Im Verlauf eines Projekts ist es immer wieder nötig, Zahlen zu präsentieren. Meist werden dazu bestehende Tabellen oder Diagramme aus Excel übernommen und auf PowerPoint-Folien übertragen. Doch oft entspricht das Resultat nicht der gewünschten Darstellung: Zahlen erscheinen zu klein oder verzerrt und Diagramme sind manchmal nur teilweise abgebildet. Das Anfertigen der Folien gestaltet sich somit zu einem "Kampf" mit der Software. Deshalb hier einige Tipps für Excel und PowerPoint 98/2000, um diese Arbeiten künftig stressfreier zu erledigen.

Tabellen in Präsentationen

Viele Vortragende sind der Meinung, dass Tabellen in einer Präsentation nichts zu suchen haben. Dem kann man zustimmen. Denn für Vorträge gilt: Zahlen sollten möglichst bildhaft, also in Diagrammform für das Publikum aufbereitet werden. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Meist sind die Zuschauer nicht in der Lage, größere Zahlenkolonnen zu überblicken, zu vergleichen oder sich zu merken (Bild 1).

Dennoch kann es sinnvoll oder erforderlich sein, Tabellen auf Folien zu zeigen. Bereiten Sie für solche Fälle die Tabelle so auf, dass die Zuschauer Ihnen auch wirklich folgen können.

Bild 1: Keine Datenflut auf Vortragsfolien; teilen Sie das Blatt lieber als Handout aus.

Tabellen für die Übergabe an PowerPoint vorbereiten

Wollen Sie Excel-Tabellen für Ihre Vortragsfolien übernehmen, sollten Sie Folgendes vorher bedenken:

• Welche Zahlen aus der vorliegenden Tabelle sind wirklich wichtig?
  Zeigen Sie nur solche Zahlen, die Ihre Botschaft stützen. Blenden Sie dazu Zeilen und Spalten aus, bevor Sie die Tabellendaten nach PowerPoint kopieren.
• Lassen sich Detaildaten zusammenfassen oder übersichtlich gruppieren?
  Komprimieren Sie die Daten, z.B. als Gesamtergebnisse für einzelne Kostenarten oder Projekte, indem Sie in Excel die Details einer Tabelle über die Funktion Daten / Teilergebnisse zusammenfassen (Bilder 2 und 3). Sortieren Sie die Daten zuvor nach den gewünschten Kriterien, z.B. nach Name, Kostenart, Monat, Jahr etc.
• Welche Rahmenlinien sind wirklich notwendig, um das Lesen der Daten innerhalb der Zeilen oder Spalten zu erleichtern?
  Jede überflüssige schwarze Linie in der Tabelle, schränkt den Zugang des Betrachters zum Inhalt ein. Schalten Sie daher die Bildschirm-Gitternetzlinien in Excel aus (Extras / Optionen auf der Registerkarte Ansicht), bevor Sie die Tabelle kopieren. Damit stellen Sie sicher, dass nur solche Rahmenlinien erscheinen, die Sie in Excel über Format / Zellen Registerkarte Rahmen erzeugt haben.
• Ab welcher Schriftgröße kann das Publikum die Zahlen auf der Folie lesen?
  Bevor Sie eine Tabelle mit Hilfe der Zwischenablage nach PowerPoint übertragen, sollten die Daten bereits die richtige Schriftgröße aufweisen. Als Mindestmaß für Zahlen gilt ein Schriftgrad von 16 bis 18 Punkt. Wenn Sie versuchen, die Tabelle in PowerPoint zu skalieren, erhalten Sie häufig unbefriedigende Ergebnisse, weil dabei Zahlen gestaucht oder gestreckt werden.

Bild 2: Das Dialogfeld zum Einfügen von Teilergebnissen in Excel.

Bild 3: Fassen Sie Ihre Detaildaten zu übersichtlichen Tabellen zusammen.

Tabellen durch Hervorhebungen besser erklären

Führen Sie bei umfangreichen Tabellenbereichen in Excel Ihr Publikum Schritt für Schritt durch die Tabelle. Verwenden Sie dafür die Möglichkeiten von PowerPoint, einzelne Zeilen, Spalten oder Daten mittels AutoFormen hervorzuheben.

Bei einer Präsentation, die am Monitor oder per Beamer vom PC aus erfolgt, können Sie die wesentliche Stärke von PowerPoint nutzen: Durch eine entsprechende Animation lassen sich verschiedene Tabellenbereiche nacheinander hervorheben. Die Zuschauer sehen nur soviele Informationen, wie sie tatsächlich aufnehmen können. Damit nur jeweils eine Hervorhebungen erscheint, wählen Sie unter dem Menüpunkt Bildschirmpräsentation / Benutzerdefinierte Animation im Register "Effekte" die Einstellung "Nach Animation" / "mit nächstem Klick ausblenden". Beispiele dazu finden Sie in der Musterdatei 21023_Zahlen.ppt, die Sie zusammen mit diesem Artikel herunterladen können.

Bild 4: Drei Beispiele, wie Sie wichtige Daten für die Zuschauer kennzeichnen.

Diagramme in Präsentationen