PM-smart – PM-Software mit "IPMA-Ausrichtung"

Eine prozessorientierte Benutzerführung mit klarer Ausrichtung am IPMA-Standard ist eines der Hauptmerkmale der Projektmanagement-Software PM-smart. Bemerkenswert ist u.a. der interaktive, grafische Projektstrukturplan, der sich auch als zentrales Werkzeug für die Projektplanung anbietet. Als Komplettlösung bietet PM-smart sowohl Funktionen für das operative Einzelprojektmanagement als auch für grundlegende Aufgaben des Multiprojektmanagements. Alexander Kerl und Dr. Mey Mark Meyer stellen die wichtigsten Merkmale vor.

Mit PM-smart setzt der österreichische Hersteller EVOLOSO einen besonderen Schwerpunkt: Das Produkt richtet seine Funktionen klar an den anerkannten Standard-Methoden der IPMA aus und unterstützt diese umfassend. Dadurch bietet die Software auch Funktionen, die bei PM-Software sonst eher selten zu finden sind, wie etwa einen interaktiven, grafischen Projektstrukturplan und eine Projektumfeldanalyse. Mit diesem Ansatz konnte der Hersteller bislang bereits etliche mittlere und große Unternehmen in Österreich überzeugen, darunter das Stahlunternehmen voestalpine und den Automobilzulieferer Magna Steyr. Nun nimmt EVOLOSO Kurs auf den deutschen Markt.

Einstieg mit der Prozess-Übersicht

Direkt nach dem Programmstart begrüßt EVOLOSO den Benutzer mit einer Prozess-Übersicht, die alle von der Software unterstützten Prozesse des Einzel- und Multiprojektmanagements zusammenfasst (Bild 1). Welche Prozesse jeweils verfügbar sind, kann dabei von Typ und Komplexität des Projekts abhängig gemacht werden. Nicht benötigte Prozesse blendet das Tool dann in der Übersicht aus. Diese Prozessstrukturierung führt den Anwender intuitiv durch den Projektmanagementprozess. Den jeweils zugehörigen Aufgabenbereich öffnet er durch einen Klick auf das entsprechende Prozesssymbol. Ganz zu Beginn des Prozesses steht beispielsweise der Projektauftrag, für den PM-smart im Multiprojekt-Abschnitt einen gleichnamigen Prozessschritt bereithält.

Bild 1: PM-smart gruppiert die angebotenen Funktionen nach Prozessen.
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Am unteren Rand des Programmfensters sind Icons für häufig genutzte und prozessübergreifende Funktionen angeordnet, z.B. um auf die Aufgabenliste zuzugreifen, den Projekt-Explorer für das Dokumentenmanagement zu starten oder eine E-Mail zu erstellen. Das gewünschte Projekt, mit dem er arbeiten möchte, wählt der Anwender aus der Projektliste am linken Rand aus.

Es fällt leicht, sich in der klar strukturierten Benutzeroberfläche zurechtzufinden, auch wenn diese – entgegen dem Trend zu einem eher ruhigen, flachen Design – mitunter etwas bunt wirkt. Im kommenden Release soll der Anwender jedoch die Möglichkeit erhalten, die Oberfläche und die Farbgestaltung nach eigenen Wünschen zu beeinflussen.

Klare Vorgaben mit dem Projektauftrag

Ein Projekt benötigt eine klare Zielsetzung. In PM-smart ist daher der Projektauftrag der erste Prozessschritt in der Multiprojektsicht (Bild 1, oben). Hinter der Funktion verbirgt sich ein Formular, das zur Dokumentation der Projekt-Ziele und Erfolgsfaktoren, des Business Case, des Projektteams sowie weiterer wichtiger Eckdaten des zu liefernden Projekt-Ergebnisses dient. Die Funktion ist einfach gehalten, PM-smart stellt mehrere Karteireiter mit Textfeldern, Listen und Tabellen zur Verfügung, um die Informationen festzuhalten. Welche Informationen genau für den Projektauftrag erforderlich sind, lässt sich individuell anpassen.

