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Sciforma 7.1 – PM-Software mit Schnellstart-Anspruch

Sciforma 7.1 deckt alle gängigen Aufgaben des Projekt- und Portfoliomanagements ab und bietet standardmäßig eine Methodenvielfalt, die von der Gantt-Planung über Taskboards bis hin zu einem Vorgehen nach PRINCE2 reicht. Um den Funktionsumfang flexibel an spezielle Anforderungen des Unternehmens anzupassen, lassen sich die Kernfunktionen per Schalter rasch eingrenzen und adaptieren. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die Software für Sie angesehen.

Sciforma 7.1 – PM-Software mit Schnellstart-Anspruch

Sciforma 7.1 deckt alle gängigen Aufgaben des Projekt- und Portfoliomanagements ab und bietet standardmäßig eine Methodenvielfalt, die von der Gantt-Planung über Taskboards bis hin zu einem Vorgehen nach PRINCE2 reicht. Um den Funktionsumfang flexibel an spezielle Anforderungen des Unternehmens anzupassen, lassen sich die Kernfunktionen per Schalter rasch eingrenzen und adaptieren. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die Software für Sie angesehen.

Eine moderne Projektmanagement-Software soll nicht nur nützliche Funktionen bieten, sondern sich auch flexibel an spezielle Anforderungen des Unternehmens anpassen lassen. Bei dem Wunsch nach einer individuellen Konfiguration muss man aufpassen, sich nicht zu sehr an tradierte Abläufe und Regeln zu klammern, sondern die richtige Balance zwischen Alt und Neu zu finden: Bewährte Vorgehensweisen werden dort beibehalten, wo sie einen klaren Mehrwert bringen. Ansonsten wird die Software möglichst im Standardumfang genutzt. Sciforma 7.1 erleichtert diese Abwägung durch einen sehr flexiblen Standard. Das klingt erst einmal nach einem Widerspruch, lässt sich jedoch auflösen.

Vielfalt für das Multiprojektmanagement

Funktional deckt Sciforma 7.1 alle gängigen Aufgaben des Projekt- und Projektportfolio-Managements ab. Ideen werden mit der Software bereits in einem frühen Stadium erfasst, bewertet und dann in einen Projektantrag überführt. Um den Antrag zu erstellen, sammeln die Anwender alle Informationen für eine genauere Bewertung und erstellen eventuell bereits eine erste Projektplanung. Die Bewertung erfolgt nach kaufmännischen und strategischen Kriterien und kann z.B. standardisierte Risikobewertungen und Profitabilitätskennzahlen umfassen. Auf diese Weise zeigt sich, welche der Ideen überhaupt lohnend und machbar sind – denn nur diese kommen als zukünftige Projekte in Frage. Die Workflow-Engine der Software unterstützt den Antragsprozess ebenso wie Ressourcenanfragen aus den Projekten an die Fachabteilungen. Die Anfragen können zunächst auch allgemein auf der Ebene ganzer Abteilungen oder bestimmter Projektrollen gestellt werden.

 

Bild 1: Die Eckdaten zu den Projekten eines Portfolios

Das Portfolio optimal zusammenstellen

Ist ein Projektantrag grundsätzlich genehmigt, das Vorhaben also projektwürdig, hilft die Software dabei, ein optimiertes Projektportfolio zusammenzustellen. Um verschiedene Entscheidungs-Optionen durchzuspielen, erstellt man Portfolio-Varianten mit unterschiedlicher Projektzusammenstellung und vergleicht die Auswirkungen auf Finanzen, Personal und Termine. So wird entschieden, aus welchen Projektanträgen angesichts begrenzter Kapazitäten tatsächlich Projekte werden sollen. Für die schnelle Gesamtübersicht fasst die Software den Status der laufenden Vorhaben aus den Statusberichten der einzelnen Projekte zusammen (Bild 1).

Berichtsfunktion für Projekte und Arbeitspakete

Für die Einzel-Statusberichte füllt man in Sciforma ein Formular aus, setzt beispielsweise einige Statusampeln und kommentiert wichtige Aspekte des Projekts. Anschließend kann der Bericht als fertig markiert und so quasi beim PMO abgegeben werden. Sciforma historisiert die Statusberichte und archiviert neben manuell eingegebenen Kommentaren auch berechnete Daten – etwa die geplanten Kosten oder den laut Terminplan erwarteten Projektendtermin. Eine ähnliche Berichtsfunktion gibt es übrigens auch für Arbeitspakete. Wie der Statusbericht genau aussehen soll und für welche Projektarten er erforderlich ist, lässt sich konfigurieren – dazu später mehr.

