Auswahllisten in Excel erstellen

Um Auswertungen in Excel zu erstellen, müssen alle Projektdaten fehlerfrei eingetragen werden. Schon Buchstabendreher oder Leerzeichen führen dazu, dass beim Filtern ein oder mehrere Datensätze fehlen und eine Auswertung nicht mehr einwandfrei ist. Eine korrekte Datenerfassung lässt sich sicherstellen, indem man die Excel-Felder mit Listen hinterlegt, aus denen man die entsprechende Eingabe wählen kann. Dieter Schiecke erklärt, wie man solche Auswahllisten anlegt.

Auswahllisten in Excel erstellen

Um Auswertungen in Excel zu erstellen, müssen alle Projektdaten fehlerfrei eingetragen werden. Schon Buchstabendreher oder Leerzeichen führen dazu, dass beim Filtern ein oder mehrere Datensätze fehlen und eine Auswertung nicht mehr einwandfrei ist. Eine korrekte Datenerfassung lässt sich sicherstellen, indem man die Excel-Felder mit Listen hinterlegt, aus denen man die entsprechende Eingabe wählen kann. Dieter Schiecke erklärt, wie man solche Auswahllisten anlegt.

Projektdaten werden häufig in Excel-Dateien erfasst, um Auswertungen vornehmen zu können. Dafür müssen alle Bezeichnungen fehlerfrei eingetragen werden, denn Buchstabendreher oder Leerzeichen führen schnell dazu, dass eine Auswertung nicht mehr zu 100% korrekt ist und beim Filtern ein oder mehrere Datensätze fehlen.

Eine korrekte Datenerfassung können Sie sicherstellen, indem Sie für einzelne Excel-Felder oder Bereiche Listen hinterlegen, aus denen die entsprechenden Daten komfortabel ausgewählt werden (Bild 1). Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie solche Auswahllisten anlegen.

Statt manueller Dateneingabe: Auswahllisten in Excel nutzen

Angenommen, Sie möchten Ihre Projektdaten regelmäßig auswerten. Zunächst legen Sie in Excel eine Tabelle an, in der Sie die relevanten Daten erfassen. Wählen Sie geeignete Spaltenüberschriften, beispielsweise den Namen des Projekts, die Projektphase, den Namen des Mitarbeiters, Kostensatz, Kostenstelle (KST) usw. Die Dateneingabe in die einzelnen Spalten müssen Sie nicht von Hand vornehmen, sondern können dafür komfortable Auswahllisten verwenden (Bild 1).

Bild 1: Die Daten in den Spalten Projekt, Phase und Mitarbeiter brauchen Sie nicht eintippen, sondern können sie in der Auswahlliste anklicken.

Eine Auswahlliste anlegen

Die Auswahlliste legen Sie über die Funktion "Gültigkeit" an. Auf diese Weise können Sie die Dateneingabe in einem ausgewählten Bereich der Tabelle auf bestimmte Werte einschränken, beispielsweise auf Begriffe aus einer Liste, auf Zahlen, Datumsangaben oder Uhrzeiten.

Um eine wie in Bild 1 dargestellte Auswahlliste zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Geben Sie zunächst im gleichen Arbeitsblatt (!) der Excel-Datei die erlaubten Daten untereinander ein, beispielsweise in Spalte L alle gültigen Projektnamen. Überschreiben Sie die Daten mit einer Überschrift, im Beispiel also "Projekte".
  • Markieren Sie nun den Bereich, in dem Sie die Daten auf bestimmte Werte einschränken wollen, beispielsweise Spalte B, Zeile 3 bis 20.
  • Wählen Sie (bis Excel 2003) die Befehlsfolge Daten - Gültigkeit. In Excel 2007 klicken Sie auf der Registerkarte Daten auf Datenüberprüfung (Bild 2).

Bild 2: Um eine Auswahlliste anzulegen, wählen Sie bis zur Version Excel 2003 Daten - Gültigkeit (links), in Excel 2007 Daten - Datenüberprüfung (rechts).

  • Es erscheint das in Bild 3 gezeigte Dialogfeld. Wählen Sie bei Zulassen den Eintrag Liste aus und klicken Sie dann in das Eingabefeld Quelle.
  • Markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste den Zellbereich mit den zuvor eingegebenen zulässigen Werten in Spalte L. Klicken Sie dann auf OK.

Bild 3: Geben Sie ein, aus welchem Zellbereich sich die Auswahlliste speisen soll.

Wenn Sie nun eine der Zellen in Spalte B anklicken, wird Ihnen eine Auswahlliste wie in Bild 1 angezeigt.

Den Listenbereich automatisch anpassen lassen

Manchmal ist es notwendig, die Auswahllisten zu aktualisieren, zum Beispiel wenn ein neuer Mitarbeiter in die Liste aufgenommen werden soll. In Excel 2003 und 2007 übernimmt das Programm das automatische Vergrößern oder Verkleinern des Listenbereichs, wenn Sie ihn als "Liste" bzw. "Tabelle" definieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  • Markieren Sie den Bereich, der die Daten für die Auswahlliste enthält, also beispielsweise die Mitarbeiternamen inklusive Überschrift.
  • In Excel 2003 betätigen Sie die Tastenkombination Strg + L, um den Bereich als Liste zu definieren. In Version 2007 sorgen Sie mit Strg + T, dafür, dass der Bereich zu einer Tabelle wird (Bild 4). Klicken Sie auf OK.

Bild 4: Erstellen Sie Listen bzw. Tabellen. Links das Dialogfeld für Excel 2003, rechts das für Excel 2007.

Dass Sie eine Liste bzw. eine Tabelle angelegt haben, sehen Sie an dem kleinen blauen Dreieck, das nun an der rechten unteren Ecke der zugelassenen Daten zu sehen ist. Wenn Sie nun am Ende der Liste einen neuen Mitarbeiternamen ergänzen, wird dieser automatisch übernommen - und in der Auswahlliste für die Mitarbeiter erscheint ein neuer Eintrag.

Inhalte für Auswahllisten auf einem separaten Arbeitsblatt definieren

Das oben beschriebene Vorgehen funktioniert nur, wenn die Daten, welche die Auswahllisten füllen, im selben Arbeitsblatt abgelegt sind wie die Tabelle, die Sie mit den Projektdaten füllen möchten. Aus Gründen der Übersichtlichkeit ist es allerdings meist besser, die Daten für die Auswahllisten in einem anderen Arbeitsblatt zu speichern. Um in diesem Fall die Daten über die Funktion Gültigkeit verwenden zu können, gibt es einen Trick: Vergeben Sie Bereichsnamen.
Geben Sie zunächst die Daten, die später in den Auswahllisten erscheinen sollen, in ein anderes Arbeitsblatt ein (Bild 5).

Bild 5: In einem separaten Arbeitsblatt geben Sie die Daten ein, die als Basis für die Auswahllisten dienen sollen.

Die folgenden Schritte können Sie mit Hilfe der Datei Projekkostenauswertung_0.xls nachvollziehen (siehe Anhang).

  • Das Arbeitsblatt mit den Inhalten für die Auswahlliste trägt die Bezeichnung "Definitionen".
  • Im Arbeitsblatt "Datenliste" sollen die Auswahllisten später zur Verfügung stehen.

Bereichsnamen zuweisen

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