Auswahllisten in Excel erstellen

Um Auswertungen in Excel zu erstellen, müssen alle Projektdaten fehlerfrei eingetragen werden. Schon Buchstabendreher oder Leerzeichen führen dazu, dass beim Filtern ein oder mehrere Datensätze fehlen und eine Auswertung nicht mehr einwandfrei ist. Eine korrekte Datenerfassung lässt sich sicherstellen, indem man die Excel-Felder mit Listen hinterlegt, aus denen man die entsprechende Eingabe wählen kann. Dieter Schiecke erklärt, wie man solche Auswahllisten anlegt.

Projektdaten werden häufig in Excel-Dateien erfasst, um Auswertungen vornehmen zu können. Dafür müssen alle Bezeichnungen fehlerfrei eingetragen werden, denn Buchstabendreher oder Leerzeichen führen schnell dazu, dass eine Auswertung nicht mehr zu 100% korrekt ist und beim Filtern ein oder mehrere Datensätze fehlen.

Eine korrekte Datenerfassung können Sie sicherstellen, indem Sie für einzelne Excel-Felder oder Bereiche Listen hinterlegen, aus denen die entsprechenden Daten komfortabel ausgewählt werden (Bild 1). Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie solche Auswahllisten anlegen.

Statt manueller Dateneingabe: Auswahllisten in Excel nutzen

Angenommen, Sie möchten Ihre Projektdaten regelmäßig auswerten. Zunächst legen Sie in Excel eine Tabelle an, in der Sie die relevanten Daten erfassen. Wählen Sie geeignete Spaltenüberschriften, beispielsweise den Namen des Projekts, die Projektphase, den Namen des Mitarbeiters, Kostensatz, Kostenstelle (KST) usw. Die Dateneingabe in die einzelnen Spalten müssen Sie nicht von Hand vornehmen, sondern können dafür komfortable Auswahllisten verwenden (Bild 1).

Bild 1: Die Daten in den Spalten Projekt, Phase und Mitarbeiter brauchen Sie nicht eintippen, sondern können sie in der Auswahlliste anklicken.

Eine Auswahlliste anlegen

Die Auswahlliste legen Sie über die Funktion "Gültigkeit" an. Auf diese Weise können Sie die Dateneingabe in einem ausgewählten Bereich der Tabelle auf bestimmte Werte einschränken, beispielsweise auf Begriffe aus einer Liste, auf Zahlen, Datumsangaben oder Uhrzeiten.

Um eine wie in Bild 1 dargestellte Auswahlliste zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Geben Sie zunächst im gleichen Arbeitsblatt (!) der Excel-Datei die erlaubten Daten untereinander ein, beispielsweise in Spalte L alle gültigen Projektnamen. Überschreiben Sie die Daten mit einer Überschrift, im Beispiel also "Projekte".
  • Markieren Sie nun den Bereich, in dem Sie die Daten auf bestimmte Werte einschränken wollen, beispielsweise Spalte B, Zeile 3 bis 20.
  • Wählen Sie (
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