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Jul 2014
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

Dokumentverwaltung im Projekt – und wie lautet Ihre Version?

Vor kurzem stellte ich – in einem aktuellen Projekt – das Protokoll einer Planungssitzung in das gemeinsame Projektverzeichnis. Als Word-Datei mit einem Dateinamen, den ich für ausreichend aussagefähig hielt. Kurz zuvor hatte die Projektleitung bereits einige Dokumentvorlagen für die Erstellung einer umfangreichen Dokumentation bereitgestellt. Soweit, so gut.

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Kurz darauf machte mich ein Teammitglied darauf aufmerksam, dass Protokolle als pdf zu speichern seien. Im nächsten Jour Fixe stellte sich heraus, dass die Vorlage bereits zweimal angepasst wurde, dies aber bei den Anwendern nicht "angekommen" war. Sie mussten nun ihre schon erstellten Dokumente zähneknirschend an die neue Version der Vorlage anpassen.

Kommt Ihnen das irgendwie bekannt vor? Ja? Das dachte ich mir, ehrlich gesagt. Mein Beispiel zeigt nur zwei typische Knackpunkte in Projekten auf, die nach meiner Erfahrung immer wieder Zeit und Nerven kosten:

  • Dokumentenverwaltung im Projekt
  • Versionsverwaltung von Projektdokumenten

Welcher Ansatz passt zum eigenen Projekt?

Gerade beim Projektstart erscheint eine detaillierte und als Formalismus empfundene Reglementierung der Dokumentenverwaltung vielleicht als Motivationsbremse. Im Gegensatz dazu kann das völlige Fehlen von Vorgaben im Lauf der Zeit immer mehr zu Problemen führen.

In vielen Unternehmen gibt es Leitlinien und Vorgaben, etwa um die Namensgebung oder die Verwaltung von Versionen in maßgeblichen Dokumenten zu regeln – in anderen wiederum ist es der Projektleitung überlassen, ob innerhalb des Projekts feste Vorschriften für Dateinamen und Ablageorte vorgegeben werden oder eine Versionsverwaltung verbindlich vereinbart wird. In Softwareentwicklungsprojekten ist eine systemgestützte Versionsverwaltung (etwa mit Tools wie Subversion) schon fast überlebensnotwendig – ebenso wie in Bauprojekten, in denen Pläne häufig geändert werden müssen.

Wenn Sie ebenfalls vor der Aufgabe stehen, eine einheitliche Dokumentverwaltung einzuführen, können folgende Fragen als Leitplanken dienen:

Fragen zur Organisation der Dokumente

  • Werden Dokumente per E-Mail-Verteiler versendet oder zentral bereitgestellt?
  • Schutzbedarf-Sicherheitsanforderungen: Wer darf zugreifen / Welche Berechtigungen müssen eingerichtet werden für lesen, ändern etc.?
  • Welcher Bedarf besteht seitens des Teams an gemeinsamen Verzeichnissen?
  • Welchen Umfang wird die Projektdokumentation haben?
  • Ist ein Projekt-Wiki erforderlich?
  • Welche Dokumente bedürfen einer Freigabe, bevor sie für alle verfügbar gemacht werden dürfen?
  • In welcher Form werden Protokolle oder Berichte online gestellt (pdf etc.)?
  • Welche Bezeichnungsweise soll verwendet werden? (Projektname-Dokumentart-Version…)?

Fragen zur Versionsverwaltung der Dokumente

  • Welche Dokumente bedürfen einer Versionsverwaltung?
  • Ist Systemunterstützung (ein Einchecken/Auschecken) für die Versionsverwaltung notwendig?
  • Welche Anforderungen werden an die Versionsverwaltung gestellt?
  • Welche Versionen dürfen nur von bestimmten Instanzen vergeben werden?
  • Gibt es eine Möglichkeit, über die Existenz neuer Versionen eine Benachrichtigung zu abonnieren (wie es etwa in verschiedenen PM-Tools, Sharepoint usw. möglich ist)?

