Delegation Poker

Die Delegation von Befugnissen und Verantwortung hat viele Abstufungen. Mit Delegation Poker definiert ein Team schnell und für alle transparent nicht nur die Befugnisse und Verantwortungen seiner Mitglieder, sondern auch, ob diese z.B. allein, nach Rücksprache oder nur gemeinsam wahrgenommen werden dürfen.

Delegation Poker

Delegation Poker

Die Delegation von Befugnissen und Verantwortung hat viele Abstufungen. Mit Delegation Poker definiert ein Team schnell und für alle transparent nicht nur die Befugnisse und Verantwortungen seiner Mitglieder, sondern auch, ob diese z.B. allein, nach Rücksprache oder nur gemeinsam wahrgenommen werden dürfen.

Delegation Poker

Einsatzmöglichkeiten

  • Gemeinsames Vereinbaren von Verantwortungen und dem Grad der jeweils damit verbundenen Entscheidungsbefugnis
  • Transparente und einfache Visualisierung der Zuständigkeit in Entscheidungs-Szenarien
  • Eine Führungskraft möchte mit ihrem Team das Verständnis für zu treffende Entscheidungen schärfen.
  • Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten für Szenarien schaffen, in denen bislang nicht entschieden wurde oder die Entscheidung zu viel Zeit in Anspruch genommen hat.
  • Entwicklung und Befähigung von Mitarbeitern durch die bewusste Delegation von Verantwortungen bei Entscheidungen

Delegation Poker kann zu zweit oder in Teams eingesetzt werden. Es erfordert kaum Vorbereitung, benötigt nur geringen Aufwand und ist intuitiv verständlich.

Sebastian Schneider live erleben auf der PM Welt am 21. April 2020!

Erleben Sie die "Agile Games - Spielend einfach zum Erfolg" sowie 30 weitere Speaker in 7 Streams auf der PM Welt 2020.

Das Thema der Konferenz lautet
Stark durch Kooperation! Zusammen.Arbeiten.Grenzenlos.
Die Teilnehmer erhalten in den unterschiedlichen Vorträgen, Diskussionen und Workshops konkrete Anleitungen und Tipps für ihren Projektalltag.

 

Ergebnisse
  • Gemeinsames Verständnis pro Szenario, welche Partei welche Entscheidung zu welchem Grad trifft
  • Eine Übersicht über Zuständigkeiten bei Entscheidungen, wenn es mehrere Szenarien zur Bewertung gibt
Vorteile
Sofort mit geringem Aufwand einsetzbar.
Die Ergebnisse können mit dem Kartenset und einer Moderationswand sehr einfach und passend visualisiert werden.
Für alle Beteiligten transparentes Verfahren.
Ergebnisse können sehr schnell erzielt werden.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Die Verantwortlichkeiten können nur zwischen genau zwei Parteien ausgehandelt werden.
Das Ergebnis kann unklar sein und Diskussionen hervorrufen, die zunächst geklärt werden müssen.
Die Methode löst nicht bestehende Konflikte hinter den Entscheidungen.
Voraussetzungen
  • Die Parteien, zwischen denen der Grad der Verantwortung geklärt werden soll, müssen bekannt und von allen verstanden sein, z.B.: Führungskraft – Team, Manager – Mitarbeiter, Projektleiter – Teilprojektleiter, Product Owner – Product Manager, …
  • Bereitschaft der Parteien, sowohl Verantwortung zu übernehmen als auch diese an die jeweils andere Partei abzugeben
Qualifizierung

Für Delegation Poker benötigt es keine besonderen Voraussetzungen. Hilfreich sind Erfahrungen als Facilitator oder Moderator.

Benötigte Informationen

Die zu betrachtenden Szenarien müssen den Parteien bekannt sein.

Benötigte Hilfsmittel
  • Jeweils sieben Delegation Poker Karten pro Person mit den verschiedenen Delegationsstufen (siehe Bild 1). Kartensets für Delegation Poker sind in mehreren Sprachen käuflich erhältlich oder können selbst ausgedruckt werden.
  • Moderationswand (Pinn-Wand, Whiteboard, Flip-Chart) (bei Bedarf mehrere) für die Visualisierung der Ergebnisse, passende Stifte
Prinzipdarstellung der Karten für Delegation Poker mit den sieben Delegationsstufen
Herkunft

Delegation Poker in dieser Form geht auf Jurgen Appelo zurück (Appelo, Jurgen: Management 3.0: Leading Agile Developers, Developing Agile Leaders, 2011). Delegationslevel werden in mehreren Führungsmodellen betrachtet, wie z.B. das situative Führen von Hersey und Blanchard (Hersey, P. und Blanchard, K.: Management of Organizational Behavior, 1982, zitiert nach Wikipedia: Situatives Führen) (https://de.wikipedia.org/wiki/Situatives_F%C3%BChren).

