Business Case

Ein Business Case ist ein SzenarioSzenarioEin Szenario beschreibt detailliert einen möglichen, zukünftigen Zustand eines Systems. Dieser wird aus den Folgen möglicher Ereignisse, sich ändernder Rahmenbedingungen und anderer Einflussfaktoren prognostiziert. Szenarien finden in Projekten im Rahmen der Szenariotechnik vielfältige Anwendung, etwa zur Projektplanung, im Risikomanagement, in Schätzverfahren oder bei Entscheidungssituationen. zur Beurteilung einer InvestitionInvestitionEine Investition ist der Einsatz von Finanzmitteln mit der Absicht Gewinn zu erzielen. Aus der Sicht des Auftraggebers ist damit auch jedes Projekt eine Investition, da er die Kosten des Projekts tragen muss. Die Projekte eines Unternehmens können daher auch mit Hilfe der Portfoliotechnik verwaltet werden. Es ist strategische Aufgabe der Unternehmensleitung zu entscheiden, in welche Projekte investiert wird und welche Projekte zurückgestellt werden. unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den PM-Richtlinien unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK® Guide die VerantwortungVerantwortungVerantwortung besteht aus den drei untrennbaren Bestandteilen Aufgabe, Befugnis und Rechenschaftspflicht. Es ist also nicht möglich, für die Durchführung einer Aufgabe ohne die entsprechenden Befugnisse (z.B. Zeichnungsrecht, Weisungsrecht) verantwortlich zu sein (sog. Kongruenzprinzip). Ebenso bedeutet Verantwortung, dass aus falschem Handeln oder Nicht-Handeln Konsequenzen wie z.B. Vertragsstrafen oder disziplinarische Strafen erwachsen. für denBusiness Case außerhalb des Projekts sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs (ProjektleitdokumentationProjektleitdokumentationProjektleitdokumentation (engl.: Project Initiation Documentation, PID) bezeichnet bei PRINCE2 seit der Version 2009 das Projekthandbuch.) und zentrales Steuerungsinstrument.

Business Case

Ein Business Case ist ein SzenarioSzenarioEin Szenario beschreibt detailliert einen möglichen, zukünftigen Zustand eines Systems. Dieser wird aus den Folgen möglicher Ereignisse, sich ändernder Rahmenbedingungen und anderer Einflussfaktoren prognostiziert. Szenarien finden in Projekten im Rahmen der Szenariotechnik vielfältige Anwendung, etwa zur Projektplanung, im Risikomanagement, in Schätzverfahren oder bei Entscheidungssituationen. zur Beurteilung einer InvestitionInvestitionEine Investition ist der Einsatz von Finanzmitteln mit der Absicht Gewinn zu erzielen. Aus der Sicht des Auftraggebers ist damit auch jedes Projekt eine Investition, da er die Kosten des Projekts tragen muss. Die Projekte eines Unternehmens können daher auch mit Hilfe der Portfoliotechnik verwaltet werden. Es ist strategische Aufgabe der Unternehmensleitung zu entscheiden, in welche Projekte investiert wird und welche Projekte zurückgestellt werden. unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den PM-Richtlinien unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK® Guide die VerantwortungVerantwortungVerantwortung besteht aus den drei untrennbaren Bestandteilen Aufgabe, Befugnis und Rechenschaftspflicht. Es ist also nicht möglich, für die Durchführung einer Aufgabe ohne die entsprechenden Befugnisse (z.B. Zeichnungsrecht, Weisungsrecht) verantwortlich zu sein (sog. Kongruenzprinzip). Ebenso bedeutet Verantwortung, dass aus falschem Handeln oder Nicht-Handeln Konsequenzen wie z.B. Vertragsstrafen oder disziplinarische Strafen erwachsen. für denBusiness Case außerhalb des Projekts sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs (ProjektleitdokumentationProjektleitdokumentationProjektleitdokumentation (engl.: Project Initiation Documentation, PID) bezeichnet bei PRINCE2 seit der Version 2009 das Projekthandbuch.) und zentrales Steuerungsinstrument.

Ein Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den PM-Richtlinien unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK® Guide die Verantwortung für denBusiness Case außerhalb des Projekts sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs (Projektleitdokumentation) und zentrales Steuerungsinstrument.

