Eine klare Abgrenzung gegenüber der Kosten-Nutzen-AnalyseKosten-Nutzen-AnalyseIm Gegensatz zu Rentabilitätsrechnungen ermittelt die Kosten-Nutzen-Analyse nicht den mit einer Maßnahme erzielbaren Gewinn, sondern vergleicht den monetär bewerteten Nutzen mit den Kosten der Maßnahme . ist nicht möglich, zum Teil werden beide Begriffe auch synonym verwandt. Der Begriff "Vergleich" impliziert, dass es sich eher um eine grobe Gegenüberstellung als eine detailgenaue KalkulationKalkulationKalkulation ist die Strukturierung, Schätzung und Berechnung von Kosten und Preisen für einen definierten Leistungsumfang. handelt.

Bei der EntscheidungEntscheidungEine Entscheidung ist die Auswahl einer von mehreren möglichen Optionen und die verbindliche Anweisung, diese Option umzusetzen. über die Bewilligung eines Projekts ist ausschlaggebend, ob der erzielbare Nutzen die aufzubringenden Kosten rechtfertigt. Soweit der Nutzen in geldwerter Form messbar ist, z.B. durch Erträge aus dem Verkauf eines neuen Produkts, kann ein direkter Vergleich stattfinden. Gleiches gilt, wenn der Nutzen in Kosteneinsparungen besteht. Schwierig ist es, nicht-monetären Nutzen zu bewerten, wie z.B. den Image-Gewinn durch die Förderung eines Kulturprojekts.

Dem angestrebten Nutzen steht der geschätzte AufwandAufwandAufwand (Projektmanagement) ist die Menge aller monetär quantifizierbaren Eingangsgrößen in ein Projekt, in ein Programm, in ein Projektportfolio oder in einen Teil eines Projekts. gegenüber. Im einfachsten Fall ist dies das ProjektbudgetProjektbudgetDas Projektbudget bezeichnet die freigegebenen, maximal verfügbaren Kosten (betriebswirtschaftlich) oder Finanzmittel (finanzwirtschaftlich) im Projekt. Es wird durch Auftraggeber oder Lenkungsausschuss freigegeben.. Können Folgekosten wie z.B. Gewährleistungskosten eintreten, müssen auch diese hinzugerechnet werden.

Grundlage für die Bestimmung eines potentiellen Nutzens kann die PrognosePrognoseEine Prognose ist die Beschreibung eines zukünftigen Zustands, der mit Hilfe von Annahmen , Schätzungen und Szenarien hergeleitet wurde. Die gesamte Projektplanung wie auch die Beurteilung der Machbarkeit des Projektziels, die Aufstellung der Arbeitspakete, die Aufwandsschätzung und die gesamte Risikoanalyse beruhen auf Prognosen . über den weiteren Geschäftsverlauf sein, die in Form eines sogenannten Business Cases oder eines Business-Plans erstellt wird.

Den nicht monetär bewertbaren Nutzen versucht die sogenannte NutzwertanalyseNutzwertanalyseDie Nutzwertanalyse dient zur Entscheidungsfindung bei Investitionen. Im Projektmanagement findet sie ihren Einsatz bei der Optimierung des Projektportfolios und zum Vergleich von Projekten. Sie umfasst mehr als eine reine Wirtschaftlichkeitsanalyse, da sie auch nichtmonetäre Bewertungsfaktoren verwenden kann. zu erfassen.

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