Kosten und Nutzen von PM-Software

Teil 1:
TCO - Total Cost of Ownership

Wer in PM-Software investiert, sollte die Kosten für mögliche Alternativen im Vorfeld genau vergleichen. Ein scheinbar billiges Produkt kann sich schnell als Kostenfalle entpuppen, wenn man nicht nur die Lizenzgebühren vergleicht, sondern auch die Zusatzkosten mit einkalkuliert, die für Betrieb, Wartung und Konfiguration anfallen. An der Bestimmung der Gesamtkosten eines Produkts, also des "Total Cost of Ownership", führt deshalb kein Weg vorbei, wenn der Vergleich zwischen verschiedenen Produkten aussagekräftig sein soll. Dr. Georg Angermeier beschreibt in diesem Artikel, wie Sie dabei vorgehen können und zeigt, wie Sie die Lizenzkosten verschiedener Produkte vergleichen, selbst wenn sich deren Lizenzmodelle grundsätzlich unterscheiden.

Kosten und Nutzen von PM-Software

Teil 1:
TCO - Total Cost of Ownership

Wer in PM-Software investiert, sollte die Kosten für mögliche Alternativen im Vorfeld genau vergleichen. Ein scheinbar billiges Produkt kann sich schnell als Kostenfalle entpuppen, wenn man nicht nur die Lizenzgebühren vergleicht, sondern auch die Zusatzkosten mit einkalkuliert, die für Betrieb, Wartung und Konfiguration anfallen. An der Bestimmung der Gesamtkosten eines Produkts, also des "Total Cost of Ownership", führt deshalb kein Weg vorbei, wenn der Vergleich zwischen verschiedenen Produkten aussagekräftig sein soll. Dr. Georg Angermeier beschreibt in diesem Artikel, wie Sie dabei vorgehen können und zeigt, wie Sie die Lizenzkosten verschiedener Produkte vergleichen, selbst wenn sich deren Lizenzmodelle grundsätzlich unterscheiden.

Kein Projekt kommt mehr ohne die Unterstützung von Software aus. Im einfachsten Fall genügen allgemeine Bürosoftware und E-Mail-Programm. Wer aber spezifische Planungs- oder Controllingmethoden mit dem Rechner abbilden will, muss sich eine Spezial-Software aus dem reichhaltigen Marktangebot auswählen oder selbst eine Lösung entwickeln. Für eine Entscheidung zwischen den möglichen Varianten ist mindestens ein detaillierter Kostenvergleich erforderlich. Dabei darf man nicht nur die Lizenz- und Installationskosten, sondern muss auch die Kosten während der gesamten Nutzungsdauer berücksichtigen. Denn versteckte Folgekosten für Erweiterungen oder Anpassungen können die sogenannte "Total Cost of Ownership" (TCO) signifikant erhöhen.

Hard facts statt Emotionen

Die Auswahl der "richtigen" PM-Software kann zu emotionalen und kontroversen Auseinandersetzungen führen. Vertreter etablierter Produkte und moderner Technologie-Trends verteidigen die jeweiligen Vorteile ihrer Favoriten. Diese emotionale Bindung vieler Anwender an "ihre" Software rührt oft daher, dass sie ihr Projektmanagementwissen an Hand dieses Werkzeugs erlernt haben und darum dessen spezielle Abbildung der PM-Methoden für die einzig richtige halten. Dies liegt zwar im Interesse der Software-Anbieter - nicht aber im Sinne des Unternehmens, denn damit wird die Suche nach der günstigsten Software-Lösung verhindert.

Eine nüchterne Entscheidung über die Investition in eine PM-Software setzt deshalb voraus, dass die Projektmanagement-Prozesse unabhängig von einem Werkzeug definiert sind. Der Reifegrad des Unternehmens und der Ausbildungsgrad der Mitarbeiter für Projektmanagement dürfen nicht an eine Software gekoppelt sein. Dementsprechend zählen auch Kosten für Aus- und Fortbildung in Projektmanagement nicht zu den TCO der PM-Software.

Hilfestellungen bei der Klärung der eigenen Anforderungen und der Rahmenbedingungen für den Einsatz eines Projektmanagement-Werkzeugs finden Sie in den Artikeln: "Entscheidungskriterien für die Auswahl der geeigneten Projektmanagement-Software" (Projekt Magazin 5/2000)und "Wann lohnt sich der Einsatz von Projektmanagement-Software?" (Projekt Magazin 3/2003).

