Onboarding

Der Begriff "Onboarding" kommt aus dem Personalmanagement und bezeichnet den Prozess der Integration neuer Mitarbeitender in Unternehmen – von der Unterschrift des Arbeitsvertrags bis zum Ende der Probezeit. Zum Onboarding gehören auch alle Instrumente, die diesen Prozess unterstützen.

Neuer Kollege wird an seinem ersten Arbeitstag vom Team willkommen geheißen

Onboarding

Der Begriff "Onboarding" kommt aus dem Personalmanagement und bezeichnet den Prozess der Integration neuer Mitarbeitender in Unternehmen – von der Unterschrift des Arbeitsvertrags bis zum Ende der Probezeit. Zum Onboarding gehören auch alle Instrumente, die diesen Prozess unterstützen.

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"Onboarding" ist die Abkürzung der englischen Bezeichnung "taking on board" und bedeutet wörtlich übersetzt "an Bord holen". Mit diesem Begriff bezeichnet man im Personalmanagement den Prozess von der Einstellung eines:einer neuen Mitarbeitenden bis zur Integration in das Unternehmen. Die zu integrierende Person wird nachfolgend als Onboardee bezeichnet. Das Onboarding beginnt nach der Unterschrift des Arbeitsvertrags und endet in der Regel mit dem Ablauf der Probezeit.

Ziele des Onboardings:

  • schnelle und sichere Einarbeitung der Person in ihr neues Aufgabenfeld
  • vertraut werden mit den internen Prozessen, Abläufen und Strukturen
  • Vermittlung Unternehmenswerte, -ziele und -kultur
  • Integration in ein bestehendes Team und die Möglichkeit, Kontakt zu weiteren Kolleg:innen zu knüpfen.

Was ist der Nutzen eines Onboardings?

Mit dem Onboarding soll erreicht werden, dass Mitarbeitende von Beginn an produktiv und motiviert arbeiten. Auf der sozialen Seite sollen sie kurz- und mittelfristig an das Team und langfristig an das Unternehmen gebunden werden.

Onboarding zur Motivationssteigerung

Übernehmen Mitarbeitende schnell Verantwortung sowie eigene Aufgaben und erfahren sie zugleich Wertschätzung für ihre Arbeit, sind sie motiviert, ihr Bestes zu geben. Durch eine gute Einarbeitung fühlen sie sich zudem willkommen.

In der Regel sind neue Mitarbeitende anfangs hoch motiviert. Die Motivation kann genutzt und sogar gesteigert werden durch ein ehrliches Willkommen, Wertschätzung durch Führungskräfte und Kolleg:innen sowie das schnelle Übertragen von Verantwortung. Die Motivation kann dagegen sinken, wenn sie sich in der ersten Phase allein gelassen fühlen.

Onboarding als Instrument der Teamintegration

Das Onboarding ebnet den Weg für eine reibungslose Zusammenarbeit und gute Beziehungen unter den Kolleg:innen. Werden Mitarbeitende in den Onboarding-Prozess eingebunden, führt das wiederum auch bei diesen zu einem Gefühl der Wertschätzung.

Onboarding zur Mitarbeiterbindung

Ein gutes Onboarding erhört die Chance, dass neue Mitarbeitende gerne im Unternehmen arbeiten und bestenfalls dort eine langfristige Karriereperspektive sehen. Damit reduziert ein Unternehmen die Mitarbeiterfluktuation und die kostspieligen sowie zeitintensiven Neubesetzungsprozesse. Gut integrierte Onboardees werben auch informell für das Unternehmen als Arbeitgeber.

Homeoffice, verteilte Teams oder Arbeit im Ausland – es gibt viele Gründe, die ein virtuelles Onboarding notwendig machen. Julia Schumacher teilt mit Ihnen die Lessons Learned des projektmagazins zur Einarbeitung im Homeoffice.

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Auf welchen Ebenen geschieht ein Onboarding?

