Zeit sparen mit intelligenten Word-Formularen

Egal, ob es sich um eine einfache Checkliste, eine Reisekostenabrechnung oder einen Statusbericht handelt – Formulare findet man in der Projektarbeit überall. Einen Beitrag zur effizienten Arbeit leisten sie jedoch nur, wenn sie ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen. Schon einfache, zentral verwaltete Formulare erfüllen diese Anforderung. "Intelligente" Formulare nehmen dem Team zusätzlich Hand- bzw. Rechenarbeit ab. Tanja Kuhn führt Sie in diesem Beitrag Schritt für Schritt durch die Erstellung eines Projektauftrag-Formulars in Microsoft Word. Sie erfahren außerdem, wie sich bestimmte Funktionen durch einfache VBA-Routinen vereinfachen und automatisieren lassen.

 

Zeit sparen mit intelligenten Word-Formularen

Egal, ob es sich um eine einfache Checkliste, eine Reisekostenabrechnung oder einen Statusbericht handelt – Formulare findet man in der Projektarbeit überall. Einen Beitrag zur effizienten Arbeit leisten sie jedoch nur, wenn sie ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen. Schon einfache, zentral verwaltete Formulare erfüllen diese Anforderung. "Intelligente" Formulare nehmen dem Team zusätzlich Hand- bzw. Rechenarbeit ab. Tanja Kuhn führt Sie in diesem Beitrag Schritt für Schritt durch die Erstellung eines Projektauftrag-Formulars in Microsoft Word. Sie erfahren außerdem, wie sich bestimmte Funktionen durch einfache VBA-Routinen vereinfachen und automatisieren lassen.

 

Es ist ein Horrorszenario für jeden Projektmanager: Jeder schustert seine eigenen, handgestrickten Dokumentvorlagen zusammen. Aufbau und Inhalt weichen voneinander ab, Projekt- und Versionsnummern tauchen doppelt auf, Mitarbeiter arbeiten mit falschen Unterlagen weiter. Durcheinander, Doppelarbeit, und Suchaktionen bestimmen den Alltag.

Schon einfache Formulare, Vorlagen und Textkonserven können für Einheitlichkeit, Übersicht, Effizienz und Wirtschaftlichkeit sorgen. Ein zentrales Management gewährleistet, dass alle Mitarbeiter per Mausklick auf die aktuellste Blanko-Version zugreifen können. "Intelligente" Formulare nehmen dem Team Hand- bzw. Rechenarbeit ab. Greift das Team konsequent auf einmal erstellte Formulare zurück, bleibt mehr Zeit für die inhaltliche Projektarbeit - und Zeit ist ein entscheidender Kostenfaktor.

Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, wie Sie ein Formular in Word (ab Version 97) erstellen. Sie erfahren dabei auch, wie Sie bestimmte Funktionen mittels VBA-Routinen automatisieren und vereinfachen können. Das Layout des fertigen Formulars lässt sich durch den Benutzer nicht mehr verändern. So ist sichergestellt, dass die CI (Corporate Identity) des Unternehmens gewahrt bleibt. Da das Formular als Vorlage gespeichert wird, greifen alle Benutzer in einem Netzwerk über das Menü Datei / Neu in Microsoft Word immer auf die aktuellste Version zu.

Ein Beispielformular finden Sie in der Datei "08034-Auftrag.dot", die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können.

Aufbau eines Formulars am Beispiel Projektauftrag

Wenn Sie ein übersichtliches und optisch ansprechendes Formularlayout erstellen möchten, dann arbeiten Sie am besten mit Tabellen. Auch in Tabellenzellen können Formularfelder eingefügt und somit effizient und ordentlich ausrichtet werden.

Bild 1: Das Formular wird als Tabelle erstellt.

Um möglichst bequem arbeiten zu können, blenden Sie am besten die Symbolleiste mit der Bezeichnung "Formular" ein (Menü Ansicht / Symbolleisten). Sie enthält alle wichtigen Befehle für die Entwicklung von Formularen (Bild 2).

Bild 2: Symbolleiste "Formular".

Vorlage erstellen und speichern

Wenn Sie eine Vorlage erstellen wollen, gehen Sie am besten so vor:

  • Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument. Fügen Sie eine Tabelle mit drei Spalten und 14 Zeilen ein (Symbol 6).
  • Aktivieren Sie die Symbolleiste "Tabellen und Rahmen" (Symbol 5). Markieren Sie die ersten beiden Zellen der eingefügten Tabelle und verbinden Sie diese mit dem Symbol "Zellen verbinden".
  • Erstellen Sie nun gemäß Bild 1 das Projektformular, indem Sie die entsprechenden Zellen markieren, verbinden und mit dem Text ergänzen.
  • Wenn das Layout des Formulars definiert ist, speichern Sie das Dokument als Vorlage. Wählen Sie dazu den Menübefehl Datei / Speichern unter... und stellen Sie im geöffneten Dialog beim Dateityp "Dokumentvorlage" (*.dot) ein. Word wechselt dadurch automatisch zu Ihrem Standard-Vorlagenordner. Geben Sie der Datei einen Namen, beispielsweise "Formular Projektauftrag". Die Vorlage wird nun in Ihrem persönlichen Vorlagenordner gespeichert. Später, wenn das Formular fertig ausgearbeitet ist, können Sie es von dort in ein Laufwerk auf dem Server kopieren, damit alle Mitarbeiter Zugriff haben.

Die Vorarbeit ist damit abgeschlossen und Sie können beginnen, die Formularfelder zu setzen. Haben Sie bereits bestehende Dokumente und wollen Sie diese in eine elektronische Formular-Vorlage umwandeln, genügt es, den letzten beschriebenen Punkt durchzuführen.

Sie können verhindern, dass in Tabellen Zellen respektive Zeilen unbestimmt hoch werden können. Setzen Sie dafür im Menü Tabelle / Tabelleneigenschaften die Höhe der Zeilen auf "Genau".

Formularfelder und ihre Funktionen

Für Word-Formulare stehen drei verschiedene Feldarten zur Verfügung: Textformularfelder, Kontrollkästchen-Formularfelder und Dropdown-Formularfelder.

Textformularfelder

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