Auswertungs-Pannen vermeiden

So sorgen Sie für perfekte Pivot-Berichte in Microsoft-Excel

Wenn der Pivot-Bericht nicht die gewünschte Datenübersicht liefert, sondern mit überraschenden Fehlermeldungen oder ausgegrauten Befehlen nervt, liegt das meist an einer ungeeigneten Datenstruktur oder inkonsistenten Formaten. Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke zeigen, mit welchen Techniken Sie Fehler aufspüren und beheben, um die Basis für perfekte Pivot-Auswertungen zu schaffen.
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Pivot-Tabellen sind ein mächtiges Werkzeug zum Auswerten von Datenbeständen, das aus Excel nicht mehr wegzudenken ist und im Grunde genommen leicht zu bedienen ist. Doch manchmal liefern sie nicht das gewünschte Ergebnis: Es erscheinen merkwürdige Meldungen oder gewohnte Befehle sind nicht verfügbar. Meist hängt das damit zusammen, dass die Datenbasis nicht richtig aufbereitet ist. Denn der Einsatz dieses Werkzeugs setzt zwei Dinge voraus, damit es reibungslos funktioniert: eine passende Struktur des Datenbestands und Daten im richtigen Format. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie Ihre Daten so aufbereiten, dass beim Erstellen von Pivot-Auswertungen nichts mehr schiefläuft.

Einige typische Szenarien, in denen sich Pivot-Tabellen anders verhalten, als erwartet:

• Sie möchten Kosten nach Jahr und Quartal zusammenfassen, doch für die Spalte mit den Datumsangaben steht die Gruppierung nach Jahr, Quartal oder Monat nicht wie gewohnt zur Verfügung.

• Es sollen Durchschnittswerte pro Abteilung ermittelt werden, aber die Mittelwertfunktion ist nicht verfügbar.

• In der Pivot-Tabelle tauchen merkwürde (Leer)-Einträge auf, die erst mühsam weggefiltert werden müssen.

Wie kommt es zu Auswertungs-Pannen?

Verantwortlich für das unerwartete Verhalten von Pivot-Tabellen sind meist folgende Faktoren:

  • ungeeignete Datenstruktur
  • falsches Datenformat
  • Daten sind nicht durchgängig (enthalten Leerspalten und/oder ‑zeilen)

Ungeeignete Datenstruktur

Die

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