 

Bild 2: Sciforma 7.1 passt das Layout dem Trend zu Breitbildformaten bei Bildschirmen an

Laufende Projekte managen

Das Management laufender Projekte unterstützt Sciforma 7.1 mit Funktionen zur Projektplanung und Projektsteuerung bis hin zum Management von Kleinaufgaben. Das Programm ist methodisch breit aufgestellt: Projekte können sowohl eher agil mittels Taskboards gesteuert als auch mit einem Terminplan im Gantt-Diagramm vorausgeplant werden (Bild 2). Beide Varianten lassen sich auch kombinieren: Größere Arbeitspakete werden dann z.B. im Terminplan nicht weiter unterteilt und das Team koordiniert die jeweiligen Einzelaktivitäten anschließend mit Hilfe eines Taskboards. So wie die Projektleitung ihren Statusbericht erstellt, können die Teams ihrerseits den Status ihres Arbeitspakets an die Projektleitung melden. Projektleiter können also Arbeitspakete wirklich delegieren und mit der Statusübersicht den Fortschritt verfolgen, während die Arbeitspaketverantwortlichen sich um die Details der Feinplanung und Umsetzung kümmern.

Ressourcen einplanen

Das Prinzip, die Planungen verschiedener Beteiligter eher lose zu koppeln, gilt auch bei der Ressourcenplanung: Die erforderlichen Teammitglieder können direkt als Ressourcen für Projektaufgaben eingeplant werden. Ebenso ist es möglich, den Ressourcenbedarf lediglich anhand von Rollen zu beschreiben und dann bei Ressourcenmanagern – in der Praxis häufig Führungskräfte der Fachbereiche – entsprechende Anfragen zu stellen. Diese weisen in der Software die jeweils verfügbaren Mitarbeiter ihres Teams den Projekten zu. Um die Details des Einsatzes im Projekt brauchen sich die Ressourcenmanager nicht zu kümmern. Auf diese Weise kann die Ressourcenplanung im Projekt von der des Team-Planers abweichen, Sciforma 7.1 korrigiert das nicht automatisch, sondern zeigt den Beteiligten den notwendigen Abstimmungsbedarf auf.

Ob z.B. Ressourcen namentlich eingeplant oder als Rollen angefragt oder Projekte eher im Taskboard oder mit Hilfe des Gantt-Diagramms strukturiert werden sollen, sind Entscheidungen, die abhängig vom eigenen Projekt-Vorgehensmodell zu treffen sind. Sciforma 7.1 bietet eine breite Funktionsvielfalt, sogar Funktionen für Vorgehensmodelle nach PRINCE2 und Auswertungen für Critical-Chain-Projektmanagement sind mit an Bord.

Aufgabenzentrierte Bedienoberfläche

Bedienkonzept erleichtert die Orientierung

Die Funktionsvielfalt ermöglicht es den Anwendern einerseits, jeweils die Funktionen zu verwenden, die für ihre Projekttypen am besten geeignet sind. Andererseits erschweren viele Möglichkeiten immer auch die Orientierung in einer Software. Wichtig ist daher, für eine gute Bedienbarkeit des Programms zu sorgen. Dass die Entwickler den Fokus darauf legten, wird an vielen Stellen deutlich: Detailangaben zu einem markierten Vorgang im Gantt-Diagramm zeigt das Programm z.B. in einer Spalte rechts davon an, statt wie viele andere Programme darunter. Das kommt der Darstellung auf heute üblichen Breitformat-Monitoren entgegen. Sciforma 7.1 passt sich an das verwendete Endgerät an. So erscheinen beispielsweise auf Tablets automatisch Auswahlkästchen vor Listen, weil dort die am PC übliche Mehrfachmarkierung durch Ziehen mit der Maus nicht möglich ist.

An verschiedenen Stellen erspart das Programm dem Anwender Mausklicks, indem es automatisch Zusatzinformationen in einem Pop-Up-Fenster einblendet, sobald der Mauszeiger an bestimmten Stellen verharrt. Ressourcenmanager, die in der Teamliste auf die Gesamt-Auslastung eines Team-Mitglieds deuten, erhalten eine Tabelle mit den Detailwerten pro Monat und Projekt. Projektleiter finden im Formular für Statusberichte kleine Symbole, über die sie rasch auf wichtige Projekt-Kennwerte zugreifen können, während sie ihren Bericht erstellen.

