Vier praktische Word-Tricks für Projektdokumente

Wenn Sie Projektdokumente in Microsoft Word erstellen oder überarbeiten möchten, können Sie sich mit ein paar einfachen Tricks die Arbeit erleichtern. Marko Zotschew zeigt Ihnen in diesem Tipp vier pragmatische Kniffe, wie Sie u.a. häufig verwendete Bilder oder Grafiken mit der Schnellbaustein-Funktion einfügen oder für den Ausdruck eine Korrekturspalte erzeugen, ohne das Dokument dafür formatieren zu müssen.

Vier praktische Word-Tricks für Projektdokumente

Wenn Sie Projektdokumente in Microsoft Word erstellen oder überarbeiten möchten, können Sie sich mit ein paar einfachen Tricks die Arbeit erleichtern. Marko Zotschew zeigt Ihnen in diesem Tipp vier pragmatische Kniffe, wie Sie u.a. häufig verwendete Bilder oder Grafiken mit der Schnellbaustein-Funktion einfügen oder für den Ausdruck eine Korrekturspalte erzeugen, ohne das Dokument dafür formatieren zu müssen.

Die Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Word sind in Projekten vielfältig. Zum Einsatz kommt Word vor allem bei Berichten, Checklisten oder Spezifikationen. Die Bordmittel von Word sind äußerst umfangreich, allerdings gibt es ein paar simple Kniffe, mit denen sich manche Arbeiten erheblich erleichtern lassen. Dieser Tipp stellt vier einfache Tricks zum Arbeiten mit Word ab der Version 2007 bzw. 2010 vor.

Bilder als Schnellbaustein speichern

Benötigen Sie in Dokumenten häufiger ein bestimmtes Bild, z.B. die drei verschiedenen Ampeln eines Projektstatusberichts oder das Projektlogo, können Sie dieses in Word als Schnellbaustein speichern. Mit dem Schnellbaustein entfällt die Suche nach einem bestimmten Bild in der Ordnerstruktur.

Fügen Sie zunächst das entsprechende Bild ein und formatieren Sie es nach Ihren Vorstellungen. Markieren Sie im Anschluss das Bild, rufen Sie den Befehl Einfügen / Schnellbausteine auf klicken Sie auf "Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern" (Bild 1).

Bild 1: Ein Bild als Schnellbaustein abspeichern.

Geben Sie dem Schnellbaustein jetzt nur noch einen passenden Namen, erstellen Sie auf Wunsch eine neue Kategorie und achten Sie darauf, dass unter "Speichern in" die Datei "Building Blocks" aktiviert ist (Bild 2). Beenden Sie mit OK.

Bild 2: Den Baustein erstellen.

Bilder automatisch aktualisieren lassen

Benötigen Sie in einem Dokument Grafiken oder Bilder, deren Inhalte sich häufig ändern, fügen Sie diese nicht als Kopie, sondern als Verknüpfung zur Grafikdatei ein. Sobald die Grafikdatei aktualisiert wird, lädt das Word-Dokument beim Aufrufen die aktualisierte Datei und zeigt automatisch die neue Grafik an.

Auf diese Weise können Sie z.B. beim Anlegen von Arbeitspaketbeschreibungen in jedem Word-Dokument einen zum jeweiligen Arbeitspaket passenden Ausschnitt des Balkenplans integrieren, welcher z.B. als Grafik aus Microsoft Project exportiert wird. Auch für Prozessbeschreibungen, die als Grafik z.B. in Dokumenten zur Qualitätssicherung hinterlegt sind, kann sich dieses Vorgehen als sinnvoll erweisen.

Öffnen Sie hierfür einfach den Befehl Grafik einfügen und klicken Sie im Zwischenfenster nicht auf "Einfügen", sondern über die Drop-Down-Funktion auf "Mit Datei verknüpfen" (Bild 3). Wichtig: Dieses Vorgehen funktioniert nur, wenn aktualisierte Versionen des Bildes unter dem gleichen Pfad mit dem gleichen Dateinamen abgespeichert werden.

Bild 3: Bild als Verknüpfung einfügen.

Mit dem erneuten Öffnen des Dokuments wird auch das Bild aktualisiert. Wenn Sie während der geöffneten Datei das Bild aktualisieren möchten, gelingt Ihnen dies unter Datei / Informationen und dort auf der rechten Seite mit dem Befehl Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten.

Korrekturspalte einfügen

Eine Korrekturspalte ist hilfreich, wenn Sie z.B. ein Projektdokument auf dem Papier überarbeiten möchten. Um schnell eine solche Korrekturspalte für das gesamte Dokument einzufügen, gibt es einen einfachen Trick: Markieren Sie das erste Wort des Dokuments, klicken Sie auf den Befehl Überprüfen / Neuer Kommentar und fügen Sie als Kommentar z.B. "Korrekturspalte" ein (Bild 4). Darauf erscheint am rechten Rand die Kommentarspalte, die sich auf einem Ausdruck für Korrekturen verwenden lässt.

Bild 4: Eine Korrekturspalte über den Kommentar-Befehl einfügen.

Der Vorteil dieses Vorgehens ist zum einen, dass Sie für die Korrekturspalte das Dokument nicht umformatieren müssen, z.B. über den Befehl Seite einrichten. Wenn Sie die Spalte nicht mehr benötigen, löschen Sie einfach den Kommentar. Zum anderen verändert das Einfügen des Kommentars das Layout und Zeilenumbrüche nicht, sondern verkleinert die gesamte Seite proportional. Dieses Vorgehen eignet sich also auch sehr gut bei fertig gestalteten Texten. Im Projektalltag lässt sich dieses Vorgehen u.a. für die Korrekturläufe längerer Berichte oder von Spezifikationen einsetzen.

Unformatierten Text per Tastenkombinationen einfügen

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