Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement ist die elektronische, meist datenbankgestützte, Verwaltung von Dokumenten. Die Dokumente liegen dabei ebenfalls in elektronischer Form vor, entweder als digital erzeugte und bearbeitbare Dateien oder als digitale Kopien papierener Dokumente. Im wesentlichen liegen dem Dokumentenmanagement zwei Fragen zu Grunde:

  • Wo steht die Information?
  • Wohin kommt das Dokument?

Anzeige

Die Güte des Dokumentenmanagements wird bestimmt durch die Zugriffszeit auf eine gesuchte Information und durch die Vollständigkeit des Dokumentenpools.

Dokumentenmanagement bedeutet aber noch mehr. So verändern sich Projektdokumente beständig bis sie ihren endgültigen Zustand erreicht haben. Es müssen also verschiedene Versionen des Dokuments aufbewahrt werden, damit man nachvollziehen kann, was sich verändert hat. Außerdem muss gewährleistet werden, dass nicht zwei oder mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und ihre Arbeitsergebnisse im schlimmsten Fall gegenseitig vernichten.

Diesen Anforderungen versuchen EDV-gestützte Dokumentenmanagementsysteme (EDM-Systeme) gerecht zu werden. Sie archivieren die unterschiedlichen Versionen der Dokumente, überwachen den Zugriff, indizieren und strukturieren die Dokumente. Fortschrittliche Funktionen sind beispielsweise die automatische Nachrichtenfunktion bei Veränderung des Dokuments oder die Möglichkeit, verschiedene Versionen eines Dokumentes miteinander zu vergleichen und die Unterschiede hervorzuheben (z.B. technische Zeichnungen).

Für Projekte, bei denen die Beteiligten aus vielen verschiedenen Organisationseinheiten kommen bzw. räumlich verteilt arbeiten, bieten sich EDM-Systeme im Internet an. Dort wird das Dokumentenmanagement oft mit Kommunikationsprozessen verbunden (Nachrichtenfunktion per E-Mail, Diskussionsforum, Terminplanung usw.).

Das Dokumentenmanagement ist eine unverzichtbare Voraussetzung für das Konfigurationsmanagement, kann es aber nicht ersetzen.