Im Programm navigieren

Für die Navigation im Programm gibt es ein zentrales Menü. Es bietet Zugriff auf alle Arbeitsbereiche und die zugehörigen Ansichten. Sciforma gliedert die Arbeitsbereiche thematisch nach typischen Situationen in der Projektarbeit: Der Terminplan soll angepasst werden? Unter der Überschrift „Projekt“ findet sich der dazu benötigte Projektplan. Projektanträge sollen bewertet oder die Konsequenzen eines neuen Projekts auf das Portfolio sollen abgeschätzt werden? Dann helfen die Ansichten im Abschnitt „Portfolio“.

 

Bild 3: Das vollständige Programm-Menü bekommt dank Konfiguration kein Anwender zu Gesicht. Es zeigt allerdings die umfangreichen Möglichkeiten.

Leicht konfigurierbarer Funktionsumfang

Funktionen einfach ein- und ausschalten

Im ursprünglichen Zustand wäre das Menü für Einsteiger erschlagend umfangreich (Bild 3). Sobald die Funktionen bei der Erstkonfiguration an die Anwenderrollen angepasst werden, reduziert sich der Umfang des Menüs allerdings deutlich: Viele Projektmitarbeiter befassen sich in der Regel lediglich mit Rückmeldungen, Projektleiter planen keine Portfolios und auch das Budgetmanagement obliegt meist nur einem kleinen Anwenderkreis. Sciforma bietet einen großen Funktionsumfang, den die meisten Anwender nicht vollständig nutzen werden. Zur Konfiguration können Administratoren mit einfachen Schaltern einzelne Funktionen komplett ein- oder ausschalten, sie nur bestimmten Anwendergruppen zugänglich machen oder nur für ausgewählte Projekttypen vorsehen (Bild 4).

 

Bild 4: Oft reicht es, einfach einen Schalter umzulegen, um die Software anzupassen

Schnell starten – langsam ausbauen

Ist es besser, seine PM-Software individuell anzupassen oder mit dem Standard-Produkt zu arbeiten? Die Lösung liegt oft in der Mitte: Es ist meist schwieriger, die gelebten Prozesse einer Organisation zu verändern, als eine Software zu konfigurieren. Andererseits haben sich oft auch umständliche, historisch gewachsene Verfahren etabliert, die sich nur mit erheblichem Aufwand in moderner Software abbilden lassen. Die Software-Einführung bietet somit eine gute Gelegenheit, die aktuellen Prozesse kritisch zu hinterfragen und zu prüfen, ob sich nicht auch etwas aus der Standard-Vorgehensweise der Software lernen lässt. Damit kann man dann zumindest probeweise arbeiten.

Bei der Einführung empfiehlt sich daher ein schrittweises Vorgehen: Es wird rasch gestartet. Dabei werden zunächst nur die wichtigsten und methodisch eindeutigsten Funktionen der Software verwendet. Die gewonnenen Erfahrungen fließen dann in die Erweiterung ein. In dem Maße, in dem eventuelle methodische Fragen geklärt sind und die Anwender sich an das Produkt gewöhnen, wird die Nutzung ausgeweitet und es werden – falls nötig – umfangreichere Anpassungen vorgenommen.

Dank der einfach zu verwendenden Konfigurationsschalter (Bild 4) lassen sich die Kernfunktionen von Sciforma für den Start rasch eingrenzen und anpassen: Der Hersteller strebt an, binnen 3-6 Wochen mit der produktiven Nutzung des Systems zu beginnen. Sofern die Bereitschaft da ist, pragmatisch zu starten und nicht gleich vom Start weg jede Funktion zu verwenden und jeden Sonderfall im Programm abzubilden, erscheint das realistisch. Eine klare Roadmap für die Einführung sollte man in diesem Fall allerdings schon erstellen, um den Stakeholdern den allmählichen Ausbau zu vermitteln.

