Business Case

1) Szenario zur betriebswirtschaftlichen Beurteilung einer Investition. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen Gewinn bringen.

2) Verpflichtendes Element eines Projekts gemäß PRINCE2. Bei PRINCE2 beschreibt der Business Case den Nutzen eines Projekts für die auftraggebende Organisation. Dieser Nutzen muss nicht notwendigerweise monetär sein, z.B. kann nach PRINCE2 auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Inhalt des Business Cases sein.

Zu 1) Szenario zur betriebswirtschaftlichen Beurteilung einer Investition.

"Business Case" ist abzugrenzen von "Business-Plan" und "Business Model". Ein Business Case betrachtet lediglich die Auswirkungen eines abgegrenzten Investitionsvorhabens, während Business-Plan und Business Model die Wertschöpfung eines gesamten Unternehmens zum Inhalt haben.

Für den Begriff "Business Case" gibt es derzeit keine allgemein gebräuchliche, exakte deutsche Übersetzung. In unterschiedlichen Zusammenhängen wird "Geschäftsszenario" verwendet, allerdings wird dieser Begriff auch in abweichender Bedeutung bei der Modellierung von Geschäftsprozessen verwendet. Die wörtliche Übersetzung "Geschäftsfall" (gleichbedeutend mit "Geschäftsvorfall") bezeichnet hingegen jegliches Ereignis, das von der Buchhaltung erfasst wird. "Geschäftsmodell" ist als Übersetzung von "Business Model" gebräuchlich und empfiehlt sich deshalb ebenfalls nicht als deutsche Entsprechung für "Business Case". Da der englische Begriff zudem beim deutschen Fachpublikum etabliert ist, empfiehlt es sich, ihn als Fachbegriff zu verwenden und von Übersetzungsversuchen abzusehen.

Kernbestandteile eines jeden Business Cases sind die detaillierte Beschreibung des Szenarios und eine Prognose des erzielten Nutzens.

Das Szenario beschreibt im Wesentlichen alle erwarteten Auswirkungen der getätigten Investition auf das Unternehmen im Vergleich zu einer Fortschreibung des Status quo. Wichtige weitere Bestandteile des Szenarios sind die Benennung all seiner Annahmen (z.B. Rahmenbedingungen) und der mit ihm verbundenen Risiken. Ein umfangreicher Business Case kann mehrere Szenarien enthalten. Weitere mögliche Bestandteile eines Szenarios sind z.B. eine Sensitivitätsanalyse.

Die Prognose des erzielten Nutzens kann auf verschiedene Art erfolgen. In erster Linie werden hier die Methoden der Investitionsrechnung (Wirtschaftlichkeitsrechnung) angewandt, z.B. Kosten-Nutzen-Analyse, Kapitalwertmethode oder interne Zinsfußmethode. Das Szenario liefert die Eingangsgrößen für die Investitionsrechnung. Wenn die betrachtete Investition Teil eines größeren Investitionsprogramms ist, liefert der Gesamtnutzen des Programms die Rechtfertigung für die Einzelinvestition.

Zu 2) Verpflichtendes Element eines Projekts gemäß PRINCE2

Im britischen Vorgehensmodell PRINCE2 (Projects in Controlled Environment) hat der Business Case eine zentrale Bedeutung – das Handbuch vergleicht ihn mit dem Motor, der das Projekt vorantreibt. Im Gegensatz zu anderen Vorgehensmodellen beschreibt PRINCE2 mit Hilfe des Business Cases explizit die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung bzw. Projektportfoliomanagement und dem Projekt.

Verantwortlich für den Business Case ist bei PRINCE2 der Auftraggeber. Dieser kann die Erstellung und Pflege des Business Cases zwar an den Projektmanager delegieren, nicht aber die Verantwortung für ihn. Der Auftraggeber muss den Business Case deshalb auch formell am Ende der Initiierungsphase genehmigen.

PRINCE2 verwendet "Business Case" in einer erweiterten Bedeutung. So kann er, je nach Projektart, auch einen nicht-monetären Nutzen oder einen vermiedenen Schaden zum Inhalt haben.

Inhalte des Business Cases sind bei PRINCE2:

  • Gründe für das Projekt. Z.B.: Rückgang der Nachfrage.
  • Optionen, d.h. Handlungsalternativen zum Projekt. Mindestens die Fortführung des Status Quo (Do-Nothing-Option) muss behandelt werden. Z.B.: Marketingkampagne oder Abwarten der Nachfrageentwicklung.
  • Erwarteter Nutzen für die Organisation des Auftraggebers. Z.B. Steigerung der Nachfrage.
  • Risiken. Z.B.: Wenn ein besseres Konkurrenzprodukt auf den Markt kommt, erzielt die Kampagne nicht den erforderlichen Effekt.
  • Kosten und Zeitrahmen: Diese Informationen stammen aus dem Projektplan.
  • Investitionsrechnung. Auch bei Projekten mit nicht monetärem Nutzen sollten dessen mögliche finanziellen Auswirkungen analysiert werden.
  • Bewertung des Nutzens und der Investitionsrechnung. Neben einer Sensibilitätsanalyse empfiehlt PRINCE2 ein Szenario in den drei Varianten "good, average and poor" zu analysieren. Dies bezeichnet PRINCE2 im Widerspruch zum allgemeinen Sprachgebrauch als "GAP-Analyse".

Der Business Case ist Bestandteil des sogenannten dynamischen Teils des Projektleitdokuments, d.h. er unterliegt der Überwachung des Konfigurationsmanagements und kann im Laufe des Projekts verändert werden. Änderungen des Business Cases, die dessen Toleranzen (Kosten, Nutzen, Termine) verletzen, muss der Auftraggeber der Geschäftsführung zur Entscheidung vorlegen. Weder Auftraggeber noch Lenkungsausschuss dürfen die Toleranzen auf Projektebene eigenmächtig verletzen.

Während des Projektablaufs ist der Business Case der ausschlaggebende Maßstab für alle Projektentscheidungen. Z.B. müssen sämtliche Änderungsanträge hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf den Business Case überprüft werden. Der Business Case wird mindestens zum Abschluss jeder Managementphase aktualisiert, um zu entscheiden, ob er weiterhin gültig ist und das Projekt fortgeführt werden soll. Wenn der prognostizierte Nutzen nicht mehr erfüllt werden kann, sollte das Projekt abgebrochen werden, bzw. der entsprechende Notfallplan ausgeführt werden.

Der Business Case hat über die Projektlaufzeit hinaus Relevanz. Er ist Ausgangspunkt des Projektrevisionsplans. Dieser wird bei Projektende erstellt und legt fest, wie der Erfolg des Projekts nach dessen Abschluss beurteilt wird.

Bei Projekten mit mehreren beteiligten Unternehmen gibt es auch mehrere Business Cases, die unter Umständen in Konflikt zueinander stehen.

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