Business Case

Ein Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den PM-Richtlinien unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK® Guide die Verantwortung für denBusiness Case außerhalb des Projekts sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs (Projektleitdokumentation) und zentrales Steuerungsinstrument.

Business Case

Ein Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den PM-Richtlinien unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK® Guide die Verantwortung für denBusiness Case außerhalb des Projekts sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs (Projektleitdokumentation) und zentrales Steuerungsinstrument.

Unterschied zu "Business-Plan" und "Business Model"

"Business Case" ist abzugrenzen von "Business-Plan" und "Business Model". Ein Business Case betrachtet lediglich die Auswirkungen eines abgegrenzten Investitionsvorhabens, während Business-Plan und Business Model die Wertschöpfung eines gesamten Unternehmens zum Inhalt haben.

Begriff und Bedeutung

Für den Begriff "Business Case" gibt es derzeit keine allgemein gebräuchliche, exakte deutsche Übersetzung. In unterschiedlichen Zusammenhängen wird "Geschäftsszenario" verwendet, allerdings wird dieser Begriff auch in abweichender Bedeutung bei der Modellierung von Geschäftsprozessen verwendet. Die wörtliche Übersetzung "Geschäftsfall" (gleichbedeutend mit "Geschäftsvorfall") bezeichnet hingegen jegliches Ereignis, das von der Buchhaltung erfasst wird. "Geschäftsmodell" ist als Übersetzung von "Business Model" gebräuchlich und empfiehlt sich deshalb ebenfalls nicht als deutsche Entsprechung für "Business Case". Da der englische Begriff zudem beim deutschen Fachpublikum etabliert ist, empfiehlt es sich, ihn als Fachbegriff zu verwenden und von Übersetzungsversuchen abzusehen.

Bestandteile eines Business Case

Kernbestandteile eines jeden Business Cases sind die detaillierte Beschreibung des Szenarios und eine Prognose des erzielten Nutzens.

Beschreibung des Szenarios

Das Szenario beschreibt im Wesentlichen alle erwarteten Auswirkungen der getätigten Investition auf das Unternehmen im Vergleich zu einer Fortschreibung des Status quo. Wichtige weitere Bestandteile des Szenarios sind die Benennung all seiner Annahmen (z.B. Rahmenbedingungen) und der mit ihm verbundenen Risiken. Ein umfangreicher Business Case kann mehrere Szenarien enthalten. Weitere mögliche Bestandteile eines Szenarios sind z.B. eine Sensitivitätsanalyse.

Prognose des erzielten Nutzens

Die Prognose des erzielten Nutzens kann auf verschiedene Art erfolgen. In erster Linie werden hier die Methoden der Investitionsrechnung (Wirtschaftlichkeitsrechnung) angewandt, z.B. Kosten-Nutzen-Analyse, Kapitalwertmethode oder interne Zinsfußmethode. Das Szenario liefert die Eingangsgrößen für die Investitionsrechnung. Wenn die betrachtete Investition Teil eines größeren Investitionsprogramms ist, liefert der Gesamtnutzen des Programms die Rechtfertigung für die Einzelinvestition.

Business Case Beispiel Anleitung

Schritt für Schritt zum Business Case

Machen Sie allen Stakeholdern den Nutzen Ihres Projekts deutlich! Definieren Sie eine zentrale Bezugsgröße, anhand derer Sie alle Entscheidungen in Ihrem Projekt beurteilen können! So sorgen Sie für eine transparente Dokumentation der Gründe für die Durchführung eines Projekts und des erwarteten Nutzens.

Mit vielen anschaulichen Beispielen führen wir Sie Schritt für Schritt zu Ihrem Business Case.

 

Verpflichtendes Element eines Projekts gemäß PRINCE2®

Im britischen Vorgehensmodell PRINCE2 (Projects in Controlled Environment) hat der Business Case eine zentrale Bedeutung – das Handbuch vergleicht ihn mit dem Motor, der das Projekt vorantreibt. Im Gegensatz zu anderen Vorgehensmodellen beschreibt PRINCE2 mit Hilfe des Business Cases explizit die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung bzw. Projektportfoliomanagement und dem Projekt.

Verantwortlich für den Business Case ist bei PRINCE2 der Auftraggeber. Dieser kann die Erstellung und Pflege des Business Cases zwar an den Projektmanager delegieren, nicht aber die Verantwortung für ihn. Der Auftraggeber muss den Business Case deshalb auch formell am Ende der Initiierungsphase genehmigen.

PRINCE2 verwendet "Business Case" in einer erweiterten Bedeutung. So kann er, je nach Projektart, auch einen nicht-monetären Nutzen oder einen vermiedenen Schaden zum Inhalt haben.

