Von der Uni ins Projekt - Überlebenshilfen für Berufsanfänger

Universitätsabsolventen, die ihre erste Stelle antreten, übernehmen häufig gleich ein Projekt. Viele müssen aber schon nach kurzer Zeit feststellen, dass Projekte eine Menge Stress und Ärger einbringen können. Wer sich als Studienabgänger ein wenig auf die Projektarbeit vorbereitet, kann die schlimmsten Anfängerfehler vermeiden und reibt sich nicht völlig im Projekt auf. Klaus D. Tumuscheit stellt in seinem Tipp die wichtigsten Überlebensstrategien für Berufseinsteiger vor.

Von der Uni ins Projekt - Überlebenshilfen für Berufsanfänger

Universitätsabsolventen, die ihre erste Stelle antreten, übernehmen häufig gleich ein Projekt. Viele müssen aber schon nach kurzer Zeit feststellen, dass Projekte eine Menge Stress und Ärger einbringen können. Wer sich als Studienabgänger ein wenig auf die Projektarbeit vorbereitet, kann die schlimmsten Anfängerfehler vermeiden und reibt sich nicht völlig im Projekt auf. Klaus D. Tumuscheit stellt in seinem Tipp die wichtigsten Überlebensstrategien für Berufseinsteiger vor.

Universitätsabsolventen, die ihre erste Stelle antreten, übernehmen häufig gleich ein Projekt. Frisch von der Uni und schon in einem hochwichtigen Projekt - ist das nicht gut? Nein, das ist meist ausgesprochen schlecht. Personaler und Vorgesetzte in spe machen den Studienabgängern die Projektarbeit gerne als "ideales Karrieresprungbrett" schmackhaft. Der Berufsanfänger muss aber oft schon nach den ersten Arbeitstagen feststellen, dass sie in der Hauptsache nur eine Menge Stress und Ärger bedeutet.

Viele Berufsanfänger und Young Potentials reiben sich in der Projektarbeit auf. Das muss nicht sein. Wenn man sich als Studienabgänger ein wenig auf die Projektarbeit vorbereitet, kann man die schlimmsten Anfängerfehler vermeiden und sich viel Ärger ersparen. Im Folgenden werden die zwei wichtigsten Projektfallen und Überlebensstrategien vorgestellt.

Projektfalle 1: Zu hohe Erwartungen an die PM-Kompetenzen im Unternehmen

Die meisten Berufsanfänger gehen davon aus, dass ihr Unternehmen schon eine Vielzahl von Projekten erfolgreich abgewickelt hat und die Mitarbeiter deshalb wissen, wie so etwas geht. Das ist ein Irrtum. Tatsächlich haben viele deutsche Unternehmen große Probleme mit ihrem Projektmanagement, drei Viertel aller Projekte in deutschen Unternehmen scheitern oder werden zu spät oder zu teuer abgeschlossen oder sie erfüllen nicht alle Leistungsanforderungen. Machen Sie sich also darauf gefasst, dass z.B. das Projektbudget hinten und vorne nicht reicht, Sie die versprochenen Spitzenkräfte für Ihr Projektteam am Ende doch nicht erhalten und der vorgesehene Endtermin unmöglich gehalten werden kann.

Nur wenn Sie von Ihrem Projekt und den PM-Kompetenzen Ihres Unternehmens ein realistisches Bild haben, können Sie sich überlegen, wie Sie weiter vorgehen. Rechnen Sie damit, dass Sie Projektmanagement für Ihr neues Unternehmen erst selbst "erfinden" müssen. Sie müssen also z.B. selbst herausfinden

  • wie Sie auf Basis der Auftragsanforderungen einen realistischen Vorgehensplan erstellen,
  • wie Sie Arbeitspakete schnüren, um ein Frühwarnsystem zu erhalten,
  • wie Sie Zuständigkeiten im Projekt regeln, um Konflikten vorzubeugen,
  • welche Entscheidungskompetenz Sie als Projektleiter tatsächlich haben,
  • usw.

Projektfalle 2: Handeln, bevor offene Fragen identifiziert und geklärt sind

Berufsanfänger begehen oft den Fehler, dass sie mit der operativen Arbeit beginnen, sobald sie den Projektauftrag erhalten. Zu diesem Zeitpunkt ist aber oft noch nicht klar, was die Kunden oder Auftraggeber tatsächlich möchten. Kristallisiert sich dies im Lauf des Projekts heraus, kann ein Großteil der Arbeit umsonst und viel Zeit verstrichen sein. In jedem Projekt gibt es sehr viele Unklarheiten und offene Fragen. Versuchen Sie, davon möglichst viele zu identifizieren und im Vorfeld abzuklären. So erhöhen Sie Ihre Chancen, das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Die fünf wichtigsten Projektfragen lauten:

Wer unterstützt mich?

Berufsanfänger sind meist unangenehm überrascht, wenn sie feststellen, dass

  • sie ihr Projekt nicht solo durchziehen können, sondern Dienstleistungen anderer Unternehmensbereiche benötigen und
  • die betreffenden Bereiche oft nicht bereit sind, ihnen diese Unterstützung in dem erforderlichen Umfang zu gewähren.

Jetzt heißt es: Nicht verzweifeln! Sie müssen herausfinden, wie Sie unter den gegeben Umständen trotzdem ans Ziel kommen bzw. inwiefern sich das Ziel den Gegebenheiten anpassen lässt (Flexibilisierung des Projekts). Dafür brauchen Sie eine Verhandlungsbasis.

Erstellen Sie also eine Projekt-Grobplanung, in der Sie festhalten, wie viele Arbeitspakete es in Ihrem Projekt gibt, welche Unternehmensbereiche für deren Umsetzung eingebunden werden müssen und wie viele Personentage jeweils gebraucht werden. Mit diesem Papier gehen Sie zu Ihrem Chef, legen ihm die Probleme und Einschränkungen dar und handeln Lösungen aus. Wenn Sie z.B. für fünf Tage einen Marketing-Mitarbeiter benötigen, Ihnen aber nur drei Tage zugesagt werden, können Sie vorschlagen, die Marketing-Leistung extern einzukaufen, den Marketing-Teil ganz zu streichen oder das Projekt abzuspecken.

Um erfolgreich zu verhandeln, braucht man Verhandlungsstärke - eine Kernkompetenz jedes Managers, die an deutschen Universitäten und Fachhochschulen aber leider nicht gelehrt wird. Für Berufseinsteiger ist es meist sehr lohnend, sich diese Kompetenz möglichst schnell anzueignen, z.B. in Trainings, Coachings und durch Selbststudium.

Wo sitzen die alten Hasen?

Wenn Sie von den Erfahrungen "alter Hasen" lernen, können Sie viele Fehler vermeiden und sich die Arbeit erleichtern. Finden Sie heraus, welche Mitarbeiter bereits ähnliche Projekte geleitet haben und lassen Sie sich bei Ihrer Arbeit helfen, z.B. bei der Grobplanung der benötigten Personenstunden.

Wie komme ich an die alten Hasen ran?

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