Ist der Projektauftrag fertig ausgearbeitet, kann ihn der Anwender zur Freigabe einreichen. Der Projektauftraggeber erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Link zu einer Webseite des PM-smart-Servers, auf der er den Projektauftrag als PDF direkt im Browser öffnen kann, ohne sich am System anmelden zu müssen. Außerdem kann er dort Kommentare zum Antrag eingeben und ihm – falls gewünscht, mit einem Klick auf „Freigeben“ zustimmen. Eine PM-smart-Lizenz ist dafür nicht erforderlich, sodass auch externe Partner oder Anwender aus anderen Geschäftsbereichen leicht in die Bewertung von Projektaufträgen eingebunden werden können.

Projektumfeldanalyse und Projektorganisation

Die Projektumfeldanalyse ist eine Funktion, die in anderen Softwarelösungen nur selten zu finden ist. Sie kann mit PM-smart in Form einer Mindmap erstellt werden (Bild 2). In dieser werden die diversen Stakeholder des Projekts und weitere Elemente des Projektumfelds als Zweige eingetragen und nach Bedarf gruppiert. Icons illustrieren die Bewertung und signalisieren beispielsweise drohende Konflikte.

Bis hierhin unterscheidet sich die Projektumfeld-Analyse nicht von einer gewöhnlichen Mindmap. Weil sie aber in die Software integriert ist, können nicht nur Beschreibungstexte zu den einzelnen Umfeldaspekten aufgenommen werden, sondern es lassen sich auch Maßnahmen mit ihnen verbinden. Wird beispielsweise der Aspekt "Projektöffentlichkeitsarbeit" als kritisch bewertet, kann dazu gleich die Maßnahme "Informationstermin mit den Key Usern vereinbaren" angelegt und einem Mitarbeiter zugewiesen werden.

Projektvorlagen können bereits eine komplette Umfeldanalyse enthalten, sodass den Anwendern auf diese Weise auch Stakeholder-Checklisten zur Verfügung gestellt werden können.

Bild 2: PM-smart verknüpft die Projektumfeldanalyse mit den Projektaufgaben.
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Ein weiteres Beispiel für die grafische Informationsaufbereitung in PM Smart ist das Organigramm der Projektorganisation (Bild 3). In dieses Gruppen-Organigramm lassen sich nicht nur namentlich genannte Mitarbeiter eintragen, sondern auch Rollen bzw. Skills. Dies erleichtert die Planung, wenn bei Projektbeginn z.B. noch nicht klar ist, wer genau später am Projekt mitwirken wird oder wenn das Organigramm zunächst nur den generellen Bedarf an Fachkompetenz im Projekt dokumentieren soll.

Bild 3: In das Organigramm der Projektorganisation können außer namentlich benannten auch generische Ressourcen eingetragen werden.
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Projektplanung im Projektstrukturplan

Angesichts des Anspruchs, IPMA-Methoden möglichst umfassend zu unterstützen, ist es nicht verwunderlich, dass PM-smart auch einen grafischen Projektstrukturplan an Bord hat. Statt das Projekt durch Einrückung in der Balkenplan-Darstellung strukturieren zu müssen (was möglich ist), können Anwender den Projektstrukturplan auch grafisch im Stil eines Organigramms entwickeln (Bild 4).

Im Projektstrukturplan lassen sich sowohl einzelne Struktur- oder Arbeitspaketelemente des Strukturbaums als auch ganze Zweige mit der Maus verschieben und kopieren. So können z.B. Projektvorlagen schnell um projektspezifische Besonderheiten ergänzt werden. Auch der Bearbeitungsstatus eines Elements, etwa eines Arbeitspakets, ist schnell aktualisiert: Dazu wird das Symbol für den entsprechenden Status einfach aus der Liste am linken Fensterrand auf das entsprechende Element im Projektstrukturplan gezogen. Auf gleiche Weise werden den Arbeitspaketen auch die verantwortlichen Mitarbeiter zugewiesen.

