Kleine Dinge können die Arbeit eines Projektmanagers entweder sehr erschweren oder sehr erleichtern - das zeigte bereits die dreiteilige Artikelreihe des Autors zu Stolperfallen im Projektmanagement. Dieser Tipp rundet die Serie ab: Er weist auf weitere Stolperfallen hin und gibt hilfreiche Ratschläge für Ihre tägliche Arbeit.

Stolperfallen für das Projektmanagement ...

Wägen Sie im Kampf gegen Bürokratismus Aufwand und Nutzen ab

Junge oder sehr enthusiastische Projektmanager neigen dazu, den firmeninternen Bürokratismus zu bekämpfen und versuchen, von oben verordneten und als sinnlos empfundenen Papierkram abzuschaffen. Meist ist der Energieaufwand dafür jedoch nicht gerechtfertigt. Hier sollte abgewogen werden, ob die zu erwartenden Vorteile den Aufwand Wert sind. Einige umsonst ausgefüllte Formulare können wesentlich weniger nervenaufreibend sein, als der lang andauernde Kampf gegen bürokratische Windmühlen mit ungewissem Ausgang.

Zeigen Sie Entscheidungsstärke

Der Hang zur Absicherung bei Entscheidungen treibt so manch kuriose Blüte. Anstatt selbst zu bestimmen, dass ein Krisengespräch mit einem Kunden zu erfolgen hat - was die Aufgabe des Projektmanagers ist - geht dieser lieber zu seinem Vorgesetzten und beschreibt ihm die Situation mit der Bitte, eine Entscheidung zu fällen. Er gibt damit eigene Autorität ab und zeigt seine Unselbständigkeit. Wenn Absicherung notwendig erscheint, kann man auch den Vorgesetzten vorab davon in Kenntnis setzen, welche Entscheidung man getroffen hat und welche Maßnahmen man beabsichtigt zu ergreifen. Zumindest kann der Chef dann ja hinterher nicht sagen, er hätte von nichts gewusst.

Seien Sie dem Team gegenüber offen

Wenn der Projektmanager - aus Furcht, bei den Projektmitgliedern Widerstand oder Desinteresse am Projekterfolg hervorzurufen - Informationen zurückhält und Details verschleiert, kann das schnell zu einer Falle werden: Im Dschungel aus vertraulichen und halbvertraulichen Informationen sowie unterschiedlichen Verlautbarungen gegenüber verschiedenen Gruppen kann man sich leicht verfangen und selbst ausspielen, wodurch das Vertrauen der Betroffenen in den Projektmanager leidet. Teammitglieder denen Informationen vorenthalten werden, können das als Geringschätzung oder als Vertrauensentzug werten, was die Motivation im Team sinken lässt und Gerüchten Vorschub leistet. Die Vorteile der Offenheit überwiegen meist gegenüber den Nachteilen. Zudem vereinfacht ein weitgehend offener Umgang mit Zahlen und Zuständen des Projekts die Arbeit für den Projektleiter. Integrität lässt sich nur über das Vertrauen der Teammitglieder gewinnen.

Überlassen Sie die Detailarbeit den Spezialisten

Der Projektmanager ist zwar für den Erfolg des Gesamtprojekts verantwortlich, aber die notwendigen Einzelschritte sollten den Spezialisten aus den Fachgebieten überlassen werden. Wichtiger als das Lösen jedes einzelnen kleinen Problems anderer Leute ist, informiert zu sein und ein offenes Ohr für alle zu haben. Durch gutes Zuhören kann man anderen am ehesten weiterhelfen. Allen Spezialisten sollte aber vermittelt werden, dass von ihnen selbständiges Problemlösen erwartet wird... Sie könnten es ja von einem vorangegangenen Projektmanager anders gewohnt sein. Blindes Vertrauen ist jedoch auch nicht die Aufgabe des Projektmanagers: Werden Sie hellhörig, wenn Ihnen einer Ihrer Experte versichert, dass etwas - auch ohne vorherigen Test - hundertprozentig funktionieren wird.

Unterscheiden Sie zwischen Fehlern und Misserfolg

Wenn Sie einen Fehler machen, dann sollten Sie dies nicht mit einem Misserfolg verwechseln. Fehler werden kontinuierlich gemacht und lassen sich häufig gar nicht vermeiden. Kann man aus ihnen lernen, dann stellt jeder Fehler sogar eine Maßnahme zur Qualitätssicherung in der Zukunft dar. Erst wenn die Fehler unreflektiert bleiben und das Projekt als Ganzes scheitert, ohne dass man wüsste, wie man es beim nächsten Mal besser machen könnte, kann man getrost von einem Fiasko sprechen. Sind Sie in der misslichen Lage, doch einmal einen Fehler nach außen oder vor dem Kunden vertreten zu müssen, dann bieten Sie immer auch einen Lösungsvorschlag für das weitere Vorgehen an, um den Schaden zu begrenzen oder den Fehler beim nächsten Mal zu vermeiden.

Achten Sie auf indirekte Hinweise

Um die Wichtigkeit und Eiligkeit eines Projekts für Ihren Kunden oder Ansprechpartner richtig einzuschätzen, sollten Sie sich nicht daran orientieren, welchen Druck dieser aufzubauen versucht. Vielmehr lassen sich stark relativierende Erkenntnisse für Ihre Projektbewertung aus dem Verhalten Ihres Kundenansprechpartners ziehen, z.B. dass er ohne mit der Wimper zu zucken in der wichtigsten Projektphase in den Urlaub geht - womöglich sogar ohne jede Vorankündigung.

... und für den Projektmanager

Nehmen Sie Ihre Karriereplanung selbst in die Hand

Die eigene Karriere ist immer ein eigenständiges Projekt und bedarf der Planung, will man sich nicht ausschließlich auf sein Glück verlassen. Um sie zu fördern, reicht es nicht aus, sich nur darauf zu beschränken, gute Arbeit zu leisten. Schon gar nicht, wenn Ihre Leistung von "oben" nicht registriert oder nicht richtig eingeschätzt wird. Auch firmenintern benötigen Sie Ihre eigene "PR-Kampagne".

Wenn Sie einen Privatkontakt als Kunden akquirieren, sollten Sie vorher nach einer Akquise-Provision fragen. Jeder Vertriebsmitarbeiter bekommt eine, warum sollte ein Projektmanager keine bekommen? Wenn Ihre Firma das anders sieht, dann fragen Sie doch mal unauffällig bei einem Ihrer ehemaligen Arbeitgeber aus der gleichen Branche, ob der nicht auch einen neuen Kunden gebrauchen kann.