Elf föderal organisierte Medienhäuser, 37.000 Anwender:innen, knapp 200 harmonisierte Prozesse und eine gemeinsame SAP-Plattform: Die größte Verwaltungsstrukturreform in der Geschichte der ARD modernisierte in einem hochkomplexen Projekt die Verwaltung des Medienverbundes und des Deutschlandradios.

Dieser Beitrag beschreibt, warum dieses Großprojekt notwendig wurde, wie die ARD die föderale Zusammenarbeit organisierte und welche Rolle Governance-Strukturen und Change-Management spielten. Er zeigt, was sich bewährte, was nicht und wie der Projektnutzen künftig gesichert werden soll.

Zielbild und Business Case

Die Ausgangslage

In der ARD (Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland) arbeiten neun regionale Medienhäuser und die Deutsche Welle zusammen. Der öffentlich-rechtliche Auftrag verpflichtet die ARD-Häuser dazu, verantwortungsvoll mit dem Rundfunkbeitrag der Bürger:innen umzugehen und die vorhandenen Mittel so effizient und sparsam wie möglich einzusetzen.

Anders formuliert: Die Erwartung der Politik ist, den Rundfunkbeitrag möglichst wenig in Verwaltung und möglichst umfassend ins Programm fließen zu lassen. Vor diesem Hintergrund setzte die ARD 2017 ihre Strukturreform auf. Ziel war ein crossmedialer, strukturell integrierter föderaler Medienverbund, gestützt von 20 Strukturprojekten und einer Gesamtersparnis von 951 Millionen Euro bis 2028. Im Verwaltungsbereich wurde die SAP-Prozessharmonisierung als Schlüsselprojekt angelegt. An dem Projekt beteiligte sich zudem das Deutschlandradio, das organisatorisch nicht zur ARD gehört.

Die deutsche Softwarelösung SAP hatte bis dato den größten Durchdringungsgrad in den Verwaltungsprozessen, war aber über Jahrzehnte in jeder Rundfunkanstalt eigenständig entwickelt worden. Nun bündelten die Medienhäuser der ARD, Deutschlandradio und Deutsche Welle ihre Kräfte, um ihre Verwaltungsprozesse zu harmonisieren und auf eine gemeinsame IT-Plattform zu bringen.

Das Zielbild

Warum dieses Großprojekt? Während die regionale Vielfalt im föderalen Medienverbund das Programm vielseitig und stark macht, erzeugt sie im Backoffice Reibung: Gleiche Tätigkeiten werden unterschiedlich abgewickelt, Daten sind kaum vergleichbar und eine übergreifende Steuerung fällt schwer.