Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement ist die elektronische, meist datenbankgestützte, Verwaltung von Dokumenten. Die Dokumente liegen dabei ebenfalls in elektronischer Form vor, entweder als digital erzeugte und bearbeitbare Dateien oder als digitale Kopien papierener Dokumente.

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement ist die elektronische, meist datenbankgestützte, Verwaltung von Dokumenten. Die Dokumente liegen dabei ebenfalls in elektronischer Form vor, entweder als digital erzeugte und bearbeitbare Dateien oder als digitale Kopien papierener Dokumente.

Im wesentlichen liegen dem Dokumentenmanagement zwei Fragen zu Grunde:

Die Güte des Dokumentenmanagements wird bestimmt durch die Zugriffszeit auf eine gesuchte Information und durch die Vollständigkeit des Dokumentenpools.

Dokumentenmanagement bedeutet aber noch mehr. So verändern sich Projektdokumente beständig bis sie ihren endgültigen Zustand erreicht haben. Es müssen also verschiedene Versionen des Dokuments aufbewahrt werden, damit man nachvollziehen kann, was sich verändert hat. Außerdem muss gewährleistet werden, dass nicht zwei oder mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und ihre Arbeitsergebnisse im schlimmsten Fall gegenseitig vernichten.

Diesen Anforderungen versuchen EDV-gestützte Dokumentenmanagementsysteme (EDM-Systeme) gerecht zu werden. Sie archivieren die unterschiedlichen Versionen der Dokumente, überwachen den Zugriff, indizieren und strukturieren die Dokumente. Fortschrittliche Funktionen sind beispielsweise die automatische Nachrichtenfunktion bei Veränderung des Dokuments oder die Möglichkeit, verschiedene Versionen eines Dokumentes miteinander zu vergleichen und die Unterschiede hervorzuheben (z.B. technische Zeichnungen).

Für Projekte, bei denen die Beteiligten aus vielen verschiedenen Organisationseinheiten kommen bzw. räumlich verteilt arbeiten, bieten sich EDM-Systeme im Internet an. Dort wird das Dokumentenmanagement oft mit Kommunikationsprozessen verbunden (Nachrichtenfunktion per E-Mail, Diskussionsforum, TerminplanungTerminplanungBei der Terminplanung werden die Arbeitspakete zu einem realistischen Projektablauf zeitlich angeordnet. Das Projekt selbst, Projektphasen, Arbeitspakete und Meilensteine erhalten Start- und Endtermine. Die zeitliche Anordnung ist abhängig von den Anordnungsbeziehungen zwischen den einzelnen Elementen, den Dauern der Arbeitspakete, Pufferzeiten, von der Verfügbarkeit der Einsatzmittel und Finanzmittel und von vorgegebenen Randbedingungen aus dem Projektumfeld. Die Terminplanung wird deshalb meist in Einheit mit der Einsatzmittel-Planung durchgeführt. usw.).

Das Dokumentenmanagement ist eine unverzichtbare Voraussetzung für das KonfigurationsmanagementKonfigurationsmanagementDas Konfigurationsmanagement umfasst alle technischen, organisatorischen und beschlussfassenden Maßnahmen und Strukturen, die sich mit der Konfiguration (Spezifikation) eines Produkts befassen., kann es aber nicht ersetzen.

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