Unterschied zu "Business-Plan" und "Business Model"

"Business Case" ist abzugrenzen von "Business-Plan" und "Business Model". Ein Business Case betrachtet lediglich die Auswirkungen eines abgegrenzten Investitionsvorhabens, während Business-Plan und Business Model die Wertschöpfung eines gesamten Unternehmens zum Inhalt haben.

Begriff und Bedeutung

Für den Begriff "Business Case" gibt es derzeit keine allgemein gebräuchliche, exakte deutsche Übersetzung. In unterschiedlichen Zusammenhängen wird "Geschäftsszenario" verwendet, allerdings wird dieser Begriff auch in abweichender Bedeutung bei der Modellierung von Geschäftsprozessen verwendet. Die wörtliche Übersetzung "Geschäftsfall" (gleichbedeutend mit "Geschäftsvorfall") bezeichnet hingegen jegliches EreignisEreignisEin Ereignis ist in der Netzplantechnik ein Ablaufelement, das durch nur eine Zeitangabe definiert ist und somit keine Dauer hat., das von der Buchhaltung erfasst wird. "Geschäftsmodell" ist als Übersetzung von "Business Model" gebräuchlich und empfiehlt sich deshalb ebenfalls nicht als deutsche Entsprechung für "Business Case". Da der englische Begriff zudem beim deutschen Fachpublikum etabliert ist, empfiehlt es sich, ihn als Fachbegriff zu verwenden und von Übersetzungsversuchen abzusehen.

Bestandteile eines Business Case

Kernbestandteile eines jeden Business Cases sind die detaillierte Beschreibung des Szenarios und eine PrognosePrognoseEine Prognose ist die Beschreibung eines zukünftigen Zustands, der mit Hilfe von Annahmen , Schätzungen und Szenarien hergeleitet wurde. Die gesamte Projektplanung wie auch die Beurteilung der Machbarkeit des Projektziels, die Aufstellung der Arbeitspakete, die Aufwandsschätzung und die gesamte Risikoanalyse beruhen auf Prognosen . des erzielten Nutzens.

Beschreibung des Szenarios

Das Szenario beschreibt im Wesentlichen alle erwarteten Auswirkungen der getätigten Investition auf das Unternehmen im Vergleich zu einer Fortschreibung des Status quo. Wichtige weitere Bestandteile des Szenarios sind die Benennung all seiner Annahmen (z.B. Rahmenbedingungen) und der mit ihm verbundenen Risiken. Ein umfangreicher Business Case kann mehrere Szenarien enthalten. Weitere mögliche Bestandteile eines Szenarios sind z.B. eine Sensitivitätsanalyse.

Prognose des erzielten Nutzens

Die Prognose des erzielten Nutzens kann auf verschiedene Art erfolgen. In erster Linie werden hier die Methoden der Investitionsrechnung (WirtschaftlichkeitsrechnungWirtschaftlichkeitsrechnungWirtschaftlichkeitsrechnungen werden zur Beurteilung der betriebswirtschaftlichen Rentabilität von Projekten eingesetzt. Sie sind Berechnungsverfahren, die aus Investitionen, Kosten, Erlösen oder Gewinnen eines Projekts finanzielle Kenngrößen ermitteln. Der Vergleich dieser Kenngrößen erlaubt dann die Entscheidung für oder gegen bestimmte Projekte bzw. die Auswahl des betriebswirtschaftlich optimalen Szenarios.) angewandt, z.B. Kosten-Nutzen-AnalyseKosten-Nutzen-AnalyseIm Gegensatz zu Rentabilitätsrechnungen ermittelt die Kosten-Nutzen-Analyse nicht den mit einer Maßnahme erzielbaren Gewinn, sondern vergleicht den monetär bewerteten Nutzen mit den Kosten der Maßnahme ., KapitalwertmethodeKapitalwertmethodeDie Kapitalwertmethode ist ein Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsberechnung von Investitionen (Projekte können hierfür auch als Investitionen betrachtet werden). Sie wird verwendet, wenn sich die Ein- und Auszahlungen (Kosten und Erträge) einer Investition im Zeitablauf ändern. Um verschiedene Alternativen vergleichen zu können, werden alle zukünftigen Erträge auf einen Zeitpunkt abgezinst, d.h. der sogenannte Barwert (Net Present Value) dieser späteren Erträge errechnet. Je später Überschüsse erzielt werden, deste geringer fällt der Barwert aus und kann die Anfangsinvestition weniger kompensieren. oder interne ZinsfußmethodeInterne ZinsfußmethodeDie interne Zinsfußmethode dient wie die Kapitalwertmethode zur Berechnung der Wirtschaftlichkeit einer Investition. Bestimmt wird dabei nicht der aktuelle Barwert der Investition sondern der Zinsfuß, bei dem der Kapitalwert zu Null wird. Wenn der so gefundene Diskontierungszinsfuß über der geforderten Mindestverzinsung liegt, ist das Projekt wirtschaftlich. Wenn zwischen verschiedenen Szenarien entschieden werden soll, dann ist das Szenario mit dem höchsten internen Zinsfuß zu wählen.. Das Szenario liefert die Eingangsgrößen für die Investitionsrechnung. Wenn die betrachtete Investition Teil eines größeren Investitionsprogramms ist, liefert der Gesamtnutzen des Programms die Rechtfertigung für die Einzelinvestition.

Business Case Beispiel Anleitung

Schritt für Schritt zum Business Case

Machen Sie allen Stakeholdern den Nutzen Ihres Projekts deutlich! Definieren Sie eine zentrale Bezugsgröße, anhand derer Sie alle Entscheidungen in Ihrem Projekt beurteilen können! So sorgen Sie für eine transparente Dokumentation der Gründe für die Durchführung eines Projekts und des erwarteten Nutzens.

Mit vielen anschaulichen Beispielen führen wir Sie Schritt für Schritt zu Ihrem Business Case.

 

Verpflichtendes Element eines Projekts gemäß PRINCE2®

Im britischen VorgehensmodellVorgehensmodellEin Vorgehensmodell stellt Methoden und Elemente des Projektmanagements zu Prozessen und Phasen eines standardisierten Projektablaufes zusammen. PRINCE2 (Projects in Controlled Environment) hat der Business Case eine zentrale Bedeutung – das Handbuch vergleicht ihn mit dem Motor, der das Projekt vorantreibt. Im Gegensatz zu anderen Vorgehensmodellen beschreibt PRINCE2 mit Hilfe des Business Cases explizit die SchnittstelleSchnittstelleSchnittstellen sind definierte Projektmanagementprozesse zur Übergabe von Informationen und Produkten zwischen Elementen des Projekts. zwischen Geschäftsführung bzw. ProjektportfoliomanagementProjektportfoliomanagementDer Begriff Projektportfoliomanagement ersetzt zunehmend den in etwa gleichbedeutenden Begriff Multiprojektmanagement. Dieser Begriffswandel verdeutlicht zugleich eine Verschiebung in der Schwerpunktsetzung hin zur Betrachtung von Projekten als Geschäftsbereiche bzw. Produkte des Unternehmens. und dem Projekt.

Verantwortlich für den Business Case ist bei PRINCE2 der Auftraggeber. Dieser kann die Erstellung und Pflege des Business Cases zwar an den ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. delegieren, nicht aber die Verantwortung für ihn. Der Auftraggeber muss den Business Case deshalb auch formell am Ende der Initiierungsphase genehmigen.

PRINCE2 verwendet "Business Case" in einer erweiterten Bedeutung. So kann er, je nach ProjektartProjektartAuch wenn alle Projekte in vielen Punkten gleiche Eigenschaften haben, so gibt es doch unterschiedliche Klassen von Projekten. Die ICB führt als Klassifizierungsmerkmale für Projekte neben der Projektart auch die Auftragsart (intern/extern) und die räumliche Ausdehnung (regional, national, international) an. Häufig ist auch eine Unterscheidung nach Projektbudget anzutreffen: Auftrag, Kleinprojekt, Projekt, Großprojekt. Die Grenzen zwischen diesen Bezeichnungen hängen vom jeweiligen Unternehmen ab., auch einen nicht-monetären Nutzen oder einen vermiedenen Schaden zum Inhalt haben.

