Professionell reagieren in Ausnahmesituationen - Regeln für den Regelbruch

Das Projektmanagement gibt Regeln vor, mit deren Hilfe sich Projekte geordnet und somit effizienter durchführen lassen. Manche Projekte aber müssen schneller abgeschlossen werden, als dies aufgrund der Regeln möglich ist – zum Beispiel weil davon die Erschließung eines wichtigen Marktes abhängt oder gar die Existenz des Unternehmens. In diesen Fällen muss man die Regeln brechen. Wichtig ist aber, dass man dabei überlegt vorgeht. Stephan Hock und Anette Gerboth erklären, in welchen Situationen man im Projektmanagement Regeln brechen darf, welche Arten von Regelbrüchen es gibt, wer über den Regelbruch entscheidet und wie man sicherstellt, dass ein Regelbruch nicht zur Aufweichung des gesamten Regelsystems führt.

 

Professionell reagieren in Ausnahmesituationen - Regeln für den Regelbruch

Das Projektmanagement gibt Regeln vor, mit deren Hilfe sich Projekte geordnet und somit effizienter durchführen lassen. Manche Projekte aber müssen schneller abgeschlossen werden, als dies aufgrund der Regeln möglich ist – zum Beispiel weil davon die Erschließung eines wichtigen Marktes abhängt oder gar die Existenz des Unternehmens. In diesen Fällen muss man die Regeln brechen. Wichtig ist aber, dass man dabei überlegt vorgeht. Stephan Hock und Anette Gerboth erklären, in welchen Situationen man im Projektmanagement Regeln brechen darf, welche Arten von Regelbrüchen es gibt, wer über den Regelbruch entscheidet und wie man sicherstellt, dass ein Regelbruch nicht zur Aufweichung des gesamten Regelsystems führt.

 

Unternehmen, die ihre Projekte nach Lust und Laune durchführen, werden mit großer Wahrscheinlichkeit nicht lange überleben. Das Projektmanagement gibt deshalb Regeln vor, mit deren Hilfe sich Projekte geordnet und somit effizienter abwickeln lassen. In bestimmten Fällen allerdings ist es sinnvoll oder sogar notwendig, die Regeln zu brechen und Projekte außerhalb der Prozess- bzw. Projektdurchführungsvorschriften abzuwickeln. Im Folgenden erfahren Sie, in welchen Situationen man im Projektmanagement Regeln brechen darf, welche Arten von Regelbrüchen es gibt, wer über den Regelbruch entscheiden muss und wie man sicherstellt, dass ein Regelbruch nicht zur Aufweichung des gesamten Regelsystems führt.

Regeln: Meist sinnvoll, manchmal hinderlich

Speziell mittelgroße und große Organisationen mit hoher Projektdichte haben standardisierte, unternehmensspezifische Projektdurchführungsvorschriften etabliert. So soll gewährleistet werden, dass die QualitätQualitätQualität ist der zentrale Begriff des Qualitätsmanagements und wird dort äußerst differenziert diskutiert. Für die Praxis im Projektmanagement ist es wichtig zu verstehen, dass "Qualität" durch vier Aspekte beschrieben ist: Die Einheit (engl.: entity), d.h. der Gegenstand der Betrachtung Die konkrete Beschaffenheit der Einheit (engl.: totality of characteristics and their values) Die Anspruchsklasse, nach der die Einheit bewertet wird Die Qualitätsforderung, an der die Beschaffenheit gemessen wird der Projektprodukte gleichbleibend hoch ist und die bereitgestellten Mittel effizient und sinnvoll verwendet werden. Wird beispielsweise der Prototyp einer neuen Handy-Funktion entwickelt, muss u.a. festgelegt sein, wem welche Aufgaben zufallen oder wer für den Kunden der Ansprechpartner ist. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der Regelbetrieb gestört wird oder das Projekt scheitert.

In bestimmten Situationen aber sind Vorschriften hinderlich - zum Beispiel, wenn man ein Projekt schneller durchführen muss, als es unter Einhaltung der Vorschriften möglich wäre. Ein Projekt zur Reduzierung von Herstellungskosten, das aufgrund der Vorschriften erst in einem Jahr abgeschlossen werden kann, bringt keinen Nutzen, wenn die ZeitZeitZeit ist eine der zentralen Steuerungsgrößen des Projektmanagements und bildet neben Kosten und Leistungsumfang im sog. Magischen Dreieck einen der drei Eckpunkte. Mittlerweile sind Qualität, Risiko und Nutzen als weitere Steuerungsgrößen etabliert. Je nach Projektart ist der Faktor Zeit besonders kritisch, z.B. im Veranstaltungsmanagement oder bei Wartungs- und Instandhaltungsprojekten. bis zum Abschluss finanziell nicht überbrückt werden kann. Für Unternehmen ist es (besonders in der aktuellen Wirtschaftskrise) wichtig, schnell und intelligent auf neue Bedingungen zu reagieren. Dazu gehört auch der professionelle Umgang mit Regelbrüchen. Gerade bei Projekten, die unter hohem zeitlichen oder externen Druck stehen, müssen etablierte Anforderungen sowie Prozesse oft angepasst werden.

Beispiel Telekommunikationsanbieter

Ein Telekommunikationsanbieter musste ein Geschäftskundenprodukt zur parallelen Benutzung mehrerer mobiler Endgeräte unter einer Mobilfunknummer umgehend umsetzen. Der größte Konkurrent hatte bereits ein vergleichbares Produkt entwickelt und Marktanteile abgezogen. Um bestehende Kunden zu halten und neue zu gewinnen, musste der Telekommunikationsanbieter so schnell wie möglich nachziehen. Aufgrund der verpflichtenden Projektdurchführungsregeln im Unternehmen war es allerdings unmöglich, das Projekt bis zum Wunschtermin abzuschließen.

Es stand fest, dass notwendige Voraussetzungen für den ProjektstartProjektstartProjektstart ist der Termin, zu dem der Lenkungsausschuss den Beginn des Projekts genehmigt. nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden konnten, beispielsweise Projekt- und Budgetfreigaben, Ausschreibungs- und Bestellabläufe sowie abgestimmte Leistungs- und Angebotspakete. Auch Zeitachsen, Spezifikationen und Ablaufplanungen waren nicht vorhanden und man würde diese im laufenden Projekt on-the-fly erarbeiten müssen.

Dennoch bewilligte das obere Management das Projekt. Dieser EntscheidungEntscheidungEine Entscheidung ist die Auswahl einer von mehreren möglichen Optionen und die verbindliche Anweisung, diese Option umzusetzen. waren eine Bewertung der Ausgangssituation sowie Rücksprachen mit den beteiligten Hauptlieferanten vorausgegangen. Mit der Bewilligung akzeptierte das Management auch die Verletzung etablierter Regeln in den Bereichen Projektportfolio-Management, BudgetierungBudgetierungBudgetierung umfasst alle Aktivitäten im Projekt zum Aufstellen und Anpassen eines Projektbudgets sowie zur Abstimmung mit Auftraggeber , Lenkungsausschuss oder Fördergebern mit dem Ziel, eine Freigabe zu erreichen., Projekt-Controlling, Lieferantensteuerung, interne QualitätssicherungQualitätssicherungQualitätssicherung ist im Rahmen des Qualitätsmanagements die übergeordnete Aufgabe, die Funktionsfähigkeit des Qualitätsmanagementsystems einer Organisationseinheit zu gewährleisten., Inbetriebnahme und Übergabe in den Produkt-Lifecycle. Um das Projekt zum Erfolg zu führen, gab es keine Alternative.

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