Projektinformation

1) Information über ein bestimmtes Projekt zum Zweck des Projektmarketings.

2) Die innerhalb eines Projekts zu seiner Durchführung benötigte Information.

3) Die bei der Durchführung eines Projekts entstehende Information.

Die mittlerweile nicht mehr gültige DIN 69901:1987 definierte Projektinformation als die "Daten für Planung, Steuerung und Überwachung eines Projektes". Die aktuelle DIN 69901:2009 definiert den Begriff "Projektinformation" nicht mehr.

zu 1) Information über ein Projekt zum Zweck des Projektmarketings

Zusammenfassende Informationen über das Projekt für Personen des Projektumfelds. Dazu gehören insbesondere die Beschreibungen der Gründe für das Projekt, der Projektziele und des angestrebten Nutzens. Darüber hinaus zählen hierzu typischerweise die Rahmendaten des Projekts wie z.B. die Laufzeit, der Endtermin und das Projektbudget. Während der Projektdurchführung sind Informationen über die erzielten Fortschritte am wichtigsten für das Projektmarketing.

zu 2) Die innerhalb eines Projekts zu seiner Durchführung benötigte Information.

Hier ist zu trennen zwischen Informationen des Projektmanagements, wie z.B. die Ist-Werte der Kosten oder der Leistungskennzahlen, und den fachbezogenen Informationen zur Erstellung der Werke des Projekts wie z.B. technische Verfahren.

Weiterhin unterliegen Informationen zur Durchführung des Projekts meist differenzierten Vertraulichkeitsregelungen. Im Idealfall sind innerhalb eines Projekts alle Informationen allen Projektbeteiligten zugänglich. Dies ist aber selten der Fall, da Projektarbeit häufig Organisationseinheiten übergreift. Deshalb sind im Projektkommunikationsplan zu Beginn des Projekts Regelungen zu vereinbaren, die einerseits die Arbeitsfähigkeit des Projektteams und andererseits die notwendige Vertraulichkeit der Informationen gewährleisten.

zu 3) Die bei der Durchführung eines Projekts entstehende Information.

Diese ist zu unterscheiden in Information als Projektergebnis, Erfahrungswerte des Projektmanagements und fachliche Erfahrungswerte.

Verwertungs- und Nutzungsrechte für die als Projektergebnis zählenden Projektinformationen (z.B. die Informationen über das neu zu entwickelnde Fertigungsverfahren) sind bereits vor Projekt zwischen den Projektbeteiligten vertraglich geregelt.

Erfahrungswerte des Projektmanagements sind bekannt als sogenannte "Lessons Learned". Diese Informationen erwerben in jedem Fall die Projektbeteiligten, idealerweise gehen sie auch in Form der "lernenden Organisation" in das dokumentierte Wissen der beteiligten Organisationen ein. Die Rechte an den Lessons Learned sind kaum auf juristischem Weg zu behandeln. Organisationen bemühen sich daher, ihre Erfahrungswerte durch Geheimhaltungsvereinbarungen zu schützen.

Aufgrund des innovativen Charakters von Projekten werden häufig auch neue fachliche Erkenntnisse gewonnen, die über den Projektauftrag hinausgehen. Die Verwertung und Nutzung dieser Informationen sind nur zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer klar gesetztlich geregelt. Organisatorisch voneinander unabhängige Projektpartner sollten hingegen vor der Projektdurchführung miteinander vereinbaren, wie sie mit neuen fachlichen Erkenntnissen (z.B. Patenten, die aus der Projektarbeit entstehen, aber nicht Teil des vereinbarten Projektergebnisses sind) umgehen.

PMBOK® Guide 2004

Der PMBOK® Guide 2004 führt im Prozess "Informationsverteilung" folgende Kategorien von Projektinformation auf:

  • Dokumentation von Erfahrungen (lessons learned)
  • Projektakten (project records): z.B. Korrespondenz, Memos, projektbeschreibende Dokumente
  • Projektberichte (project reports): Formelle und informelle Berichte wie z.B. Statusberichte, Problemprotokolle usw.
  • Projektpräsentationen (project presentations): Jegliche zielgruppenorientierte Übermittlung von Informationen des Projektteams an andere Projektbeteiligte
  • Rückmeldungen von Projektbeteiligten (feedback from stakeholders): z.B. Änderungswünsche, Verbesserungsvorschläge, ergänzende Informationen zum Projektumfeld.
  • Nachrichten an die Projektbeteiligten (stakeholder notifications): z.B. Meldungen über Problemlösungen, Statusmeldungen

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