Microsoft Outlook ist im Lauf der letzten Jahre zu einem unserer wichtigsten Arbeitsinstrumente geworden. Wir schreiben E-Mails mithilfe des Programms, pflegen unsere Kontakte und verwalten unsere Termine darin. Schließlich synchronisieren wir all das mit unserem Handy oder PDA, um die Informationen auch unterwegs immer dabei zu haben. Doch leider investieren wir unnötig viel Zeit in die Pflege dieser Daten. Dieser Tipp zeigt Ihnen, wie sich einige Abläufe in Outlook ab Version 98 durch Drag-and-drop erheblich vereinfachen lassen.

Neue Kontakte aus dem Posteingang übernehmen

Sie haben eine E-Mail von einer Person erhalten, die Sie in Ihre Kontakte aufnehmen möchten.

Markieren Sie die E-Mail und ziehen Sie sie per Maus auf Ihren Kontaktordner. Outlook erstellt daraufhin einen neuen Kontakt mit der Adresse des Absenders. Sie haben nun die Möglichkeit, den Kontakt mit weiteren Informationen zu ergänzen. Wenn Sie auf "Speichern und Schließen" klicken, macht Outlook Sie automatisch darauf aufmerksam, wenn bereits ein Kontakt mit der gleichen E-Mail Adresse vorhanden ist.

Aufgabe für einen Termin oder eine Besprechung erstellen

Sie sind zu einer Besprechung eingeladen. Da Sie zugesagt haben, befindet sich der Termin bereits in Ihrem Kalender. Nun müssen Sie für diese Besprechung noch eine Präsentation vorbereiten. Das möchten Sie sich als Aufgabe eintragen.

Markieren Sie dazu den Termin und ziehen Sie ihn auf Ihren Aufgabenordner oder in den Aufgabenbereich Ihrer Kalenderansicht. Outlook erstellt eine neue Aufgabe mit dem Fälligkeitsdatum und dem Betreff des Termins. Einige weitere Detaildaten wie zum Beispiel der Beginn und das Ende der Besprechung werden automatisch in die Aufgabe übernommen. Ergänzen Sie die Aufgabe mit Ihren Notizen und klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern und Schließen".

Termin oder Besprechung für eine Aufgabe erstellen

Sie haben eine größere Aufgabe zu erledigen und merken, dass Sie dafür Informationen oder die Unterstützung von Kollegen benötigen. Deshalb möchten Sie eine Besprechung einberufen.

Markieren Sie die entsprechende Aufgabe und ziehen Sie sie auf Ihren Kalender. Outlook erstellt daraufhin einen neuen Termin mit den Detaildaten der Aufgaben. Bestimmen Sie Beginn und Ende der Besprechung und ergänzen Sie gegebenenfalls weitere Informationen. Geben Sie an, welche Teilnehmer Sie einladen möchten und versenden Sie Ihre Besprechungseinladung.

Aufgabe für eine E-Mail erstellen

Sie haben eine E-Mail erhalten, in der Sie gebeten werden, etwas zu erledigen. Nun möchten Sie dazu eine Aufgabe erstellen.

Markieren Sie die E-Mail und ziehen Sie diese auf den Aufgabenordner. Outlook erstellt daraufhin eine neue Aufgabe mit dem gleichen Betreff. Ergänzen Sie die übrigen Daten, wie Beginn, Fälligkeit, etc. und speichern Sie die Aufgabe.

Termin für eine E-Mail erfassen

Vermutlich bekommen Sie hin und wieder per E-Mail eine Einladung zu einer Besprechung. Wenn der Absender mit dem gleichen Exchange-Server verbunden ist wie Sie, erkennt Outlook diese Besprechungsanfragen automatisch und trägt den Termin nach Rückfrage in Ihren Kalender ein. Andernfalls wird der Termin nicht automatisch eingetragen. Das können Sie aber nachholen: