Ähnlich wie bei großen Unternehmen wachsen die Anforderungen an das Projektmanagement auch im Mittelstand. Kürzere Produktlebenszyklen und zunehmender internationaler Wettbewerb führen zu immer mehr Projekten, die unter gleichen Voraussetzungen abgewickelt werden müssen - von der gleichen Mitarbeiterzahl und bei gleich bleibendem PM-Jahresbudget.

Darüber hinaus stehen Projekte heute in einem engen wechselseitigen Abhängigkeits-/Risikoverhältnis. Die Teilergebnisse eines Projekts sind die Voraussetzung für den erfolgreichen Verlauf damit verbundener Vorhaben. Ein Beispiel: Ein Automobilzulieferer arbeitet an einem neuen Scheinwerfer. Dieses Projekt ist eingebunden in die Neuentwicklung eines kompletten Kfz-Modells durch einen Automobilkonzern. Die Form des Scheinwerfers richtet sich nach dem Fahrgestell, die Verkabelung nach der Fahrzeugelektronik. Das bedeutet: Die Arbeitsabläufe der verschiedenen Teams oder Zulieferer, die diese Teilbereiche abdecken, sind miteinander verzahnt. Innerhalb eines Unternehmens greifen meist mehrere Projekte auf die gleichen Schlüsselressourcen zu oder konkurrieren um das gleiche Budget.

Neben der Steuerung der einzelnen Projekte rücken somit Planung und Steuerung des Projektportfolios (= Menge aller Projekte in einem Bereich oder Unternehmen) in den Vordergrund. Das Projektportfoliomanagement befasst sich mit folgenden Fragen:

1. Welche Projekte führen wir zurzeit durch, welche werden wir durchführen?
2. Deckt sich unser Portfolio voll mit der Unternehmensstrategie?
3. Wie gut laufen die Projekte in unserem Portfolio?
4. Wer arbeitet jetzt und künftig an welchem Projekt?
5. Decken sich für unsere Ressourcen Angebot und Nachfrage?
6. Was sind die genauen Aufwände und Kosten für jedes Projekt?
7. Welche Risiken gehen wir derzeit ein?
8. Wie sollen wir im Konfliktfallpriorisieren?
9. Liefern unsere Projekte den versprochenen Nutzen?

Wie kann ein mittelständisches Unternehmen die zunehmende Komplexität von Projekten im Alltag bewältigen? Ein einfacher und praxiserprobter Ansatz ist die Einrichtung einer zentralen Projektmanagement-Instanz: des Projektausschusses.

Projektausschuss

Ein Projektausschuss setzt sich aus den Bereichsleitern und der Geschäftsführung des Unternehmens zusammen. Er stellt die oberste Eskalationsstufe und Entscheidungsinstanz in Konfliktfällenoder bei bereichsübergreifenden Entscheidungen dar. Tagen sollte er mindestens einmal im Monat. Zu seinen Aufgaben und Zuständigkeiten zählen die

• Verantwortung für die periodische Bewertung und Priorisierung des gesamten Projektportfolios
• Verantwortung für die strategische Planung der Mitarbeiter aller Projekte und deren Aufgaben
• projekt- und organisationsübergreifende Koordination der Projektarbeit
• Prüfung und Freigabe der Projekte für das Projektportfolio
• Überwachung des Projektfortschritts und der Meilensteine

Auf Basis welcher Informationen trifft ein Projektausschuss seine Entscheidungen zum Projektportfolio? Vom Projektantrag über die monatlichen Statusberichte bis hin zur Projektabnahme orientiert er sich am Projektlebenszyklus (Bild 1).

Bild 1: Die drei Pfeiler des Projektausschusses.

Projektantrag

Auf der Basis von Projektanträgen entscheidet der Projektausschuss zu Beginn eines neuen Geschäftsjahrs über das Projektportfolio, das realisiert werden soll. Werden während des laufenden Jahres neue Projektanträge freigegeben, können das Projektportfolio beziehungsweise die Projektprioritäten entsprechend geändert werden. Monatlich bewertet der Projektausschuss die Top 10-Projekte neu und entscheidet auf dieser Basis über Kapazitäts- oder Ressourcenverschiebungen. Im Rahmen seines Projektantrags muss jeder Antragsteller sein Projekt nach vorher bestimmten Kriterien (z.B. strategische Bedeutung, Wirtschaftlichkeit) beschreiben und bewerten.

Statusbericht

Anhand eines Ampelberichts informiert jeder Projektleiter zum Monatsende den Ausschuss über sein Projekt.

Grün: "Alles ist in Ordnung."