Planungsstandards, schlechte Vergleichbarkeit von Projekten, ungenügende Entscheidungsunterstützung für das Management oder Ressourcen-Überlastung mangels Transparenz vermeiden können. Marc Lappe erläutert in seinem Beitrag, was Sie bei der Einrichtung eines PMOs bezüglich Positionierung im Unternehmen, Organisation, Aufgabenzuordnung und Anforderungen an die Mitarbeiter beachten sollten.
von Dr. Georg Angermeier
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Arbeitspakete sind die Grundbausteine eines Projekts. Nur wenn sie richtig definiert sind, steht das Projektgebäude stabil. Sie sind für die Arbeitsverteilung an die Mitarbeiter notwendig und ermöglichen effizientes Projekt-Controlling. Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem Beitrag, wie Sie Arbeitspakete definieren und bei der Projektabwicklung für die Überwachung und vorausschauende Steuerung einsetzen können. Anhand eines Praxisbeispiels verdeutlicht er die entscheidende Rolle des Arbeitspakets im Projektkontext.
von Jan Ahlborn
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Lohnt sich die Investition in eine Projektmanagement-Software? Die Entscheidung für die richtige IT-Unterstützung im Projektmanagement ist eine heikle Angelegenheit. Denn die Kosten sind hoch, die Verantwortung entsprechend groß. Deshalb sollte der Nutzen für Ihr Unternehmen klar erwiesen sein. Jan Ahlborn von Campana & Schott zeigt Ihnen, wie Sie mit Hilfe einer Nutzenanalyse die Vor- und Nachteile des Software-Einsatzes einschätzen und das richtige Tool auswählen können. Gleichzeitig erhalten Sie wichtige Informationen zum Status des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen.
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Innerhalb des Projektmanagements stellt das Ressourcenmanagement die Königsdisziplin dar. Es bildet die Schnittstelle zwischen Projekt- und Linienorganisation. In einer Studie hat das Beratungsunternehmen Campana & Schott Führungskräften aus 48 Firmen interviewt, um den derzeitigen Stellenwert und die jeweilige Umsetzung des Ressourcenmanagements in Mittelstands- und Großunternehmen zu bestimmen. Fazit der Studie: Es lässt sich vieles verbessern. Der Artikel fasst die wichtigsten Ergebnisse zusammen und beschreibt zwei unterschiedliche Ansätze mit Best-Practice-Beispielen.
von Helmut Krüger
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Der Projektstart beinhaltet auch eine Terminplanung über die geplante Projektdauer. Z.B. Veranstaltungen, Teamsitzungen, Meilensteine gehören in die Terminplanung, aber auch der Einsatz der Projektmitarbeiter in ihren Linienfunktionen sowie die Urlaubstage der Projektmitarbeiter und die Betriebsferien. Helmut Krüger beschreibt in seinem Tipp, welche Aspekte bei der Terminplanung zu berücksichtigen sind.
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