Berichte kurz und knapp formuliert

Egal ob es sich um Berichte, Besprechungsprotokolle, Telefonnotizen oder sonstige Notizen handelt: Projektdokumentation ist notwendig und wichtig. Sie dient der Informationsweiterleitung und hat die Aufgabe, den jeweiligen Sachverhalt knapp und treffend zu beschreiben – getreu dem Grundsatz "In der Kürze liegt die Würze".

Egal ob es sich um Berichte, Besprechungsprotokolle, Telefonnotizen oder sonstige Notizen handelt: Projektdokumentation ist notwendig und wichtig. Sie dient der Informationsweiterleitung und hat die Aufgabe, den jeweiligen Sachverhalt knapp und treffend zu beschreiben - getreu dem Grundsatz "In der Kürze liegt die Würze".

Oft dienen die Dokumente bei den Empfängern als Arbeitsunterlage; sie werden ausgedruckt, wichtige Aussagen werden markiert, unterstrichen oder kommentiert. Sie werden vielleicht auch weitergeleitet, kopiert oder zur Klärung eines Sachverhalts von Dritten durchforstet. Je klarer und verständlicher sie formuliert sind, desto besser.

Denken Sie beim Schreiben an die Meldungen der Nachrichtenagenturen - Verzichten Sie auf alles Überflüssige, gewöhnen Sie sich klare, sachliche, kurze Sätze an und vermeiden Sie verschachtelte Nebensätze und Einschübe. Komplizierte Konstruktionen verstecken nur die enthaltene Information, anstatt sie schnell preiszugeben. Lange in Klammern gesetzte Erklärungen oder viele Fremdworte stören ebenfalls mehr als sie nützen.

Ergebnisprotokolle

Besprechungsprotokolle werden wesentlich kürzer, wenn darin nur die Ergebnisse protokolliert sind. Fassen Sie die Beschlüsse zusammen, anstatt sie zu beschreiben. Nennen Sie knapp die weitere Vorgehensweise, beschränken Sie den Text darauf, wer was zu tun hat und zu welchem Termin. Konzentrieren Sie sich darauf, alles wegzulassen, was nicht den Informationsgehalt des Protokolls im Sinne des Projekts erhöht. Je kürzer das Dokument ausfällt, um so besser.

Ein Besprechungsprotokoll, das den Hergang ausführlich darstellt, beschreibt Details, die für das Verständnis des Lesers nicht erforderlich sind. Damit wird es unübersichtlich und schwierig zu lesen. ("Über die Gestaltung des Parallelbetriebes wurde hitzig diskutiert. Teilnehmer X bezweifelte, ob eine längere Phase bei den Anwendern durchsetzbar wäre. Teilnehmer Y brachte überdies die mit längerer Dauer zunehmenden Kosten als Gegenargument in die Diskussion ein ... und somit konnten sich die Teilnehmer darauf einigen, einen Parallelbetrieb von 4 Wochen durchzuführen...")

Als Ergebnisprotokoll formuliert könnte das Protokoll lauten: "Es wurde beschlossen, für 4 Wochen in Parallelbetrieb zu gehen. Hauptargumente gegen eine längere Dauer: hohe Kosten und fragliche Akzeptanz der Anwender." Damit wird das Ergebnis der Diskussion klar (und nur das zählt) und aus welchen Gründen die Entscheidung so und nicht

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