Wie Sie trotz schwammiger Anforderungen erfolgreich starten Nebenbei-Projekte als Chance begreifen

Ihr Vorgesetzter tritt mit einer wichtigen Zusatzaufgabe an Sie heran. Sie gehen dieses Nebenbei-Projekt voller Motivation an, stellen aber fest, dass u.a. Ziele und Vorgehen nicht konkret definiert sind. Nutzen Sie diese vagen Voraussetzungen zu Ihrem Vorteil und machen durch proaktive Annahmen deutlich, was in Ihnen steckt. Peter Kobriger zeigt Ihnen, wie der optimale Start ins Abenteuer Nebenbei-Projekt gelingt.

 

Wie Sie trotz schwammiger Anforderungen erfolgreich starten Nebenbei-Projekte als Chance begreifen

Ihr Vorgesetzter tritt mit einer wichtigen Zusatzaufgabe an Sie heran. Sie gehen dieses Nebenbei-Projekt voller Motivation an, stellen aber fest, dass u.a. Ziele und Vorgehen nicht konkret definiert sind. Nutzen Sie diese vagen Voraussetzungen zu Ihrem Vorteil und machen durch proaktive Annahmen deutlich, was in Ihnen steckt. Peter Kobriger zeigt Ihnen, wie der optimale Start ins Abenteuer Nebenbei-Projekt gelingt.

 

Irgendwann passiert es. Der Chef, Vorstand, Abteilungsleiter oder eine weitere Person in Form eines Vorgesetzten tritt an Sie heran und weiht Sie in ein neues Vorhaben ein. Sie sollen eine ganz wichtige Rolle bei der Umsetzung spielen. Das kann die Einführung eines Helpdesks sein, die Entwicklung und Einführung eines neuen Prozesses, die Übernahme und Klärung der Budgetplanung, der Aufbau einer Wissensdatenbank, das ISO-Audit oder ein anderes äußerst wichtiges Thema.

Sie fühlen sich geschmeichelt, da Sie scheinbar als besonders qualifiziert wahrgenommen wurden. Vielleicht sehen Sie es auch als Karrieresprungbrett. In jedem Fall stürzen Sie sich ins Vergnügen, um festzustellen: Es gibt weder konkrete Inhalte noch zusätzlichen Ressourcen und kein Budget. Die Erwartungshaltung Ihres Auftraggebers ist selbstverständlich, dass Sie das ganz oder zum großen Teil parallel zu Ihren sonstigen Aufgaben erledigen. Einfach nebenbei. Für einen Projektleiter mit Ihrem Hintergrund alles kein Problem oder?

Zusatzaufgaben neben dem Tagesgeschäft – ablehnen oder annehmen?

Wie gehen Sie jetzt vor? Gemäß Projektmanagement-Literatur und Methodik nach PMI oder GPM gibt es jetzt gute Gründe zu sagen: “Das Projekt kann nicht starten! Essentielle Informationen stehen nicht zur Verfügung, um den Projektrahmen abzustecken sowie Aufwand und notwendige Ressourcen zu bestimmen. Das Projektdreieck ist eine Wolke.”

Auf der anderen Seite gibt es auch genügend Gründe loszulegen. Verrückt? Sehen wir uns doch das Nebenbei-Projekt genauer an: Es wird kein Produkt für den Weltmarkt vorbereitet, das in einem bestimmten Markteintrittsfenster zur Verfügung stehen muss. Es handelt sich bei Nebenbei-Projekten um zumeist interne Projekte mit überschaubaren Kosten. Natürlich steht immer Ihr guter Ruf mit auf dem Spiel und Arbeit macht es ohnehin. Aber es kann in allen Fällen Ihre Karriere beflügeln.

Bei einem Nebenbei-Projekt handelt es sich um ein großes Abenteuer, das deshalb gut vorbereitet sein will. Der Startphase fällt besondere Bedeutung zu, da hier die Weichen für die weitere Durchführung gestellt werden.

Der Start vor dem Start: Die eigene Einstellung finden

Ein Sportler ist vor einem Wettkampf in sich gekehrt und äußerst konzentriert. Er geht die Abläufe mental durch und spult entscheidende Schlüsselszenen vor seinem geistigen Auge ab. Danach ist er vorbereitet und motiviert für den Wettkampf. Auch Sie müssen die richtige Einstellung zu Ihrem Projekt finden. Sind Sie innerlich bereit, sich auf das Abenteuer Nebenbei-Projekt einzulassen?

Nebenbei-Projekte sind geprägt durch:

  • grobe Anforderungen, die nicht weiter detailliert sind
  • unkonkrete Budgetvorstellungen
  • vage zeitliche Ziele
  • unkonventionelle Prozesse
  • Zeitnot aller Beteiligten und Ressourcen-Engpässe

Das bedeutet für Sie, dass Sie in der Lage sein müssen, mit diesen Voraussetzungen umzugehen. In einem meiner Nebenbei-Projekte hatte ich als Input nicht mehr als zwei ausgedruckte Foliensätze und einen Namen: "Sichtbarkeit der eigenen Leistungen erhöhen (nach innen und nach außen)". Der Auftrag: siehe Projektname. Mehr gab es nicht.

Nehmen Sie hier nun die Perspektive Ihres Auftraggebers ein. In aller Regel werden Sie so besser verstehen, warum Ihr Input so aussieht, wie gerade beschrieben. Wahrscheinlich weiß Ihr Auftraggeber selbst nicht mehr bzw. hat selbst nicht die Zeit, mehr ins Detail zu gehen. Helfen Sie also Ihrem Sponsor und managen Sie das Projekt nicht nur, sondern übernehmen Sie die Führung der Umsetzung.

In die Lage des Auftraggebers versetzt ergaben sich in meinem Nebenbei-Projekt die eigentlichen Ziele: Aufmerksamkeit erzeugen und die Bindung der Kunden ans Unternehmen steigern. In diese Richtung musste also die Umsetzung gehen.

Nebenbei-Projekte aktiv angehen

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Olaf
Engelbert
Ein wirklich interessanter Bericht über einen Thema welches durch aus oft in der Realität eintrifft. Nicht selten wird man mit solchen Aufgaben gefordert. Ich sehe den Ansatz "Triff Entscheidungen, zeige Möglichkeiten..." als sehr wichtig und richtig an. Aus meiner Sicht sollte sich der Geforderte jedoch auch im Vorfeld Gedanken machen, ob die Organisation überhaupt Entscheidungen vertragen kann. Soll heißen, kann der "schwammige" Auftraggeber überhaupt mit Entscheidungen leben, welche entgegen seiner Erwartungen laufen. Leider habe ich auch schon erlebt, dass genau solche schwammigen Aufgaben auch mal gestellt werden, weil der Anforderer sich gar nicht vorstellen kann, dass die Lösung auch nur ansatzweise von seinem gedachten Lösungsweg abweichen kann (darf?). Also bei der Stakeholder Analyse diesen Punkt nie vernachlässigen.