Ein gutes Onboarding integriert die Mitarbeitenden hinsichtlich dreier Aspekte. Wichtig ist dabei zunächst die fachliche Integration, denn ohne diese kann er:sie keine Aufgaben erledigen. Die soziale Integration ist dem nachgelagert, nimmt aber im Kontext der Einarbeitung eine wichtige Rolle ein, da sie Motivation und reibungslose Zusammenarbeit ermöglicht. Und wenn ein:e Mitarbeitende im Team eingebunden ist, lernt er:sie schneller von den anderen. Die werteorientierte Integration sorgt für Einbindung in das Unternehmen und ist ohne fachliche und soziale Integration nicht möglich. Kurz zusammengefasst:

  • Fachliche Integration: Die Onboardees werden mit den Aufgaben der Stelle vertraut gemacht. Dies beinhaltet auch die Kenntnisse über die Organisation, Prozesses und Kontaktpersonen.
  • Soziale Integration: Die Mitarbeitenden werden intensiv in die Kommunikationsprozesse eingebunden. Ziel der sozialen Integration ist, dass Mitarbeitende ein Wir-Gefühl zum Team, der Abteilung und zum Unternehmen entwickeln.
  • Werteorientierte Integration: Auf dieser Ebene werden Mitarbeitende mit den Zielen, Werten und Grundsätzen des Unternehmens vertraut gemacht. Diese Vermittlung erfolgt in der Regel indirekt, indem Führungskräfte und Kolleg:innen die Unternehmenswerte vorleben.

Welche Zielgruppen lassen sich unterscheiden?

Aus Sicht eines Onboardee gibt es unterschiedliche Bedürfnisse bzw. Erwartungen an das Onboarding, je nach Berufserfahrung:

  • Berufsstarter: Für diese Gruppe ist der Start in den neuen Job zugleich der Start in einen neuen Lebensabschnitt. Sie müssen die in der Arbeitswelt üblichen Verhaltensweisen erst erlernen und ausprobieren sowie sich viele fachliche Themen aneignen.
  • Young Professionals: Sie haben erste berufliche Erfahrungen und hegen häufig hohe Erwartungen an eine neue Stelle hinsichtlich ihres beruflichen Fortkommens. Besonderen Wert sollte die Firma bei Young Professionals auf das Übertragen von herausfordernden Aufgaben und eine gute Begleitung durch Feedbackgespräche gelegt werden.
  • Expert:innen bzw. Senior Professionals: Sie stehen schon lange im Berufsleben und benötigen klare Ziele und Freiräume in Form von selbstbestimmter Arbeitszeit, um ihre Erfahrung bzw. Expertise einzubringen.
  • Führungskräfte: Bei Führungskräften kommt hinzu, dass diese in die Führungsstruktur des Unternehmens eingebunden werden müssen. Sie müssen in die formellen und informellen Kommunikation Plattformen integriert werden.

Aus welchen Phasen besteht der Onboarding-Prozess?

Während der Einarbeitungszeit durchläuft ein:e Onboardee vier Lernphasen:

  • Es beginnt mit der Phase des Unwissens, in der für das neue Teammitglied vieles noch unbekannt und neu ist.
  • Daran schließt sich die Phase des ersten Verständnisses an. Hier kennen die neuen Mitarbeitenden die Kolleg:innen, die wichtigsten Abläufe und die durchzuführenden Arbeiten.
  • In der nächsten Phase erkennt ein Onboardee die Komplexität des Unternehmens und setzt sich mit dieser auseinander.
  • Erst danach beginnt die Phase der produktiven Arbeit.

Dieser Lernprozess wird durch die vier Phasen des Onboarding-Prozesses unterstützt (siehe Bild 1). In der Lernphase des Unwissens bekommt der Onboardee im Preboarding und am ersten Arbeitstag möglichst viele Informationen vermittelt. Die Entwicklung des ersten Verständnisses wird durch Qualifizierungsmaßnahmen unterstützt. In der Lernphase Wahrnehmung der Komplexität kann der:die Onboardee durch weitere Integration und kontinuierliches Lernen so weit entwickelt werden, dass er:sie produktiv arbeiten kann.

Der Onboarding-Prozess sollte phasenübergreifend überwacht werden, damit frühzeitig erkannt wird, ob es Schwierigkeiten bei der Einarbeitung gibt.

Phase 1: Preboarding

Zwischen dem Unterschreiben des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag vergehen in der Regel einige Wochen. Damit ein Kontakt zum neuen Teammitglied hergestellt und kontinuierlich aufrechterhalten werden kann, ist das sogenannte Preboarding wichtig. Dadurch wird der:die Mitarbeitende nicht nur vertraglich, sondern vor allem auch emotional an das Unternehmen gebunden. Das kann verhindern, dass er:sie in letzter Minute noch abgeworben wird.