Durch einen Doppelklick auf eines der Elemente öffnet sich die entsprechende Arbeitspaket- oder Vorgangsbeschreibung. Hier können u.a. die Kosten- und Aufwandswerte eingegeben und bearbeitet werden. Somit kann der Anwender die Planungsdaten direkt im Projektstrukturplan bearbeiten.

Bild 4: Gerade bei größeren Projekten gibt die klare Darstellung des Projektstrukturplans einen guten Überblick über die inhaltlichen Zusammenhänge im Projekt.
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Welche Informationen PM-smart im Projektstrukturplan bei den einzelnen Elementen anzeigt, lässt sich ebenfalls einstellen, z.B. wenn zusätzlich zu den Terminen auch die Kosteninformationen eingeblendet werden sollen. Steht der Mauszeiger etwas länger über einem Element, öffnet sich ein Pop-Up-Fenster mit den vollständigen Detailinformationen dieses Elements.

Dank all dieser Funktionen eignet sich der Strukturplan nicht nur dazu, ein Projekt in der Anfangsphase zu strukturieren, sondern er ist auch für die laufende Planung und als Berichtswerkzeug nützlich, weil er einen schnellen Überblick über den Projektstand gibt. Lediglich für die Ablaufplanung wird das Balkendiagramm benötigt, das die üblichen, per Maus bedienbaren Planungsfunktionen bietet.

Gesamtterminplan mit integrierten Subplänen

Aus dem Terminplan des Gesamtprojekts können leicht Detailterminpläne, z.B. für Teilprojekte oder Arbeitspakete, erstellt werden (Bild 5). Der Terminplan bleibt so auch bei größeren Projekten übersichtlich, während die Arbeitspaketverantwortlichen ihre Aufgaben mit individueller Detailtiefe planen und steuern können. Auf eventuelle Abweichungen zwischen der Detailplanung und der Gesamtplanung – z.B. weil der Detailplan ein späteres Ende für ein Arbeitspaket vorsieht, als der Projektplan vorgibt – weist PM-smart hin, indem es die problematischen Termine und Balken im Gantt-Diagramm farbig hervorhebt.

Bild 5: PM-smart erlaubt das Arbeiten mit Gesamtterminplan und integrierten Subplänen.
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Durch die Detailpläne können Arbeitspakete delegiert und genauer geplant werden, ohne dass dies die Übersichtlichkeit im Projektplan schmälert. Dem Prinzip, im Projektmanagement auf Delegation und klare Rollenverantwortlichkeiten zu setzen, kommt das entgegen. Im Tagesgeschäft sind auch die Checklisten hilfreich, die z.B. an Meilensteine gehängt werden können, um z.B. Prüfpunkte zu dokumentieren.

Die Ressourcenplanung kann PM-smart als Anfrage-Zusage-Planung abbilden: In den Projekten geplante Ressourcenbedarfe werden dazu als Anfrage an die Ressourcenmanager gesendet. Diese analysieren die erhaltenen Anfragen für ihr gesamtes Team und weisen den Projekten entsprechende Ressourcen zu. Zu diesem Zweck nutzen sie die Ansichten zur Kapazitätsanalyse, die nicht nur einzelne Projekte zeigen, sondern auch die Multiprojekt-Perspektive ganzer Teams. Während Ressourcenmanager die Kapazitäts-Analyse verwenden, um zu ermitteln, wie sie Anfragen aus den Projekten am besten mit Teammitgliedern besetzen, analysieren Projektleiter mittels dieser Funktion, wie die eigene Projektplanung zu den erhaltenen Ressourcenzusagen passt. Mit den Funktionen für die Kostenplanung können die Kosten der eingeplanten Ressourcen mit getrennte Kostensätzen je nach Skill geplant und erfasst werden sowie zusätzlich Werte für bis zu vier weitere Hauptkostenarten.

