Synonyme
  • Projektdokumentation
  • Projektordner
  • Projektbuch
Englischer
Begriff
  • Project File

Projektakte

Der Begriff "Projektakte" wird in zunehmendem Maße im Sinn der Menge alle projektbezogenen Dokumente verwendet. Dies gilt insbesondere bei der Verwendung elektronischen Dokumentenmanagements, bei dem von den Plänen bis zur Korrespondenz alle Informationseinheiten in einer zentralen Datenbank verwaltet werden.

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In der DIN-Terminologie gibt es den Begriff "Projektakte" nicht, statt dessen differenziert die DIN drei projektbezogene Informationsstrukturen:

  1. "Projektplan" als Menge aller Pläne im Projekt (Terminplan, Kostenplan usw.)
  2. "Projekthandbuch" als Zusammenstellung aller projektspezifischen Rahmenbedingungen und Anforderungen
  3. "Projektdokumentation" als qualifizierte und strukturierte Zusammenstellung der relevanten Projektdokumente
Die Verwendung einer elektronischen Projektakte hat einerseits den Vorteil, dass alle projektrelevanten Informationen an einer zentralen Stelle von allen Projektbeteiligten recherchiert werden können. Andererseits besteht dabei die Gefahr, dass die wichtigen Informationen auf dem Hintergrund der Dokumentenfülle nicht mehr wahrgenommen werden. Deshalb muss auch eine Projektakte die bewährten Informationspakete Projektplan, Projekthandbuch und Projektdokumentation enthalten.

Insbesondere die Projektdokumentation ist als Auswahl der wichtigen Projektdokumente unverzichtbar und nicht durch die bloße Vollständigkeit der Projektakte ersetzbar. Ziel der Projektdokumentation ist die schnelle (!) Erfassbarkeit von Projektablauf und Ergebnissen. Dies setzt eine entprechende Priorisierung der Informationseinheiten voraus.

Dieser Artikel wurde zuletzt aktualisiert am 03.09.2003.
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