Kernelement des Preboarding ist ein Begrüßungsschreiben. In diesem wird das neue Teammitglied im Unternehmen willkommen geheißen, der Ablauf des ersten Arbeitstages mitgeteilt und die wichtigsten Informationen (Ansprechpartner:innen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen etc.) für den Start im Unternehmen übermittelt.

Phase 2: Der erste Arbeitstag

Am ersten Tag sollte der:die neue Mitarbeitende von der Führungskraft, die ihn:sie eingestellt hat, begrüßt werden. Anschließend wird er:sie mit dem Arbeitsplatz vertraut gemacht, lernt die Kolleg:innen, mit denen die häufigste Zusammenarbeit stattfinden wird, sowie die Person, die die Patenschaft für das Onboarding übernommen hat, kennen (siehe dazu auch Abschnitt "Patensystem").

Phase 3: Orientierungsphase

Die Orientierungshase beginnt nach dem ersten Arbeitstag. Hier stehen folgende Themen im Vordergrund: Vertraut werden mit der Tätigkeit, den administrativen Abläufen, den räumlichen Gegebenheiten und dem Kennenlernen der Kollegen:innen. In dieser Phase sollten die neuen Mitarbeitenden nicht überfordert werden und Zeit bekommen, sich mit ihren Aufgaben vertraut zu machen.

Phase 4: Integrations- und Lernphase

Die neuen Mitarbeitenden beginnen in dieser Phase, Zusammenhänge zu verstehen, in denen ihre Tätigkeiten eingebunden sind. So entwickeln sie ein Gesamtbild von ihrem neuen Arbeitsgebiet: Sie erschließen sich dieses Stück für Stück und erproben erste Wege, auf denen sie sich gut in das Unternehmen einbringen können. In dieser Phase sollten ihnen eigenverantwortliche Aufgaben übertragen und regelmäßig Feedback gegeben werden.

Mit wertschätzender Kritik und Lob geben Sie anderen Personen die Gelegenheit, ihr Verhalten zur reflektieren und ggf. zu verändern. Indem Sie anderen persönliches Feedback geben, legen Sie die Basis für bessere Kommunikation und Zusammenarbeit.

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Phase 5: Stabilitäts- und Akzeptanzphase

Mit dieser Phase endet gleichzeitig die Probezeit. In dieser Phase sollten neue Mitarbeitende:

  • sich als echte Mitglieder des Teams und des Unternehmens fühlen,
  • die wichtigsten Zusammenhänge kennen
  • und zumindest Teilbereiche ihres Aufgabengebietes eigenständig bearbeiten können.

Den Onboardees können in dieser Phase komplexe und schwierige Aufgaben übertragen werden. Darüber hinaus müssen in dieser Phase Mitarbeitende sowie das Unternehmen die Entscheidung für eine weitere Mitarbeit treffen.

Bild 1: Die 5 Phasen des Onboarding-Prozesses
Bild 1: Die 5 Phasen des Onboarding-Prozesses

Welche Instrumente erleichtern das Onboarding?

Für die Durchführung des Onboardings stehen verschiedene Instrumente zur Verfügung, die die Einarbeitung unterstützen. Die Wichtigsten sind:

1. Einarbeitungsplan

Ein gut durchdachter Einarbeitungsplan stellt einen optimalen Einarbeitungsprozess sicher. In ihm werden die wichtigsten Stationen der Einarbeitung und die damit verbundenen Tätigkeiten sowie Events visualisiert. Er ist auch ein Kommunikationsinstrument für die Kolleg:innen, die aktiv in die Einarbeitung eingebunden sind. Er ist zudem eine Grundlage für die Feedbackgespräche. Die Vereinbarung von Zielen auf der Basis des Einarbeitungsplans hilft dabei, die Einhaltung des Plans sicherzustellen. Ein Beispiel eines Einarbeitungsplans ist in Bild 2 dargestellt.

Auszug aus einem Einarbeitungsplan
Bild 2: Auszug aus einem Einarbeitungsplan

2. Relocation Services

Ist die Arbeitsaufnahme mit einem Wohnungswechsel verbunden, dann können Relocation Services Onboardees bei der Suche nach einer neuen Wohnung unterstützen oder administrative Tätigkeiten abnehmen. Das ist auch für das Unternehmen vorteilhaft, da er:sie sich so besser auf die eigene Einarbeitung konzentrieren kann.

