Projektakte

English
Synonyme
Projektordner
Projektbuch
Der Begriff "Projektakte" wird in zunehmendem Maße im Sinn der Menge alle projektbezogenen Dokumente verwendet. Dies gilt insbesondere bei der Verwendung elektronischen Dokumentenmanagements, bei dem von den Plänen bis zur Korrespondenz alle Informationseinheiten in einer zentralen Datenbank verwaltet werden.

Projektakte

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Synonyme
Projektordner
Projektbuch
Der Begriff "Projektakte" wird in zunehmendem Maße im Sinn der Menge alle projektbezogenen Dokumente verwendet. Dies gilt insbesondere bei der Verwendung elektronischen Dokumentenmanagements, bei dem von den Plänen bis zur Korrespondenz alle Informationseinheiten in einer zentralen Datenbank verwaltet werden.

In der DIN-Terminologie gibt es den Begriff "Projektakte" nicht, statt dessen differenziert die DIN drei projektbezogene Informationsstrukturen:

  1. "Projektplan" als Menge aller Pläne im Projekt (Terminplan, KostenplanKostenplanKostenplan ist das Ergebnis der Projektkalkulation . Er gibt an, welche Kosten zu welchem Zeitpunkt für welche Leistungen voraussichtlich anfallen. usw.)
  2. "Projekthandbuch" als Zusammenstellung aller projektspezifischen Rahmenbedingungen und Anforderungen
  3. "Projektdokumentation" als qualifizierte und strukturierte Zusammenstellung der relevanten Projektdokumente
Die Verwendung einer elektronischen Projektakte hat einerseits den Vorteil, dass alle projektrelevanten Informationen an einer zentralen Stelle von allen Projektbeteiligten recherchiert werden können. Andererseits besteht dabei die Gefahr, dass die wichtigen Informationen auf dem Hintergrund der Dokumentenfülle nicht mehr wahrgenommen werden. Deshalb muss auch eine Projektakte die bewährten Informationspakete Projektplan, Projekthandbuch und Projektdokumentation enthalten.

Insbesondere die Projektdokumentation ist als Auswahl der wichtigen Projektdokumente unverzichtbar und nicht durch die bloße Vollständigkeit der Projektakte ersetzbar. ZielZielZiel ist ein prognostizierter Zustand, der ein bestimmtes Handeln legitimiert. Um ein Ziel zu erreichen ist ein Plan erforderlich. Sowohl Ziel als auch Plan sind charakterischte Bestandteile eines Projekts . Siehe Projektziel . der Projektdokumentation ist die schnelle (!) Erfassbarkeit von ProjektablaufProjektablaufDer Projektablauf ist der tatsächliche Verlauf des Projekts, während der Ablaufplan den geplanten Verlauf beschreibt. Im Gegensatz zur Projektplanung, geschieht die operative Projektarbeit im konkreten Projektumfeld. Den Schätzwerten der Planung treten die tatsächlichen Werte (für Personalaufwand, Zeit, Kosten) gegenüber. Projektleiter, Projektmanager, Lenkungsausschuss und andere Projektbeteiligte haben die Aufgabe, den Projektablauf möglichst nah an den Vorgaben des Ablaufplans zu halten. und Ergebnissen. Dies setzt eine entprechende PriorisierungPriorisierungPriorisierung bedeutet die quantitative Bewertung von gleichartigen Elementen nach einem einheitlichen Maßstab und die anschließende Sortierung nach der so ermittelten Kennzahl in einer eindeutigen Reihenfolge. Zweck der Priorisierung ist es, die für ein bestimmtes Ziel wichtigsten Elemente (z.B. Aufgaben, Projekte, Produkte usw.) zu ermitteln und entsprechend zu berücksichtigen. der Informationseinheiten voraus.

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