Meetings – So fördern Sie die aktive Teilnahme Ihrer Mitarbeiter

Teambesprechungen sind dann am produktivsten, wenn die Teilnehmer sich aktiv in die Diskussion einbringen, Argumente austauschen und so ein klares Bild des Sachverhalts erarbeiten. Oft verhalten sich Mitarbeiter in Besprechungen aber sehr zurückhaltend. Dr. Tomas Bohinc zeigt in seinem Tipp, wie Sie als Projektleiter dafür sorgen können, dass die Teilnehmer aktiv in die Besprechung eingebunden werden und so gemeinsam zu einem tragfähigen Ergebnis finden.

Montagmorgen 8 Uhr: Das wöchentliche Teammeeting beginnt - doch die Teilnehmer lassen Interesse und Engagement vermissen. Das ist in Projekten nicht ungewöhnlich, denn viele Mitarbeiter halten Meetings für überflüssig und sind der Ansicht, dass man sie nur von ihrer Arbeit abhält. Insbesondere, wenn die Zeit für die Erledigung ihres Arbeitspakets knapp wird, suchen sie einen Grund, um nicht am Meeting teilzunehmen. Doch das Problem ist nicht, dass die Mitarbeiter grundsätzlich keine Lust auf Meetings haben. Mitarbeiter empfinden Meetings nur als überflüssig, wenn sie sich nicht mit ihren Interessen und Meinungen in die Diskussion einbringen können.

Als Projektleiter können Sie dafür sorgen, dass die Teilnehmer aktiv in die Besprechung eingebunden werden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass nur die Personen eine Einladung zum Meeting erhalten, die von den Themen der Agenda betroffen sind, einen Beitrag dazu leisten können oder für die Entscheidungsfindung notwendig sind. Auf der Agenda eines Teammeetings sollten nur Themen stehen, die tatsächlich alle angehen. Dazu gehören der Status des Projekts, Entscheidungen über die Arbeit im Projekt oder die Zusammenarbeit im Team. Detailfragen, die nur einzelne Teammitglieder betreffen, sollten besser in einem gesonderten Gespräch geklärt werden.

Die Beteiligung fördern

Ob Mitarbeiter sich innerlich an der Diskussion beteiligen oder mit ihren Gedanken abschweifen, lässt sich oft an ihren Blicken, ihrer Körperhaltung und ihren Wortbeiträgen erkennen. Fördern Sie die Aktivität der Teilnehmer, falls Sie das Gefühl haben, dass diese sich in der Diskussion zurückhalten und unterstützen Sie Mitarbeiter, die wertvolle Wortbeiträge liefern. Dies können Sie tun, indem Sie die Teilnehmer direkt ansprechen und um eine Information oder um ihre Meinung bitten. So sorgen Sie für ein konstruktives Gesprächsklima. Lassen Sie auch Konfrontationen zu. Das hilft, unterschiedliche Standpunkte klar zu stellen und zu einer einvernehmlichen Lösung zu gelangen. Achten Sie allerdings darauf, dass solche Konfrontationen sachlich ausgetragen werden.

Mit Fragen eine Besprechung beleben

Durch Fragen können Sie die Beteiligung fördern und die Diskussion lenken. Fragen zeigen Ihren Mitarbeitern, dass Sie an ihrer Meinung interessiert sind. Im Folgenden erhalten Sie einige Anregungen, wie Sie Fragen in Meetings einsetzen und die Diskussion steuern können.

Fragen Sie nach Einstellungen und Meinungen

Wenn zu einem Sachverhalt die Einschätzung der Teilnehmer wichtig ist, fragen Sie diese direkt danach: "Frau Witt, Sie sind von der Terminverschiebung des Arbeitspakets von Herr Otto direkt betroffen. Welche Auswirkungen hat die Verschiebung auf Ihr Arbeitspaket? ... "  Durch die Antwort werden die Interessen und Befindlichkeiten der Mitarbeiter deutlich. So kann hier Frau Witt z.B. sagen, dass sie wegen der Terminverschiebung nicht auf ihre geplante Fortbildung gehen kann. Dieses Problem wird so bereits frühzeitig erkannt und kann in die Entscheidungsfindung einbezogen werden. Weitere Möglichkeiten, eine Frage einzuleiten, sind "Was ist Ihre Reaktion auf ...?", "Was denken Sie über ...?" oder "Woraus schließen Sie, dass ...?"

Fordern Sie die Beteiligung an der Diskussion ein

Verhält sich ein Mitarbeiter im Meeting zurückhaltend, wissen Sie nicht, ob er damit Zustimmung oder Desinteresse signalisiert. Grundsätzlich ist es wichtig, dass Sie und die anderen Teilnehmer immer wissen, was die jeweils anderen zu dem gerade aktuellen Thema denken. Wenn Sie die Haltung eines Teilnehmers nicht sicher einschätzen

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