Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement ist die elektronische, meist datenbankgestützte, Verwaltung von Dokumenten. Die Dokumente liegen dabei ebenfalls in elektronischer Form vor, entweder als digital erzeugte und bearbeitbare Dateien oder als digitale Kopien papierener Dokumente. Im wesentlichen liegen dem Dokumentenmanagement zwei Fragen zu Grunde:

  • Wo steht die Information?
  • Wohin kommt das Dokument?

Die Güte des Dokumentenmanagements wird bestimmt durch die Zugriffszeit auf eine gesuchte Information und durch die Vollständigkeit des Dokumentenpools.

Dokumentenmanagement bedeutet aber noch mehr. So verändern sich Projektdokumente beständig bis sie ihren endgültigen Zustand erreicht haben. Es müssen also verschiedene Versionen des Dokuments aufbewahrt werden, damit man nachvollziehen kann, was sich verändert hat. Außerdem muss gewährleistet werden, dass nicht zwei oder mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und ihre Arbeitsergebnisse im schlimmsten Fall gegenseitig vernichten.

Diesen Anforderungen versuchen EDV-gestützte Dokumentenmanagementsysteme (EDM-Systeme) gerecht zu werden. Sie archivieren die unterschiedlichen Versionen der Dokumente, überwachen den Zugriff, indizieren und strukturieren die Dokumente. Fortschrittliche Funktionen sind beispielsweise die automatische Nachrichtenfunktion bei Veränderung des Dokuments oder die Möglichkeit, verschiedene Versionen eines Dokumentes miteinander zu vergleichen und die Unterschiede hervorzuheben (z.B. technische Zeichnungen).

Für Projekte, bei denen die Beteiligten aus vielen verschiedenen Organisationseinheiten kommen bzw. räumlich verteilt arbeiten, bieten sich EDM-Systeme im Internet an. Dort wird das Dokumentenmanagement oft mit Kommunikationsprozessen verbunden (Nachrichtenfunktion per E-Mail, Diskussionsforum, Terminplanung usw.).

Das Dokumentenmanagement ist eine unverzichtbare Voraussetzung für das Konfigurationsmanagement, kann es aber nicht ersetzen.

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Es gibt viele Techniken und Strategien, um die Datenablage im DV-System zu organisieren - und alle haben ihre Vor- und Nachteile. Einige einfache Regeln und Hinweise sind aber in jedem Fall von Nutzen und können helfen, Daten zu sichern und den richtigen Workflow zu finden. Frank Gürgens hat in seinem Tipp einige Ratschläge zusammengestellt, die Sie vor Datenverlust und anderen bösen Überraschungen bewahren können.
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"ENTWURF", "IN BEARBEITUNG" oder "VERTRAULICH" – mit solchen Anmerkungen werden Dokumente gekennzeichnet, um z.B. vorläufige von endgültigen oder vertrauliche von öffentlich zugänglichen Informationen zu unterscheiden. In vielen Unternehmen werden die Papiere dazu manuell gestempelt. Bequemer geht es jedoch, wenn man die Anmerkungen direkt im Textverarbeitungsprogramm erzeugt. Microsoft Word besitzt dazu ab Version 2002 eine Funktion namens "Wasserzeichen". Tanja Kuhn erklärt in ihrem Tipp, wie Sie diese Funktion richtig anwenden und auf welchem Weg Anwender früherer Microsoft Word-Versionen zum gleichen Ergebnis gelangen können.
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Wissensmanagement bedeutet in seiner Kurzform: Die richtige Information zur rechten Zeit an die richtige Person bringen. Der Weg dorthin ist oft steinig, die Umsetzung hat Auswirkungen auf alle Unternehmensbereiche. Dennoch wird der Wissensvorsprung für Unternehmen in Zukunft zunehmend für ihre Marktposition entscheidend sein. Ute Kuhlmann gibt einen Überblick, welche Faktoren wichtig sind, damit Wissensmanagement Erfolg hat. Das Beispiel eines mittelständischen Betriebs zeigt zudem, dass sich Wissensmanagement auch mit einfachen Maßnahmen praktizieren lässt.
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