Die Qual der Wahl - auf die Auswahl eines Enterprise Resource Planning Systems (ERP-Systems), passt diese Formulierung ausgezeichnet. ERP-Systeme ermöglichen es, die gesamte Auftragsabwicklung eines Unternehmens mit allen dazugehörigen Bereichen einschließlich Controlling, Kostenrechnung sowie Finanz- und Lohnbuchhaltung IT-gestützt durchzuführen. Entsprechend vielfältig ist das Spektrum der angebotenen Lösungen, die unterschiedliche Funktionstiefe und verschiedene Alleinstellungsmerkmale aufweisen. Um bei dieser Vielfalt die Software auszuwählen, die den Anforderungen des Unternehmens am besten entspricht, ist Sorgfalt und systematisches Vorgehen erforderlich. Der folgende Text beschreibt, wie ein Auswahlprojekt gestaltet werden kann, das einerseits zügig eine Entscheidung für eine passende Lösung herbeigeführt und andererseits schon frühzeitig wichtige Weichen für die spätere Einführung der Programme stellt.

Die Ausgangssituation im Unternehmen

Ob Geschäftsprozessoptimierung, Re-Engineering oder eine neue strategische Ausrichtung: Viele Unternehmen stellen im Rahmen eines anderen Projekts fest, dass die eingesetzte IT-Lösung den Anforderungen nicht mehr gerecht wird, z.B. wenn Geschäftsprozesse neu konzipiert werden, die sich nicht ohne weiteres in der vorhandenen Lösung abbilden lassen oder wenn neue Aufgaben dazukommen, für die es dort keine passende Funktion gibt. Dann ist es an der Zeit, die vorhandene Software durch eine Neue zu ersetzen.

Wurde bisher noch manuell gearbeitet, so wird der Softwareeinsatz dann notwendig, wenn mit den bisherigen Hilfsmitteln (Tabellenkalkulationsprogramm, Papierformulare etc.) Vorgänge nicht mehr effektiv genug abgearbeitet werden können. Optimierungspotenziale stecken hier schon häufig in der Straffung der Vorgänge durch den Wegfall von Mehrfachtätigkeiten oder langwierigen Suchvorgängen