So kann ein Schlachtplan aussehen

1. Einfache Regeln und einfache Struktur

Was notwendig ist, um Dokumente wieder zu finden, unterschiedliche Versionen voneinander zu unterscheiden und Dateien vor versehentlicher Zerstörung zu bewahren, muss nicht aufwendig und kompliziert sein. Einfache Dateinamen, strukturierte Verzeichnisse mit unmissverständlichen Benennungen – die einfachsten Lösungen erweisen sich in der Praxis meist als die besten.

2. So früh als möglich

Oft beginnen schon vor dem Kick-off erste Aktivitäten und es werden Dokumente erzeugt. Dies ist der bestmögliche Zeitpunkt, die grundsätzlichen Anforderungen an die Dokumentverwaltung zu klären (Umfang, Art der Projektdokumentation).

Der nächste „Entwicklungsschritt“ kann dann in der Kick-off-Sitzung folgen. Ein Punkt auf der Agenda sollte deshalb eine Information über Namensgebung, Dateiformate und Speicherorte sein, ebenso wie eine Diskussion der Anforderungen, die das Team zusätzlich hat.

3. Klare Anweisungen für alle

Eine Besprechung, wie die Organisation endgültig aussieht, kann etwa im nächsten Jour Fixe-Termin folgen – für alle verständlich und verbindlich, am besten anhand von Beispielen dokumentiert. Missverständnisse entstehen immer dann, wenn ausreichend Interpretationsspielraum gegeben ist und Gestaltungsmöglichkeiten werden normalerweise genutzt – in ungeahnter Vielfalt.

4. Delegieren, was möglich ist

Liegt Ihre Stärke woanders oder haben Sie mit anderen Tätigkeiten schon mehr als genug zu tun, delegieren Sie diese Aufgabe an jemanden, der sie verlässlich lösen kann. Versuchen Sie, sich Unterstützung für das Dokumentenmanagement zu holen – etwa durch einen Praktikanten, eine Projektassistentin oder ein Teammitglied.

5. Das Rad nicht neu erfinden

Gibt es Beispiele in bereits abgeschlossenen Projekten, die sich bewährt haben, so können Sie eventuell diese Organisation für sich übernehmen. Hier kann ein Blick auf das Verzeichnis eines anderen Projekts hilfreich sein bzw. ein Gespräch mit einem anderen Projektleiter oder einem Teammitglied, das dahingehend schon gute Erfahrungen gemacht hat.

Bisher gibt es 3 Kommentare
Wir verwenden für die Dokumente das einfache Versionsverwaltungsprogramm Subversion, kurz SVN, das im Artikel auch erwähnt wird. Es ist Open Source, kostenfrei und einfach zu bedienen.
Wenn sich das Team einmal daran gewöhnt hat funktioniert das problemlos und man muss sich nicht überlegen welche Projektdokumente unter Versionsverwaltung zu stellen sind und welche nicht, was viele Probleme verhindert. Das kann ich wirklich nur wärmstens empfehlen.
vor 2 Jahre 9 Wochen Annette Kempf - Eclipseina GmbH
Danke nochmals für den Hinweis - Einfaches wird oft vorausgesetzt und dann doch im "Starttrubel" übersehen
Es ist für alle Projektbeteiligten hilfreich, wenn Verwaltungsregeln zu Beginn einer Zusammenarbeit bereits festgelegt werden - er gibt Orientierung und verringert Korrekturen und Missverständnisse
vor 2 Jahre 8 Wochen Ruth Mößmer
Hallo zusammen,
wir haben ein Buch über den Umgang mit Dokumenten in Projekten geschrieben. Für unterschiedliche Situationen gibt es unterschiedliche Ablagemöglichkeiten.
Das E-Book gibt es für 8 EUR bei Leanpub oder Amazon:
* https://leanpub.com/projektablage/
* Amazon.de: Suche nach "Projektablage"
Unsere Empfehlung ist, für die wichtigen Dokumente und Versionen einen sog. Klammerordner anzulegen, d. h. um den Ordnernamen steht eine Klammer. Dann steht dieser Ordner in der Liste immer ganz oben. Z. B.
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(Projektplan)
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Die Dokumente werden in den Meilensteinordnern erstellt und ggf. korrigiert. Aber die letzte Version (und zwar nur diese) liegt immer im Klammerordner.
Beste Grüße, Jan Fischbach (vom Teamworkblog)
vor 2 Jahre 8 Wochen Jan Fischbach
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