Durchführung: Schritt für Schritt

Delegation Poker wird als kurzer Workshop durchgeführt. Die Länge variiert mit Zahl der teilnehmenden Personen, der zu analysierenden Entscheidungen und der zu führenden Diskussionen.

In der Regel ist zu entscheiden, in welchem Maß zwei Parteien, oft Führungskraft (Manager) und Team, die Verantwortung für eine bestimmte Aufgabe haben. Hierfür werden die "sieben Ebenen der Delegation" verwendet, die symmetrisch die Befugnisverteilung zwischen zwei Parteien beschreiben:

Die sieben Ebenen der Delegation

  1. Verkünden: Dabei verkündet die eine Partei lediglich der anderen Partei ihre Entscheidung, nachdem diese getroffen wurde.
  2. Verkaufen: Die Entscheidung wurde auch hier bereits getroffen, im Nachgang wird aber versucht, diese der anderen Partei zu "verkaufen". D.h. die entscheidende Partei erläutert ihre Gründe und wirbt um Akzeptanz der anderen Partei.
  3. Befragen: Hierbei wird die andere Partei miteinbezogen und dann die Entscheidung getroffen, unter Berücksichtigung des von der anderen Partei erfahrenen Sachverhalts.
  4. Einigen: Das ist der klassische Konsens (und genau die mathematische Mitte der sieben Möglichkeiten). Die beiden Parteien entscheiden gleichberechtigt.
  5. Beraten: Die andere Partei entscheidet, aber die eigene Partei bietet Ratschlag und Meinungen an.
  6. Erkundigen: Die andere Partei entscheidet, die eigene Partei erkundigt sich im Nachgang, wie entschieden wurde.
  7. Delegieren: Die andere Partei entscheidet, die eigene Partei muss weder in den Entscheidungs-, noch den Informationsprozess eingebunden werden.

Bei einem Delegationslevel von 1 bis 3 entscheidet die eigene Partei und bindet die andere auf eine bestimmte Art und Weise mit ein. Die 4 erfordert das Einigen beider Parteien im Konsens und bei 5 bis 7 wird die eigene Partei nur auf bestimmte Art und Weise eingebunden, aber die andere Partei entscheidet.

Diese Abstimmung über die Delegationsebenen erfolgt in drei Schritten, die für jedes Szenario wiederholt werden.

Schritt 1: Beschreiben Sie die Verantwortlichkeit!

Der Moderator (kann auch eine Person der zwei teilnehmenden Parteien sein) beschreibt den Aufgabenbereich, für den die Zuständigkeit geklärt werden soll, z.B. in Form eines Szenarios oder vereinfacht mit einer entsprechenden Frage für eine Entscheidung. Beispiele:

  • "Wer sollte über Einstellung von Personal entscheiden, der Geschäftsführer oder die Führungsrunde?"
  • "Wer entscheidet über die Produktvision, der Produktmanager oder das Entwicklungsteam?"

Das Szenario ist so ausgewählt, dass es beide Parteien betrifft und beide an dieser Entscheidung auch ein Interesse haben. Je genauer die Frage gestellt oder das Szenario beschrieben wird, desto einfacher fällt die Antwort. Man kann durchaus mit allgemeinen Fragen beginnen, daraus lernen und immer genauere Fragen stellen, bis ein klares Bild entsteht.

Beispiel: Entscheidung über Ablauf eines Trainings

In einem fiktiven Beispiel betrachten wir ein exemplarisches Training, in dem wir erarbeiten wollen, wie die Agenda zustande kommt. Die Parteien sind die Trainerin sowie fünf Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Die Trainerin stellt die Frage "Wer bestimmt die Agenda der Schulung – ich als Trainerin oder Ihr als Teilnehmerinnen und Teilnehmer?" Sie erklärt die Regeln und den Ablauf des Delegation Pokers und verteilt die Kartensets. Wenn es keine Fragen zum Verständnis gibt, können die Teilnehmenden als nächsten gemeinsam den Delegation-Level "auspokern".

Prinzip des Delegation Pokers anhand des Beispiels visualisiert
Bild 2: Prinzip des Delegation Pokers anhand des Beispiels visualisiert (© Sebastian Schneider und Anja Stiedl)

Praxistipps ...

Varianten ...

Fachartikel zur Methode

Delegiert der Projektleiter einen bestimmten Bereich, wie z.B. das Risikomanagement, an einen Projektmitarbeiter, erhält dieser Entscheidungsfreiheiten und Gestaltungsspielräume. Doch oft herrscht Uneinigkeit darüber, wie viel …

Aufgabengebiete

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