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
Sortieren nach:
Software-Besprechung, Ausgabe 3/2016von Dr. Mey Mark Meyer
Bewertungen
0
0 Kommentare
Genius Project ist eine funktionell vielfältig angelegte Projektmanagement-Lösung, die auch spezielle Themen unterstützt, wie z.B. Fakturierung,...
Fachbeitrag, Ausgabe 3/2016von Helmut Mersch
8 Bewertungen
2.75
4 Kommentare
Zukünftig werden Bauprojekte (unabhängig von ihrer Größe) nicht mehr in realen Büros geplant, sondern in virtuellen Projekträumen stattfinden. Helmut...
SW-Anleitung, Ausgabe 2/2014von Wolfram Prüfer
13 Bewertungen
4.846155
5 Kommentare
Für die Projektsteuerung und -dokumentation gibt es ein Tool, das auf den ersten Blick für diese wichtige Aufgabe ungewöhnlich erscheint: Microsoft...
Fachbeitrag, Ausgabe 24/2013von Siegfried Diekow
13 Bewertungen
3.384615
3 Kommentare
Mit einer einheitlichen und vollständigen Projektdokumentation lässt sich viel Zeit sparen – und so die Wertschöpfung eines Projekts deutlich erhöhen...
Tipp – Methode, Ausgabe 18/2013von Marko Zotschew
4 Bewertungen
2.5
0 Kommentare
Die Anzahl der Dateien, die im Rahmen der Projektarbeit gespeichert werden, kann schnell enorme Auswüchse annehmen. Benennt jeder Projektmitarbeiter...
Tipp – Projektdokumente, Ausgabe 15/2012von Elisabeth Wagner
5 Bewertungen
3.6
4 Kommentare
Aussagekräftige Dateinamen für Projektdokumente sind wichtig, da sie den Projektbeteiligten schnelle Orientierung geben, die Suche nach benötigten...
Fachbeitrag, Ausgabe 4/2010von Dr. Thomas Mathoi
18 Bewertungen
2.666665
0 Kommentare
Während der Projektabwicklung werden auf dem eigenen Rechner oder dem Server zahlreiche Dateien mit Projektunterlagen angelegt. Um hier den Überblick...
Tipp, Ausgabe 5/2005von Frank Gürgens
4 Bewertungen
2.25
0 Kommentare
Es gibt viele Techniken und Strategien, um die Datenablage im DV-System zu organisieren - und alle haben ihre Vor- und Nachteile. Einige einfache...
Tipp – SW-Anleitung, Ausgabe 14/2004von Tanja Kuhn
5 Bewertungen
3.4
0 Kommentare
"ENTWURF", "IN BEARBEITUNG" oder "VERTRAULICH" – mit solchen Anmerkungen werden Dokumente gekennzeichnet, um z.B. vorläufige von endgültigen oder...
Fachbeitrag, Ausgabe 7/2004von Jonathan Siegel
6 Bewertungen
3
0 Kommentare
Sie ist ein echtes Ärgernis: Die zeitraubende Suche nach Dateien, von denen niemand mehr weiß, wo sie abgespeichert wurden. Das Problem:...
Methode, Ausgabe 4/2004von Jürgen Rohr
2 Bewertungen
3
0 Kommentare
Informationen nützen nur etwas, wenn sie schnell zu finden sind. Durch systematisches Informationsmanagement sollte die Projektleitung deshalb...
Fachbeitrag, Ausgabe 24/2003von Tanja Kuhn
2 Bewertungen
3.5
0 Kommentare
Sie sollen für ein Projekt ein umfangreiches Dokument erstellen, das einem vorhandenen sehr ähnlich ist? Was liegt näher, als das vorhandene Dokument...
Fachbeitrag, Ausgabe 11/2003von Jonathan Siegel
1 Bewertung
4
0 Kommentare
Füllen mehrere Mitarbeiter ein- und dieselbe Rolle aus, sind Probleme programmiert. Der Projekterfolg ist in Gefahr, wenn niemand die Rollenträger...
Tipp – Projektdokumente, Ausgabe 2/2003von Dr. Herbert Borchardt
9 Bewertungen
2
0 Kommentare
Je größer ein Projekt ist, umso schwieriger wird es, reibungslos Informationen zwischen allen Teammitgliedern und den Interessengruppen auszutauschen...
Fachbeitrag, Ausgabe 15/2002von Petra Berleb
2 Bewertungen
4
0 Kommentare
Kommunikation und Information verlaufen in vielen Projekten eher chaotisch und zufällig: Dokumente kursieren in verschiedenen Versionen,...
Fachbeitrag, Ausgabe 12/2002von Ute Kuhlmann
1 Bewertung
4
0 Kommentare
Wissensmanagement bedeutet in seiner Kurzform: Die richtige Information zur rechten Zeit an die richtige Person bringen. Der Weg dorthin ist oft...
Fachbeitrag, Ausgabe 2/2002von Olaf Clausen
1 Bewertung
4
0 Kommentare
Obwohl heute Digitalisierung und Computerisierung unseren Arbeitsalltag weitgehend bestimmen, scheint sich die Idealvorstellung vom papierlosen Büro...
Fachbeitrag, Ausgabe 17/2000von Christian Uhrig
Bewertungen
0
0 Kommentare
Der Autor geht in diesem Zweiteiler auf zwei sehr kritische Kernbereiche ein, die selbst bei aussichtsreichen Projekten immer wieder zu Problemen...
Alle relevanten Beiträge anzeigen
Dieser Artikel wurde zuletzt aktualisiert am 21.02.2002.
Tech Link