Inhalte des Business Cases bei PRINCE2:

  • Gründe für das Projekt.
    Beispiel: Rückgang der Nachfrage.
  • Optionen, d.h. Handlungsalternativen zum Projekt. Mindestens die Fortführung des Status Quo (Do-Nothing-Option) muss behandelt werden.
    Beispiel: Marketingkampagne oder Abwarten der Nachfrageentwicklung.
  • Erwarteter Nutzen für die Organisation des Auftraggebers.
    Beispiel: Steigerung der Nachfrage.
  • Risiken.
    Beispiel: Wenn ein besseres Konkurrenzprodukt auf den Markt kommt, erzielt die Kampagne nicht den erforderlichen Effekt.
  • Kosten und Zeitrahmen: Diese Informationen stammen aus dem ProjektplanProjektplanDer Projektplan umfasst alle Dokumente, die den geplanten Ablauf eines Projekts beschreiben..
  • Investitionsrechnung. Auch bei Projekten mit nicht monetärem Nutzen sollten dessen mögliche finanziellen Auswirkungen analysiert werden.
  • Bewertung des Nutzens und der Investitionsrechnung. Neben einer Sensibilitätsanalyse empfiehlt PRINCE2 ein Szenario in den drei Varianten "good, average and poor" zu analysieren. Dies bezeichnet PRINCE2 im Widerspruch zum allgemeinen Sprachgebrauch als "GAP-Analyse".

Business Case als Bestandteil der Projektleitdokumentation

Der Business Case ist Bestandteil des sogenannten dynamischen Teils der Projektleitdokumentation, d.h. er unterliegt der Überwachung des Konfigurationsmanagements und kann im Laufe des Projekts verändert werden. Änderungen des Business Cases, die dessen Toleranzen (Kosten, Nutzen, Termine, Risiko, Umfang, QualitätQualitätQualität ist der zentrale Begriff des Qualitätsmanagements und wird dort äußerst differenziert diskutiert. Für die Praxis im Projektmanagement ist es wichtig zu verstehen, dass "Qualität" durch vier Aspekte beschrieben ist: Die Einheit (engl.: entity), d.h. der Gegenstand der Betrachtung Die konkrete Beschaffenheit der Einheit (engl.: totality of characteristics and their values) Die Anspruchsklasse, nach der die Einheit bewertet wird Die Qualitätsforderung, an der die Beschaffenheit gemessen wird) verletzen, muss der Auftraggeber der Geschäftsführung zur Entscheidung vorlegen. Weder Auftraggeber noch LenkungsausschussLenkungsausschussDer Lenkungsausschuss ist das verbindende Gremium zwischen Projekt- und Unternehmensorganisation. Seine Funktion und Rolle ist jedoch nicht einheitlich festgelegt. dürfen die Toleranzen auf Projektebene eigenmächtig verletzen.

Business Case als Maßstab für Projektentscheidungen

Während des Projektablaufs ist der Business Case der ausschlaggebende Maßstab für alle Projektentscheidungen. Beispielsweise müssen sämtliche Änderungsanträge hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf den Business Case überprüft werden. Der Business Case wird mindestens zum Abschluss jeder ManagementphaseManagementphasePRINCE2 definiert den Begriff der "Managementphase" (management stage) und grenzt ihn von dem der "technischen Phase" (technical stage) bewusst ab. Technische Phasen sind bei PRINCE2 durch die vom Projekt zu liefernden Produkte und die dafür erforderlichen Vorgänge bestimmt. Managementphasen sind hingegen Steuerungsmittel und gliedern das Projekt in sequentiell zu durchlaufende Zeitabschnitte. PRINCE2 misst den Managementphasen eine so große Bedeutung zu, dass es das "Management nach Phasen" sogar zu einem seiner sieben Prinzipien ernannt hat. aktualisiert, um zu entscheiden, ob er weiterhin gültig ist und das Projekt fortgeführt werden soll. Wenn der prognostizierte Nutzen nicht mehr erfüllt werden kann, sollte das Projekt abgebrochen werden, bzw. der entsprechende NotfallplanNotfallplanEin Notfallplan ist ein fertig ausgearbeiteter Projektplan, der bei Eintreten eines bestimmten Risikos an Stelle des ursprünglichen Projektplans tritt. Im einfachsten Fall erweitert der Notfallplan den Projektplan lediglich um einem Vorgang, der bei Eintreten des Risikos zusätzlich durchlaufen wird (Beispielsweise Neueinstellung eines Mitarbeiters bei Kündigung eines Teammitglieds). ausgeführt werden.

