Business Case Management

Teil 2: Mit Expertise den ROI von Projekten garantieren
Ein Projekt trägt nur dann zum Unternehmenserfolg bei, wenn sein Ergebnis mehr einbringt als dessen Erstellung insgesamt kostet. Ob dies der Fall ist, bewertet der so genannte Business Case (BC). Ein erfolgreiches Projektmanagement garantiert noch keinen profitablen BC. Erforderlich ist hierfür ein Business Case Management (BCM), das die Perspektive bei der Bewilligung, Durchführung und Bewertung eines Projekts über dessen Dauer auf die gesamte Nutzungsphase des Projektergebnisses ausdehnt. Thomas Baumann erläutert, wie BCM in einem Unternehmen zu gestalten ist. Den Schwerpunkt legt er auf die Rollen, Phasen und Prozesse sowie auf die Frage, wie die notwendige Expertise zu gewährleisten ist.

Projekte generieren oft nicht den erwarteten Nutzen für das Unternehmen, auch wenn das Projektmanagement selbst eine hohe Qualität aufweist. Der erste Teil dieses Artikels (Projekt Magazin 18/2007) beschrieb die damit verbundenen Probleme mit ihren Folgen und identifizierte konkreten Handlungsbedarf in neun Bereichen:

  1. Lückenhafte, unvollständige Business Case (BC)-Kalkulation
  2. Unrealistische BC-Kalkulation
  3. Unzureichende Einbindung der Projektmanager bei der BC-Zielerreichung
  4. Mangelndes Wissen der Projektmanager um den BC
  5. Fehlendes Rollenverständnis des Projektmanagers beim Business Case Management (BCM)
  6. Unzureichende Realisierung des BC nach Ablauf des Projekts
  7. Fehlendes Business Case Management
  8. Fehlendes Business Case Portfolio Management
  9. Unzureichende Kopplung zwischen BC/BCM und Unternehmensstrategie

Ausgehend von diesen Problemen stellt dieser Beitrag dar, wie ein Business Case Management (BCM) bezogen auf das einzelne Projekt bzw. auf ein Portfolio einzelner Projekte in einem Unternehmen zu gestalten ist. Die Rollen der Beteiligten finden dabei besondere Beachtung - vor allem die des Projektmanagers, der sich aus meiner Sicht oft zu Unrecht nur dem Projekt und nicht dem Business Case verpflichtet fühlt oder verpflichtet wird. Die Darstellung ist grundsätzlich für alle Branchen und Projektarten gültig. Die Beispiele sind allerdings für den Fall des Automobillieferanten mit Produktionsverantwortung formuliert, da ich hier über die größte Erfahrung verfüge.

Das Management von Projekten und Business Cases

Im Mittelpunkt dieser Betrachtungen steht der gesamte Business Case, nicht nur das zeitlich enger beschränkte Projekt. Während der Projektlebenszyklus von der Projektidee bzw. der Freigabe bis zum Ende des Projekts (Übergabe an den Kunden, Abnahme, Dokumentation) dauert, erstreckt sich der Business Case in vielen Projekten noch lange über den Endtermin des Projekts hinaus. Gewissermaßen entsteht er erst nach Projektabschluss, wenn aus dem Vorhaben Gewinn für das Unternehmen generiert wird. Insofern ist Projektmanagement ein wesentlicher Teilbereich des Business Case Managements. Betrachten wir das Portfolio aller Business Cases eines Unternehmens, gelangen wir zum Business Case Portfoliomanagement.

Logische Konsequenz dieser Sichtweise ist, dass das Business Case Portfoliomanagement den rahmengebenden Hauptprozess beschreibt. In diesen sind die Prozesse des Business Case Managements und darin wieder die Projektmanagement-Prozesse eingebunden.

Viele Diskussionen mit Kollegen zeigen mir, dass diese oft nur eine "Prozessproblematik" erkennen oder sehen wollen. Sie argumentieren in erster Linie anhand der Prozesskette und deren Optimierung. Das ist sicher eine relevante, meiner Erfahrung nach aber nicht die entscheidende Fragestellung. Individuelle oder im Team vorhandene Expertise kann fehlende oder ineffiziente Prozesse optimieren, da die Prozessbeteiligten die Probleme erkennen. Umgekehrt wird fehlende Expertise selbst in optimalen Prozessen keine Prozessreife entstehen lassen, denn der formal richtige Prozess wird durch fehlende Handlungsqualität "torpediert".

Die folgenden Prozessbeschreibungen dürfen deshalb nicht isoliert betrachtet werden. Wir müssen uns stets bewusst sein, dass entsprechende Fähigkeiten, Wissen und

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