Die Grundaussage der "4 Seiten" besteht darin, dass sowohl Sender als auch Empfänger einer Nachricht diese stets nach vier Aspekten formulieren bzw. rezipieren. Beispielsweise kann der einfache Satz des Projektleiters bei der Teambesprechung: "Wir sind schon drei Tage hinter dem Zeitplan" folgende vier Aussagen enthalten:

1. Die Sachaussage: "Die Projektabwicklung ist um drei Tage verzögert."
2. Die Selbstoffenbarung: "Damit bin ich nicht einverstanden."
3. Die Beziehungsaussage: "Ich bin von eurer Leistung enttäuscht."
4. Der Appell: "Ich erwarte von jedem einzelnen hier, dass wir die Verzögerung durch vermehrten Arbeitseinsatz aufholen."

Ein Teammitglied kann den gleichen Satz aber anders interpretieren, z.B.:

1. Die Sachaussage: "Die Projektabwicklung ist um drei Tage verzögert."
2. Die Selbstoffenbarung: "Ich bin erleichtert, dass es nicht mehr ist."
3. Die Beziehungsaussage: "Ihr habt gute Arbeit geleistet."
4. Der Appell: "Macht weiter so wie bisher."

Diese unterschiedlichen Interpretationen von Sender und Empfänger eines identischen Nachrichtentextes führen, wie am Beispiel zu erkennen, leicht zu Missverständnissen und Konflikten. Die miteinander kommunizierenden Personen müssen daher versuchen, durch ergänzende Aussagen und entsprechende Nachfragen ein Verstehen der Nachricht unter allen vier Aspekten herbeizuführen. Im obigen Beispiel wäre dies:

Aussage des Projektleiters: "Wir sind immer noch drei Tage hinter dem Zeitplan. Dies kann ich gegenüber dem Auftraggeber nicht verantworten. Eigentlich hatte ich mir erwartet, dass Sie die Verzögerung bis heute eingeholt hätten. Die einzige Möglichkeit, um das Projekt wieder in den Zeitplan zu bekommen sehe ich darin, dass Sie durch entsprechende Mehrarbeit die Versäumnisse nachholen."

Antwort des Teammitglieds: "Wir haben bereits durch erhöhten Arbeitseinsatz die Zeitverzögerung um vier Tage reduzieren können. Das war eine anstrengende Leistung, für die wir uns eigentlich ein Lob erwartet hatten. Wenn wir das Projekt wieder vollständig in den Zeitplan bringen sollen, brauchen wir auch mehr Unterstützung durch die Projektleitung."

Damit ist der Konflikt offen formuliert und kann - die Bereitschaft der Parteien vorausgesetzt - konstruktiv gelöst werden. Falls hingegen die Missverständnisse und Konflikte nicht transparent werden, blockieren sie die Kommunikation und damit auch den Projektfortschritt.