Projekthandbuch mit aktuellen Planungsinformationen

Eine besondere Fähigkeit der Software ist es, begleitend Projekthandbücher mit unterschiedlichen empfängerorientierten Inhalten online verfügbar zu machen und als PDF zu erstellen. In einem solchen Handbuch werden alle aktuellen Planungsinformationen zusammengeführt. Egal, ob die Terminplanung aktualisiert oder das Organigramm überarbeitet wird – alle Informationen stehen anschließend im Projekthandbuch zur Verfügung. Wer die diversen Module der Software also gewissenhaft pflegt, erhält automatisch eine aktuelle Projektdokumentation nach einem einheitlichen Standard.

Auch mit sonstigen Dokumenten weiß PM-smart umzugehen. Für Projektdokumente bietet die Software eine Dokumentenablage, den sogenannten Projekt-Explorer. Mit der Maus können E-Mails und Dateien direkt in den Projektordner gezogen werden, wo sie dann allen Anwendern mit entsprechender Berechtigung zur Verfügung stehen.

Auswertungen für das Multiprojektmanagement

Die Koordination der einzelnen Projekte in der Organisation erfolgt im Bereich "Multiprojektmanagement". Dort findet der Anwender eine Projektübersicht (Bild 6), die auch die frei definierbaren Bewertungskriterien für die Projekte auflistet. Bewertungskriterien können z.B. das Maß der Ausrichtung auf die strategischen Ziele oder der erreichte Deckungsbeitrag sein. Inwieweit ein Kriterium erfüllt ist, wird z.B. durch einen Wert zwischen eins und zehn angegeben. Zusammen mit dem jeweiligen Wert für die Gewichtung errechnet sich schließlich die Gesamtbewertungszahl eines Projekts. Das Verfahren ist leicht verständlich, sprechende Antworten je nach Kriterium würden die Funktion allerdings noch abrunden. So könnte z.B. die Frage nach dem Nutzen eines Projekts für die Prozessverbesserung im Unternehmen mit "Geringe Verbesserung an einem Schlüsselprozess" beantwortet werden, statt mit dem Wert "7".

Bild 6: Die Projektübersicht gibt Auskunft über die wichtigsten Projekteigenschaften und kann auch dazu verwendet werden, Projekte zu Portfolios zusammenzufassen.
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Für Auswertungszwecke können in PM-smart nicht nur einzelne Projekte, sondern auch Portfolios betrachtet werden. Um Projekte einem Portfolio zuzuordnen, wählt der Anwender zunächst das Portfolio im Spaltenkopf der Projektübersicht aus, anschließend setzt er in der Spalte ein Häkchen für alle Projekte, die in das Portfolio aufgenommen werden sollen. Wo die Übersichtsliste trotz vielseitiger Formatierungshilfen – z.B. farbige Markierungen für ausstehende Freigaben – nicht ausreicht, lassen sich auch klassische Bubble-Charts nutzen, um mehrere Projekteigenschaften für ein komplettes Portfolio auszuwerten. Mit dem Berichtsdesigner erstellen Administratoren und fortgeschrittene Anwender zudem eigene Auswertungen und passen bestehende Auswertungen wie z.B. den Projektfortschrittsbericht an.

Web-Portal für Team-Mitglieder

Projektmitarbeiter benötigen in der Regel keine umfangreichen Planungsfunktionen. Stattdessen konzentrieren sie sich auf die Umsetzung der Projektaktivitäten und berichten über deren Fortschritt. Mit dem webbasierten Mitarbeiterportal können die Projektmitarbeiter ihre aktuellen Projektaufgaben einsehen und geleistete Projektarbeitszeiten erfassen. Auch Funktionen zur Organisation von Kleinaufgaben (To-Dos) und Funktionen für die Planung und Dokumentation von Projektbesprechungen stehen den Nutzern dort zur Verfügung. Um zu erfahren, welche Aufgaben im Projekt zusätzlich zu den eigenen anstehen, bietet sich das Projektmanagement-Handbuch an, das ja stets alle Planungen zusammenführt.