Relevanz nach dem Projekt

Der Business Case hat über die ProjektlaufzeitProjektlaufzeitProjektlaufzeit ist der in kalendarischen Einheiten (Tag, Woche, Monat, Jahr) bemessene Zeitraum zwischen Projektstart und Projektende . hinaus Relevanz. Er ist Ausgangspunkt des Nutzenrevisionsplans. Dieser wird in der Initiierungsphase erstellt und legt fest, wie der Erfolg des Projekts nach dessen Abschluss beurteilt wird.

Bei Projekten mit mehreren beteiligten Unternehmen gibt es auch mehrere Business Cases, die unter Umständen in KonfliktKonfliktAufgrund der Neuheit und Einmaligkeit von Projekten treten während der Projektabwicklung mit großer Wahrscheinlichkeit Konflikte auf. In erster Linie sind bei Projekten organisatorische oder Inter-Rollen-Konflikte zu erwarten. Dies bedeutet, dass Organisationseinheiten oder Funktionsträger nicht miteinander vereinbare Maßnahmen durchsetzen wollen. Ein organisatorischer Konflikt liegt z.B. vor, wenn zur Projektbeschleunigung die vorgeschriebenen Qualitätsprüfungen nicht im vollen Umfang durchgeführt werden. Ein Inter-Rollen-Konflikt kann z.B. im gleichzeitigen Anspruch zweier Projektleiter auf eine Engpassressource bestehen. zueinander stehen.

Relevante Vorlagen und Anleitungen

 

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Das Excel-Tool "Easy Earned Value Manager" ermöglicht es, die Vorteile der Earned Value Analyse auch für kleinere Projekte zu nutzen, für die der erforderliche Aufwand sonst zu hoch wäre.

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Teil 1:
Formalien und Einstieg

Ein Business Case stellt Nutzen, Kosten und Risiken einer Projektidee so dar, dass der Leser eine qualifizierte Entscheidung über die Genehmigung oder Ablehnung des Projektantrags treffen kann.

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Teil 2:
Annahmen und Methoden

Ein Business Case muss glaubwürdig sein, damit ihn seine Leser akzeptieren. Dies kann der Autor erreichen, indem er die Annahmen und Methoden beschreibt, die zu den Ergebnissen des vorgelegten Business Cases führen. Dr.

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Teil 3:
Betriebswirtschaftliche Auswirkungen

Ein Business Case soll die Frage nach den finanziellen Konsequenzen eines Vorhabens beantworten. Aus diesem Grund müssen die Daten und Analysen, auf die sich der Business Case stützt, objektiv dargestellt werden. Nur so können die Leser die …

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Teil 4:
Sensitivität, Risiko, Empfehlungen

Ein Business Case soll zukünftige finanzielle Ergebnisse prognostizieren. Allerdings beruhen die Einschätzungen und Prognosen auf Annahmen, die sich jederzeit ändern können. Damit die Leser beurteilen können, wie sicher oder unsicher die …

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Machen Sie allen Stakeholdern den Nutzen Ihres Projekts deutlich! Definieren Sie eine zentrale Bezugsgröße, anhand derer Sie alle Entscheidungen in Ihrem Projekt beurteilen können!
Ein Projekt lohnt sich für ein Unternehmen nur, wenn es mehr Nutzen bringt als es Kosten verursacht.

Was gehört in einen Business Case?

Kernbestandteile eines jeden Business Cases sind die detaillierte Beschreibung des Szenarios und eine Prognose des erzielten Nutzens.

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Wie wird der Business Case bei PRINCE2 verwendet?

PRINCE2 beschreibt mit Hilfe des Business Cases explizit die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung bzw. Projektportfoliomanagement und dem Projekt.

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Wie schreibe ich einen Business Case?

Die Methode Business Case führt Sie Schritt für Schritt mit vielen Beispielen zum eigenen Business Case

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