Ressourcen sinnvoll planen – Überlastung vermeiden

Bei der Planung von Mitarbeiterkapazitäten kommt es häufig zu Ressourcenkonflikten. Es besteht dabei die Gefahr, dass ein Mitarbeiter überlastet wird. Die Geschäftsführung will jedoch, dass die Ressourcen in den Projekten möglichst optimal ausgelastet werden. Uwe Keller erläutert, wie Projektleiter und Ressourcenmanager in drei Schritten ein Kapazitätsmanagement durchführen können und wie sie vorgehen, damit die Kapazitätsplanung ausgeglichen ist. Außerdem zeigt er, wie die Unternehmensführung langfristige Ressourcenengpässe vermeiden kann.

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Ressourcen sinnvoll planen – Überlastung vermeiden

Bei der Planung von Mitarbeiterkapazitäten kommt es häufig zu Ressourcenkonflikten. Es besteht dabei die Gefahr, dass ein Mitarbeiter überlastet wird. Die Geschäftsführung will jedoch, dass die Ressourcen in den Projekten möglichst optimal ausgelastet werden. Uwe Keller erläutert, wie Projektleiter und Ressourcenmanager in drei Schritten ein Kapazitätsmanagement durchführen können und wie sie vorgehen, damit die Kapazitätsplanung ausgeglichen ist. Außerdem zeigt er, wie die Unternehmensführung langfristige Ressourcenengpässe vermeiden kann.

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Das Management von Mitarbeiterkapazitäten führt in Organisationen immer wieder zu Ressourcenkonflikten. Während Projektleiter oft händeringend freie Kapazitäten für ihre Projektarbeit suchen, beanstanden Ressourcenmanager, dass Tätigkeiten für die Linie wegen der Projektarbeit liegenbleiben. Für die Geschäftsführung spielt der Kostenfaktor die wichtigste Rolle. Sie fordert, dass der Ressourceneinsatz optimiert und temporäre Unterlasten vermieden werden. Der Mitarbeiter steht häufig im Mittelpunkt dieser Interessenkonflikte. Sehr engagierte Mitarbeiter versuchen, jede Konfliktpartei bestmöglich zu bedienen. Nicht selten führt dies zur permanenten Überlastung. Andere Mitarbeiter resignieren und entscheiden sich dafür, die Vorgänge bevorzugt zu bearbeiten, deren Bearbeitung ihnen am angenehmsten erscheint.

Ist es überhaupt möglich, Mitarbeiterkapazitäten so zu managen, dass alle Projektbeteiligten ihre Interessen gut vertreten sehen? Lässt sich die hohe Dynamik sich schnell ändernder Anforderungen an Kapazitäten durch langfristige Planung in den Griff bekommen und beherrschen? Wie löst man am besten Ressourcenkonflikte? Eins ist sicher: Eine simple Patentlösung gibt es nicht – auch wenn viele Hersteller von Planungssystemen uns das glauben lassen wollen. Kapazitätsmanagement ist komplex, dynamisch und erfordert eine Menge Aufwand.

In diesem Beitrag, der sich an alle Projektbeteiligten richtet, möchte ich einige Anregungen für ein systematisches Vorgehen beim Kapazitätsmanagement geben. Nach der Definition des Begriffs "Auslastung" und der Darstellung der Folgen einer traditionellen Kapazitätsplanung, wird der Frage nachgegangen, wer für das Kapazitätsmanagement verantwortlich ist. Danach erfahren Sie, wie Projektleiter und Ressourcenmanager in drei Schritten ein Kapazitätsmanagement durchführen können, und wie sie vorgehen, damit die Kapazitätsplanung ausgeglichen ist. Inwieweit Tools dabei unterstützen können und wo deren Grenzen liegen, wird anschließend erläutert. Abschließend gehe ich darauf ein, wie die Unternehmensführung langfristigen Ressourcenengpässen begegnen kann.    

Was ist eine Auslastung?

Was versteht man unter der Auslastung eines Mitarbeiters, einer Gruppe oder einer Abteilung? Es ist das Verhältnis eingeplanter Arbeitsstunden eines Mitarbeiters zu seiner vereinbarten verfügbaren Arbeitszeit (z.B. gemäß Arbeitsvertrag):

Ist damit bereits alles bestimmt? Lassen Sie mich folgendes Beispiel der Einsatzplanung eines Mitarbeiters skizzieren:

 

Mon-
tag

Dien-
stag

Mitt-
woch

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Alle Kommentare (3)

Daniela
Mayrshofer

Ein guter Grndlagenartikel über die verschiedenen Facetten dieses Themas. Hier werden eher Prinzipien und die Notwenigkeiten einer klaren Übernahme von Verantwortung herausgearbeitet als die Heilserwartung an ein - oft überflüsssiges - Softwaretool strapaziert.

 

Jens
Griep-Raming
Dr.

Der Artikel fasst die Problematiken der Projektplanung gut zusammen. Weiß jemand, ob es auf dem Markt sinvolle Tools gibt, um eben die langfristige Auslastung hinsichtlich Umsatz, Risiko uns Strategie zu planen (außer Excel)?

 

Falk
Janotta

Ein sicherlich richtiger und guter Beitrag zum Thema Überlastung im Projektalltag. Allerdings vermisse ich (wieder einmal) einen Lösungsbeitrag, der aus meiner Erfahrung sehr effektiv und auch effizient ist: der Einsatz einer professionellen Projektassistenz hilft enorm, einer Überlastung des Projektleiters und auch der Projektmitarbeiter entgegen zu wirken. Ich habe in Projekten bis zu 40 Prozent meiner Arbeitszeit mit administrativen Tätigkeiten verbracht, weil ich keine Projektassistenz hatte. Wohlgemerkt: meine eigentliche Kernaufgabe des Projektmanagens musste ich selbstverständlich ebenfalls erledigen. Das hat für mich - trotzdem ich ein Frühaufsteher bin - zu erheblichen "Übestunden" geführt, die vermeidbar sind. Übrigens klärt ein neuer Fachblog zum Thema Projektassistenz sehr kompetent darüber auf: www.projektassistenz-blog.de. Beste Grüße Falk Janotta