Systemvoraussetzungen

PM-smart läuft unter Windows und benötigt MS SQL als zentralen Datenbank-Server. Für Projektbeteiligte, die lediglich das Mitarbeiter-Portal nutzen, ist keine Installation erforderlich, sie nutzen einen der gängigen Webbrowser. Kosteninformationen lassen sich über Schnittstellen mit anderen Programmen austauschen. Es existieren Referenzinstallationen mit Schnittstellen zu SAP und Microsoft Dynamics.

Lizenzbedingungen

Die Module Einzel- und Multiprojektmanagement werden in einer Basislizenz gemeinsam angeboten. Alle anderen Module werden gesondert lizenziert. Hinzu kommt eine Basislizenz für die Projektdatenbank. Wer ein zweites System rein zu Trainingszwecken installieren will, kann dies kostenfrei tun. Die weiteren Lizenzkosten richten sich nach der Anzahl der gleichzeitigen Benutzer (Concurrent User). Für das Projektmitarbeiterportal werden namentliche Lizenzen je Anwender benötigt. Für kleinere Installationen mit fünf bis acht Anwendern bietet Evoloso eine Einstiegsvariante (Small Business Edition) mit einmaligen Lizenzkosten von 9.500 Euro an.

Fazit

PM-smart positioniert sich als Komplettlösung nach IPMA-Standard. Tatsächlich unterstützt die Software viele Methoden, die in anderen Tools nur am Rande oder gar nicht berücksichtigt werden, wie z.B. Stakeholder-Analysen, Projektorganigramme und die weitreichende Unterstützung für Unterteilung von Projekten in eigenverantwortlich gesteuerte Arbeitspakete. Vor allem aber ist der grafische Projektstrukturplan bemerkenswert, der in anderen Lösungen oft gänzlich fehlt: Er eignet sich nicht nur, um die Projektstruktur zu visualisieren, sondern bietet sich als zentrales Werkzeug für die Projektplanung an.

Die Bedienung mit dem Einstieg über das Prozessmodell wirkt intuitiv, die (vergleichsweise bunten) Oberflächen sind stets nachvollziehbar strukturiert. Im Multiprojektmanagement bietet PM-smart vor allem Auswertungs- und Übersichtsfunktionen, mit denen Anwender auch bei vielen Projekten und mehreren Teilportfolios den Überblick behalten. Funktionen zur Portfolio-Zuordnung, zum Erstellen von Projektaufträgen sowie das einfach gehaltene Scoring helfen bei einigen grundlegenden Aufgaben im aktiven Portfoliomanagement.

Eine Stärke von PM-smart sind die Funktionen für das operative Einzelprojektmanagement. Die Möglichkeit, einen grob strukturierten Hauptterminplan mittels integrierter Subterminpläne zu verfeinern, erleichtert den schnellen Einstieg. Gleichzeitig bleibt der Hauptterminplan stets übersichtlich. Die Kleinaufgabenliste ("To-Dos"), Besprechungsfunktionen und das Dokumentenmanagement unterstützen den Anwendern bei der alltäglichen Projektarbeit. Zwar gibt die IPMA kein Standard-Prozessmodell für Projekte vor, etliche der Methoden für das Projektmanagement einzelner Projekte, die sich in anderen Lösungen so nicht finden, deckt die Software allerdings vorbildlich ab.

Kontakt

EVOLOSO Organisationssoftware & Consulting GmbH, Österreich, 8020 Graz; Eggenberger Allee 49, Tel. +43 (0) 316 584779, Fax: +43 (0) 316 58 47 79–205, Mail: sales@evoloso.at, www.evoloso.com

Vertrieb und Abwicklung für Deutschland:
B.E.E. Advanced, 84028 Landshut, Tel. +49 (0) 871‑40471816, Mail: sales@pm‑smart.de

PM-smart® ist eingetragener Markennamen der EVOLOSO Organisationssoftware & Consulting GmbH, Österreich

 
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