Sobald Bedarf und Anforderungen geklärt sind, lautet die erste und wichtigste Frage der Entscheider zu Recht: "Was kostet es?" Schließlich muss am Anfang einer solchen Entscheidung der finanzielle Rahmen des Investors betrachtet werden.

An der eigenen Kostenanalyse führt kein Weg vorbei

Es ist vollkommen korrekt, die erste Sondierung potentieller Produkte nach den durch sie verursachten Kosten vorzunehmen. Nur so kann dem Druck der potentiellen Anwender, die am liebsten das leistungsfähigste und beste Tool haben wollen, und der Verkaufsargumentation der Anbieter ein objektives Maß entgegengestellt werden. Bei der Präsentation möglicher Produkte versprechen alle Anbieter, dass ihr Produkt langfristig gesehen das kostengünstigste ist. Diese Argumente sind jedoch nicht allgemein gültig, sondern hängen von den individuellen Einsatzbedingungen beim Anwender ab. An der eigenen Kostenanalyse führt also kein Weg vorbei.

Die Investitionen für PM-Software können große Beträge erreichen. Als grobe Faustregel kann man abschätzen, dass für jeden Projektbeteiligten eine Investition von 1.000 Euro erforderlich ist, wobei zwischen billigster und teuerster Lösung ohne weiteres ein Faktor 100 liegen kann. Mittelständische Unternehmen haben somit über einige tausend bis zehntausend Euro zu entscheiden, bei Großunternehmen kann die Investition für unternehmensweite Projektmanagement-Software ein- bis zweistellige Millionenbeträge erreichen.

Hinzu kommen während der Nutzungszeit die Betriebs- und Wartungskosten sowie die nicht budgetierten Kosten wie Konfigurations- oder Entwicklungstätigkeiten der Anwender am Produkt. Eine schonungslose Kostenbetrachtung ist bei den oben genannten Beträgen dringend anzuraten und kann überraschende Ergebnisse bringen. Ein scheinbar billiges Produkt kann sich z.B. durch seine beständigen Anpassungskosten als teurer erweisen als das hochpreisige Tool mit komfortablen Gestaltungsmöglichkeiten.

Make or Buy?

Die meisten Unternehmen planen und verwalten ihre Projekte nicht mit spezieller PM-Software, sondern mit Eigenentwicklungen. Hierzu zählen z.B.:

  • Programmierungen in Tabellenkalkulations-Programmen (z.B. Makros für die Erzeugung eines Balkendiagramms)
  • Datenbankprogrammierungen: Diese sind meist bei Projektmanagern anzutreffen, die selbst Informatiker sind und ihr Fachwissen in die Projektmanagementaufgabe einbringen.
  • Projektportale im Intranet: Ursprüngliche Idee des Internets war es ja gerade, für verteilte Arbeitsgruppen einen kontrollierten Zugriff auf gemeinsame, miteinander verkettete Dokumente zu ermöglichen. Mit geringem Aufwand kann man so ein einfaches Projektportal im Intranet des Unternehmens aufsetzen.
  • Programmierung von Groupware und Terminkalender-Programmen: Für einfache Projekte und geringe Projektorientierung genügen deren Funktionen wie Termin- und Aufgabenverwaltung sowie ihre Kommunikationsfunktion vollauf. Sobald aber Anpassungen an Projektabläufe erforderlich sind, muss auch hier eine Kostenbetrachtung durchgeführt werden.
  • Anpassung von "Queranwendungen": Damit bezeichne ich den Einsatz von Spezialprogrammen für einen anderen als ihren eigentlichen Zweck. Prägnantes Beispiel ist das Erstellen von Netzplänen mit einem CAD-Programm.

Eine Reihe der als Entwicklungen für den Eigenbedarf entstandenen Lösungen haben sogar den Schritt zum Produkt geschafft. Dennoch gilt: Auch Eigenentwicklungen verursachen Kosten! Hierzu zählen insbesondere die…

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Statussymbol? Arbeitswerkzeug? Spielzeug? Rückgrat der Projektorganisation? Die Beurteilung von PM-Software reicht von ehrfürchtiger Bewunderung bis zu tiefer Verachtung. Ursachen für diese Bandbreite der Meinungen sind die Vielfalt der …

Alle Kommentare (1)

Max
Kiessling

sehr detaillierte Aufgliederung der kosten