So könnte z.B. zu Beginn der Einführung der Wunsch stehen, erst einmal eine Übersicht über die Projekte zu bekommen, um dann später die Planungsmethodik zu verbessern. Projektleiter bräuchten dann vor allem die Statusberichtsfunktion im Bereich Projektplaner. Nach und nach würde anschließend beispielsweise die Termin- und Kostenplanung ausgebaut. Dann fließen deren Ergebnisse direkt in die Statusberichte ein. Falls irgendwann doch individuelle Anpassungen erforderlich werden, die über die reine Konfiguration mit Schaltern hinaus gehen, steht der „Sciforma-Designer“ als Werkzeug zur Verfügung. Mit ihm werden eigene Ansichten entworfen. Durch Befehlslisten können Workflows und die Geschäftslogik recht frei beeinflusst werden.

Systemvoraussetzungen

Sciforma ist ein webbasiertes Tool. Anwender benötigen daher lediglich einen modernen Browser. Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt: Neue SaaS-Versionen erscheinen im Vier-Wochen-Rhythmus. Wer die Server selbst betreiben will, erhält eine virtuelle Appliance für Hyper-V und VM-Ware. Sie bündelt alle erforderlichen Komponenten, wie Betriebssystem, Datenbank, Applikationsserver sowie die eigentliche Sciforma-Software als fertig konfiguriertes Paket.

Um Projektmanagern einen zentralen Platz für alle Projektinformationen zu bieten, kann die Software mit anderen Systemen im Unternehmen verbunden werden. Zu diesem Zweck kommt die Middleware ITFplus zum Einsatz, die als Datendrehscheibe dient und Sciforma z.B. mit dem ERP-System verbindet. Wer intensiv agil arbeitet, kann Sciforma 7.1 via ITFplus mit Jira verbinden. Auch mit Excel- und XML-Dateien können Sciforma-Daten über ITFplus ausgetauscht werden. Wie schon bei der Anpassung der Software wird auch hier konfiguriert und nicht programmiert.

Lizenzbedingungen

Die Lizenzkosten richten sich nach dem benötigten Funktionsumfang. Für Schreibrechte sind eine bestimmte Anzahl von Lizenzpunkten je Anwender erforderlich, sogenannte Token, die sowohl für die Installation der Software auf eigenen Servern als auch zur Nutzung der SaaS-Version gemietet werden. Insgesamt benötigen Projektmanager typischerweise etwa acht Token, während Projektmitarbeiter meist mit zwei Token auskommen, um Aufgabenlisten einzusehen und Projektrückmeldungen abzugeben. Die lizenzierten Token können jederzeit nach Bedarf auf die Benutzer verteilt werden. Preise nennt Sciforma auf Anfrage. Wer nur Informationen im System einsehen möchten, braucht keine Token. Das macht es leicht, Stakeholder über Dashboards direkt im System mit aktuellen Projektinformationen zu versorgen.

Fazit

Ein System, das nah am Standard genutzt werden will und gleichzeitig flexibel anpassbar ist? Das wäre die Quadratur des Kreises. Sciforma 7.1 löst diesen Widerspruch, weil die gängigsten Spielarten vieler Methoden bereits mit einfachen Konfigurationsschaltern eingerichtet werden können. Für spezielle Anforderungen bietet der Sciforma-Designer erweiterte Funktionen zur Anpassung. Damit das Konzept wirklich greift, müssen sich die Anwender darauf einlassen: Zu Beginn wird mit wenig Konfiguration schnell mit den wichtigsten Funktionen gestartet und bewusst in Kauf genommen, dass noch nicht alles perfekt ist. Weitere Anpassungen folgen eventuell später. Die Praxis bei Softwareeinführungen zeigt allerdings, dass so mancher Sonderwunsch, der während der Auswahl noch vehement verteidigt wurde, im Laufe der Einführung dann doch der Erkenntnis weicht, dass der Standard ausreicht.

Bei Sciforma 7.1 bietet dieser Standard eine ungewöhnliche Methodenvielfalt von der Gantt-Planung über Taskboards bis hin zur Projekten nach PRINCE2. Die Bedienoberfläche ist optisch reduziert und klar strukturiert. Im Multiprojekt- und Projektportfoliomanagement helfen Planvarianten und Freigabeprozesse. Mit den Statusberichten behält man die Übersicht über die Projekte. Wer zügig mit den Kernfunktionen startet, braucht somit nicht zu befürchten, kurz darauf an die Grenzen der Software zu stoßen.

Kontakt

Sciforma GmbH, Heinrich-Hertz-Str. 2, 65232 Taunusstein, Deutschland, Tel. +49 (0)6128 9665 0, Fax +49 (0)6128 9665 11, [email protected]rma.com, www.sciforma.com

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