Inhalte des Business Cases bei PRINCE2:

  • Gründe für das Projekt.
    Beispiel: Rückgang der Nachfrage.
  • Optionen, d.h. Handlungsalternativen zum Projekt. Mindestens die Fortführung des Status Quo (Do-Nothing-Option) muss behandelt werden.
    Beispiel: Marketingkampagne oder Abwarten der Nachfrageentwicklung.
  • Erwarteter Nutzen für die Organisation des Auftraggebers.
    Beispiel: Steigerung der Nachfrage.
  • Risiken.
    Beispiel: Wenn ein besseres Konkurrenzprodukt auf den Markt kommt, erzielt die Kampagne nicht den erforderlichen Effekt.
  • Kosten und Zeitrahmen: Diese Informationen stammen aus dem Projektplan.
  • Investitionsrechnung. Auch bei Projekten mit nicht monetärem Nutzen sollten dessen mögliche finanziellen Auswirkungen analysiert werden.
  • Bewertung des Nutzens und der Investitionsrechnung. Neben einer Sensibilitätsanalyse empfiehlt PRINCE2 ein Szenario in den drei Varianten "good, average and poor" zu analysieren. Dies bezeichnet PRINCE2 im Widerspruch zum allgemeinen Sprachgebrauch als "GAP-Analyse".

Business Case als Bestandteil der Projektleitdokumentation

Der Business Case ist Bestandteil des sogenannten dynamischen Teils der Projektleitdokumentation, d.h. er unterliegt der Überwachung des Konfigurationsmanagements und kann im Laufe des Projekts verändert werden. Änderungen des Business Cases, die dessen Toleranzen (Kosten, Nutzen, Termine, Risiko, Umfang, Qualität) verletzen, muss der Auftraggeber der Geschäftsführung zur Entscheidung vorlegen. Weder Auftraggeber noch Lenkungsausschuss dürfen die Toleranzen auf Projektebene eigenmächtig verletzen.

Business Case als Maßstab für Projektentscheidungen

Während des Projektablaufs ist der Business Case der ausschlaggebende Maßstab für alle Projektentscheidungen. Beispielsweise müssen sämtliche Änderungsanträge hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf den Business Case überprüft werden. Der Business Case wird mindestens zum Abschluss jeder Managementphase aktualisiert, um zu entscheiden, ob er weiterhin gültig ist und das Projekt fortgeführt werden soll. Wenn der prognostizierte Nutzen nicht mehr erfüllt werden kann, sollte das Projekt abgebrochen werden, bzw. der entsprechende Notfallplan ausgeführt werden.

Relevanz nach dem Projekt

Der Business Case hat über die Projektlaufzeit hinaus Relevanz. Er ist Ausgangspunkt des Nutzenrevisionsplans. Dieser wird in der Initiierungsphase erstellt und legt fest, wie der Erfolg des Projekts nach dessen Abschluss beurteilt wird.

Bei Projekten mit mehreren beteiligten Unternehmen gibt es auch mehrere Business Cases, die unter Umständen in Konflikt zueinander stehen.

Relevante Vorlagen und Anleitungen

 

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Zu den wichtigen Aufgaben zu Projektbeginn gehört die Kostenkalkulation. Bei kleinen und mittleren Projekten erfordert diese keine spezielle Software – eine einzige, übersichtlich nach Arbeitspaketen gegliederte Tabelle, z.B.

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Das Excel-Tool "Easy Earned Value Manager" ermöglicht es, die Vorteile der Earned Value Analyse auch für kleinere Projekte zu nutzen, für die der erforderliche Aufwand sonst zu hoch wäre.

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Teil 1:
Formalien und Einstieg

Ein Business Case stellt Nutzen, Kosten und Risiken einer Projektidee so dar, dass der Leser eine qualifizierte Entscheidung über die Genehmigung oder Ablehnung des Projektantrags treffen kann.

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Teil 2:
Annahmen und Methoden

Ein Business Case muss glaubwürdig sein, damit ihn seine Leser akzeptieren. Dies kann der Autor erreichen, indem er die Annahmen und Methoden beschreibt, die zu den Ergebnissen des vorgelegten Business Cases führen. Dr.

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Teil 3:
Betriebswirtschaftliche Auswirkungen

Ein Business Case soll die Frage nach den finanziellen Konsequenzen eines Vorhabens beantworten. Aus diesem Grund müssen die Daten und Analysen, auf die sich der Business Case stützt, objektiv dargestellt werden. Nur so können die Leser die …

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Teil 4:
Sensitivität, Risiko, Empfehlungen

Ein Business Case soll zukünftige finanzielle Ergebnisse prognostizieren. Allerdings beruhen die Einschätzungen und Prognosen auf Annahmen, die sich jederzeit ändern können. Damit die Leser beurteilen können, wie sicher oder unsicher die …

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Machen Sie allen Stakeholdern den Nutzen Ihres Projekts deutlich! Definieren Sie eine zentrale Bezugsgröße, anhand derer Sie alle Entscheidungen in Ihrem Projekt beurteilen können!
Ein Projekt lohnt sich für ein Unternehmen nur, wenn es mehr Nutzen bringt als es Kosten verursacht.

Was gehört in einen Business Case?

Kernbestandteile eines jeden Business Cases sind die detaillierte Beschreibung des Szenarios und eine Prognose des erzielten Nutzens.

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Wie wird der Business Case bei PRINCE2 verwendet?

PRINCE2 beschreibt mit Hilfe des Business Cases explizit die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung bzw. Projektportfoliomanagement und dem Projekt.

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Wie schreibe ich einen Business Case?

Die Methode Business Case führt Sie Schritt für Schritt mit vielen Beispielen zum eigenen Business Case

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