Projektakte

Der Begriff "Projektakte" wird in zunehmendem Maße im Sinn der Menge alle projektbezogenen Dokumente verwendet. Dies gilt insbesondere bei der Verwendung elektronischen Dokumentenmanagements, bei dem von den Plänen bis zur Korrespondenz alle Informationseinheiten in einer zentralen Datenbank verwaltet werden.

In der DIN-Terminologie gibt es den Begriff "Projektakte" nicht, statt dessen differenziert die DIN drei projektbezogene Informationsstrukturen:

  1. "Projektplan" als Menge aller Pläne im Projekt (Terminplan, Kostenplan usw.)
  2. "Projekthandbuch" als Zusammenstellung aller projektspezifischen Rahmenbedingungen und Anforderungen
  3. "Projektdokumentation" als qualifizierte und strukturierte Zusammenstellung der relevanten Projektdokumente
Die Verwendung einer elektronischen Projektakte hat einerseits den Vorteil, dass alle projektrelevanten Informationen an einer zentralen Stelle von allen Projektbeteiligten recherchiert werden können. Andererseits besteht dabei die Gefahr, dass die wichtigen Informationen auf dem Hintergrund der Dokumentenfülle nicht mehr wahrgenommen werden. Deshalb muss auch eine Projektakte die bewährten Informationspakete Projektplan, Projekthandbuch und Projektdokumentation enthalten.

Insbesondere die Projektdokumentation ist als Auswahl der wichtigen Projektdokumente unverzichtbar und nicht durch die bloße Vollständigkeit der Projektakte ersetzbar. Ziel der Projektdokumentation ist die schnelle (!) Erfassbarkeit von Projektablauf und Ergebnissen. Dies setzt eine entprechende Priorisierung der Informationseinheiten voraus.

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
von Elisabeth Wagner
5 Bewertungen
3.6
4 Kommentare
Aussagekräftige Dateinamen für Projektdokumente sind wichtig, da sie den Projektbeteiligten schnelle Orientierung geben, die Suche nach benötigten Informationen beschleunigen und die Bearbeitungsprozesse von Dokumenten unterstützen. Elisabeth Wagner zeigt in ihrem Tipp, wie Sie sinnvolle Dateinamen für Projektdokumente erstellen können und empfiehlt, für das gesamte Projektteam verbindliche Regeln zur Bildung von Dateinamen zu erstellen.
von Fabian Werren
30 Bewertungen
4.066665
5 Kommentare
Der Projekt-Steckbrief ist ein hilfreiches Instrument für das Management kleiner Projekte und Arbeitspakete. Projektleiter bzw. Arbeitspaketverantwortliche behalten damit einen umfassenden und vollständigen Überblick über den Status und die laufenden Maßnahmen. Fabian Werren und Peter Corbat beschreiben, wie der Steckbrief aufgebaut ist und wie man in der Praxis mit ihm arbeitet. Als Arbeitshilfe stellen sie eine Vorlage des Steckbriefs zur Verfügung, die man für die eigene Projektarbeit verwenden kann.
von Stefan Gregorzik
3 Bewertungen
4
0 Kommentare
In vielen Projekten gibt es keine zentrale Datenhaltung. Dokumente und Informationen sind oft schwer aufzufinden, mühsame Suchaktionen kosten Zeit und Geld. Stefan Gregorzik empfiehlt deshalb: "Kein Projekt ohne zentrale, softwaregestützte Projektakte." In seinem Beitrag erklärt er, wie Sie mit der richtigen Tool-Kombination für Ordnung im Projekt sorgen können. Er zeigt Möglichkeiten auf, um Projektdaten konsistent und aktuell zu halten, einen zentralen Datenzugriff für alle Projektbeteiligten zu ermöglichen und eine Projektplanung und -verfolgung einfach anzulegen.
Tech Link