Delegation Poker wird als kurzer Workshop durchgeführt. Die Länge variiert mit Zahl der teilnehmenden Personen, der zu analysierenden Entscheidungen und der zu führenden Diskussionen.

In der Regel ist zu entscheiden, in welchem Maß zwei Parteien, oft Führungskraft (Manager) und Team, die Verantwortung für eine bestimmte Aufgabe haben. Hierfür werden die "sieben Ebenen der Delegation" verwendet, die symmetrisch die Befugnisverteilung zwischen zwei Parteien beschreiben:

Die sieben Ebenen der Delegation

1. Verkünden: Dabei verkündet die eine Partei lediglich der anderen Partei ihre Entscheidung, nachdem diese getroffen wurde.
2. Verkaufen: Die Entscheidung wurde auch hier bereits getroffen, im Nachgang wird aber versucht, diese der anderen Partei zu "verkaufen". D.h. die entscheidende Partei erläutert ihre Gründe und wirbt um Akzeptanz der anderen Partei.
3. Befragen: Hierbei wird die andere Partei miteinbezogen und dann die Entscheidung getroffen, unter Berücksichtigung des von der anderen Partei erfahrenen Sachverhalts.
4. Einigen: Das ist der klassische Konsens (und genau die mathematische Mitte der sieben Möglichkeiten). Die beiden Parteien entscheiden gleichberechtigt.
5. Beraten: Die andere Partei entscheidet, aber die eigene Partei bietet Ratschlag und Meinungen an.
6. Erkundigen: Die andere Partei entscheidet, die eigene Partei erkundigt sich im Nachgang, wie entschieden wurde.
7. Delegieren: Die andere Partei entscheidet, die eigene Partei muss weder in den Entscheidungs-, noch den Informationsprozess eingebunden werden.

Bei einem Delegationslevel von 1 bis 3 entscheidet die eigene Partei und bindet die andere auf eine bestimmte Art und Weise mit ein. Die 4 erfordert das Einigen beider Parteien im Konsens und bei 5 bis 7 wird die eigene Partei nur auf bestimmte Art und Weise eingebunden, aber die andere Partei entscheidet.

Diese Abstimmung über die Delegationsebenen erfolgt in drei Schritten, die für jedes Szenario wiederholt werden.

Schritt 1: Beschreiben Sie die Verantwortlichkeit!

Der Moderator (kann auch eine Person der zwei teilnehmenden Parteien sein) beschreibt den Aufgabenbereich, für den die Zuständigkeit geklärt werden soll, z.B. in Form eines Szenarios oder vereinfacht mit einer entsprechenden Frage für eine Entscheidung. Beispiele:

• "Wer sollte über Einstellung von Personal entscheiden, der Geschäftsführer oder die Führungsrunde?"
• "Wer entscheidet über die Produktvision, der Produktmanager oder das Entwicklungsteam?"

Das Szenario ist so ausgewählt, dass es beide Parteien betrifft und beide an dieser Entscheidung auch ein Interesse haben. Je genauer die Frage gestellt oder das Szenario beschrieben wird, desto einfacher fällt die Antwort. Man kann durchaus mit allgemeinen Fragen beginnen, daraus lernen und immer genauere Fragen stellen, bis ein klares Bild entsteht.

Beispiel: Entscheidung über Ablauf eines Trainings

In einem fiktiven Beispiel betrachten wir ein exemplarisches Training, in dem wir erarbeiten wollen, wie die Agenda zustande kommt. Die Parteien sind die Trainerin sowie fünf Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Die Trainerin stellt die Frage "Wer bestimmt die Agenda der Schulung – ich als Trainerin oder Ihr als Teilnehmerinnen und Teilnehmer?" Sie erklärt die Regeln und den Ablauf des Delegation Pokers und verteilt die Kartensets. Wenn es keine Fragen zum Verständnis gibt, können die Teilnehmenden als nächsten gemeinsam den Delegation-Level "auspokern".