Kritischer Erfolgsfaktor: Kommunikation im Projekt

Der Artikel von Petra Berleb beschreibt, wie Projekte effektiver und zielgerichteter ablaufen, wenn von Beginn an eine offene Kommunikation mit dem Auftraggeber stattfindet, die Erwartungen exakt definiert und fortlaufend überprüft werden. Sie erfahren außerdem, wie Sie durch gezielte Öffentlichkeitsarbeit die Bedeutung Ihres Projekts erhöhen und so Ihren Projekterfolg sicherstellen können.

Kritischer Erfolgsfaktor: Kommunikation im Projekt

Der Artikel von Petra Berleb beschreibt, wie Projekte effektiver und zielgerichteter ablaufen, wenn von Beginn an eine offene Kommunikation mit dem Auftraggeber stattfindet, die Erwartungen exakt definiert und fortlaufend überprüft werden. Sie erfahren außerdem, wie Sie durch gezielte Öffentlichkeitsarbeit die Bedeutung Ihres Projekts erhöhen und so Ihren Projekterfolg sicherstellen können.

Man muss nicht bloß die offensichtliche, sondern auch
die geheime Macht des Wortes kennen und erkennen.
(Knut Hamsun)



Die Bedeutung der Kommunikation

Kommunikation ist einer der kritischen Faktoren, der über Projekterfolg oder -misserfolg entscheiden kann:

Der Auftraggeber gibt schwammige Vorgaben und hofft, dass der Projektleiter seine Vorstellungen erahnt. Entwickler verzetteln sich in ausgefeilten Programmiertechniken, weil sie andere sprich bessere Vorstellungen von der Lösungen haben als der Kunde. Die späteren Anwender werden nicht mit einbezogen und boykottieren das eingeführte System.

Erwartungen werden nicht genau definiert und am Schluss stellt der Kunde fest: "Das habe ich mir aber ganz anders vorgestellt!".

Wir alle sind davon überzeugt,

  • dass wir uns klar und deutlich ausdrücken
  • dass wir genau verstehen, was die Anderen wollen - meist wissen wir schon vor unserem Gesprächspartner, was er will.

Laut einer Studie sind die zwei wichtigsten Kriterien, die einen Projekterfolg sicherstellen

  • die Beteiligung der Endbenutzer (Platz 1) und
  • die Managementunterstützung (Platz 2)

Was bedeutet das konkret?

  • Sie müssen die Akzeptanz der späteren Anwender sicherstellen und
  • für die Unterstützung der Geschäftsleitung in ausreichendem Maße Sorge tragen

Kritische Kommunikationssituationen im Projekt

Dazu möchte ich zwei kritische Kommunikationssituationen im Projekt aufgreifen:

  1. Kommunikation mit dem Auftraggeber
  2. Kommunikation nach außen mit direkt/indirekt Beteiligten

Ich werde nicht näher auf Kommunikationstechniken eingehen, sondern Ihnen bestimmte Situationen beschreiben, die ich immer wieder als kritisch im Projektverlauf erlebt habe.

Kommunikation mit dem Auftraggeber

Offene Kommunikation von Anfang an!

Aus Angst, den Auftrag zu verlieren, verschweigen Firmen mögliche Risiken. Es handelt sich z.B. um einen strategisch wichtigen Auftrag mit entsprechendem Druck von der Firmenleitung ("Das bekommen wir schon irgendwie hin.", "Das haben wir bis jetzt immer geschafft. Also klappt's auch diesmal!")

Beispiel: Eine Versicherung möchte den Service-Bereich ihrer Website ausbauen und beauftragt dazu eine Multimedia-Agentur.

Projektstart war der 1. Dezember - Stichtag der Online-Stellung war der 15. Juni. Am 13. Mai rief die Agentur die Versicherung an und teilte ihr mit, dass sie den Abgabetermin nicht einhalten können.

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