Kleine Stolperfallen - große Wirkung. Praktische Ratschläge für Projektmanager

Scheinbare Kleinigkeiten können die Arbeit eines Projektmanagers entweder sehr erschweren oder sehr erleichtern – das zeigte bereits die dreiteilige Artikelreihe zu Stolperfallen im Projektmanagement. Frank Gürgens zeigt in diesem Tipp weitere Stolperfallen auf und gibt hilfreiche Ratschläge für die tägliche Arbeit.

Kleine Dinge können die Arbeit eines Projektmanagers entweder sehr erschweren oder sehr erleichtern - das zeigte bereits die dreiteilige Artikelreihe des Autors zu Stolperfallen im Projektmanagement. Dieser Tipp rundet die Serie ab: Er weist auf weitere Stolperfallen hin und gibt hilfreiche Ratschläge für Ihre tägliche Arbeit.

Stolperfallen für das Projektmanagement ...

Wägen Sie im Kampf gegen Bürokratismus Aufwand und Nutzen ab

Junge oder sehr enthusiastische Projektmanager neigen dazu, den firmeninternen Bürokratismus zu bekämpfen und versuchen, von oben verordneten und als sinnlos empfundenen Papierkram abzuschaffen. Meist ist der Energieaufwand dafür jedoch nicht gerechtfertigt. Hier sollte abgewogen werden, ob die zu erwartenden Vorteile den Aufwand Wert sind. Einige umsonst ausgefüllte Formulare können wesentlich weniger nervenaufreibend sein, als der lang andauernde Kampf gegen bürokratische Windmühlen mit ungewissem Ausgang.

Zeigen Sie Entscheidungsstärke

Der Hang zur Absicherung bei Entscheidungen treibt so manch kuriose Blüte. Anstatt selbst zu bestimmen, dass ein Krisengespräch mit einem Kunden zu erfolgen hat - was die Aufgabe des Projektmanagers ist - geht dieser lieber zu seinem Vorgesetzten und beschreibt ihm die Situation mit der Bitte, eine Entscheidung zu fällen. Er gibt damit eigene Autorität ab und zeigt seine Unselbständigkeit. Wenn Absicherung notwendig erscheint, kann man auch den Vorgesetzten vorab davon in Kenntnis setzen, welche Entscheidung man getroffen hat und welche Maßnahmen man beabsichtigt zu ergreifen. Zumindest kann der Chef dann ja hinterher nicht sagen, er hätte von nichts gewusst.

Seien Sie dem Team gegenüber offen

Wenn der Projektmanager - aus Furcht, bei den Projektmitgliedern Widerstand oder Desinteresse am Projekterfolg hervorzurufen - Informationen zurückhält und Details verschleiert, kann das schnell zu einer Falle werden: Im Dschungel aus vertraulichen und halbvertraulichen Informationen sowie unterschiedlichen Verlautbarungen gegenüber verschiedenen Gruppen kann man sich leicht verfangen und selbst ausspielen, wodurch das Vertrauen der Betroffenen in den Projektmanager leidet. Teammitglieder denen Informationen vorenthalten werden, können das als Geringschätzung oder als Vertrauensentzug werten, was die Motivation im Team sinken lässt und Gerüchten Vorschub leistet. Die Vorteile der Offenheit überwiegen meist gegenüber den Nachteilen. Zudem vereinfacht ein weitgehend offener Umgang mit Zahlen und Zuständen des Projekts die Arbeit für den Projektleiter. Integrität lässt sich nur über das Vertrauen der Teammitglieder gewinnen.

Überlassen Sie die Detailarbeit den Spezialisten

Der Projektmanager ist zwar für den Erfolg des Gesamtprojekts verantwortlich, aber die notwendigen Einzelschritte sollten den Spezialisten aus den Fachgebieten überlassen werden. Wichtiger als das Lösen jedes einzelnen kleinen Problems anderer Leute ist, informiert zu sein und ein offenes Ohr für alle zu haben. Durch gutes Zuhören kann man anderen am ehesten weiterhelfen. Allen Spezialisten sollte aber vermittelt werden, dass von ihnen selbständiges Problemlösen erwartet wird... Sie könnten es ja von einem vorangegangenen Projektmanager anders gewohnt sein. Blindes Vertrauen ist jedoch auch nicht die Aufgabe des Projektmanagers: Werden Sie hellhörig, wenn Ihnen einer Ihrer Experte versichert, dass etwas - auch ohne vorherigen Test - hundertprozentig funktionieren wird.

Unterscheiden Sie zwischen Fehlern und Misserfolg

Wenn Sie einen Fehler machen, dann sollten Sie dies nicht mit einem Misserfolg verwechseln. Fehler werden kontinuierlich gemacht und lassen sich häufig gar nicht vermeiden. Kann man aus ihnen lernen, dann stellt jeder Fehler sogar eine Maßnahme zur Qualitätssicherung in der Zukunft dar. Erst wenn die Fehler unreflektiert bleiben und das

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