3. Arbeitsplatzvorbereitung

Der eigene Arbeitsplatz hat neben der funktionalen Bedeutung auch eine emotionale: es ist der sichere Hafen, in den sich Mitarbeitende zurückziehen können. Der Arbeitsplatz sollte in der Nähe der übrigen Teammitglieder gelegen sein, damit sich der:die Onboardee als Team des Teams fühlt.

Zu einem Arbeitsplatz gehören neben einem Schreibtisch, einem ergonomischen Bürostuhl und Schreibutensilien auch die technische Infrastruktur, also ein Telefon bzw. Handy sowie ein PC oder Laptop. Auf diesen sollten alle für die Tätigkeit erforderlichen Applikationen installiert sein. Zudem benötigt der:die Onboardee eine eigene Firmen-E-Mail-Adresse sowie Kenntnis über alle relevanten Passwörter.

In der Hektik des Projektalltags kommt es vor, dass ein:e neue:r Mitarbeitende:r "vor der Tür" steht – und nichts ist vorbereitet. Das kostet wertvolle Zeit und Motivation. Vermeiden Sie dies, indem Sie planvoll vorgehen (Artikel mit Checklisten).

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4. Welcome Package

Das Welcome Package enthält die Arbeitsutensilien (u.a. Laptop und Diensthandy) sowie der wichtigsten Unterlagen, dass die neuen Mitarbeitenden in der Regel am ersten Arbeitstag erhalten. Mit einer attraktiven Verpackung und kleinen Aufmerksamkeiten (z.B. einer Futterstation für den Hund) können Unternehmen ihr Welcome Package aufwerten und ihre Wertschätzung vermitteln.

5. Begrüßungsmail

Mit einer Begrüßungsmail werden neue Mitarbeitende im Unternehmen bekannt gemacht. Mit ihm wird der:die neue Mitarbeitende mit Namen und Aufgabengebiet vorgestellt und im Unternehmen willkommen geheißen. Ggf. können Sie auch ein Foto hinzufügen – das sollte mit den Onboardees allerdings vorab abgesprochen sein. Optional kann auch der:die neue Mitarbeitende ein E-Mail versenden, in der er:sie sich mit Foto vorstellt.

6. Patensystem

Durch ein Patensystem bekommt der:die Onboardee eine Person an die Seite gestellt. Diese Person ist in der Regel Mitglied des Kernteams und sollte sowohl in die Arbeitsabläufe, Arbeitsstrukturen und Gepflogenheiten des Unternehmens einführen sowie Kontakte zu anderen Mitarbeitenden herstellen. Pat:innen sind die ersten Ansprechpersonen, an die sich der:die Onboardee mit Fragen wenden kann.

7. Mentoring

Mentoring ist ein Mittel der Karriereförderung. Hierbei übernimmt eine hierarchisch höher gestellte Führungskraft (Mentor:in) für eine Nachwuchskraft (Mentee) eine Beratungs- und Unterstützungsrolle. Mentor:innen sind auch Vorbilder in persönlicher, fachlicher und sozialer Hinsicht sowie bezogen auf den Führungsstil. Sie sind neutrale Ansprechpartner:innen und vermitteln bei Konflikten zwischen Mentee und Führungskraft. Aus diesem Grund sollte das Mentoring eines Onboardees nicht durch die direkte Führungskraft erfolgen.

8. Einführungsveranstaltung

In großen Unternehmen werden für neue Mitarbeitende, die in einem bestimmten Zeitraum (monatlich, viertel- oder halbjährlich) eingestellt wurden, Veranstaltungen organisiert. Dabei wird einerseits ein Einblick in das Unternehmen gegeben, wie z.B. über die Organisationsstruktur oder Weiterbildungsangebote. Es wird auch die Möglichkeit gegeben, Führungskräfte aus dem Management oder herausragende Expert:innen kennenzulernen und Kontakte zu anderen Kolleg:innen zu knüpfen.

9. Feedbackgespräche

Feedbackgespräche werden zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden geführt. Ziel ist es, den Mitarbeitenden eine realistische Einschätzung zu geben, wie gut sie die fachlichen Anforderungen erfüllen, wie ihr Verhalten gegenüber Kolleg:innen und Kund:innen gesehen wird und wie sie die Werte des Unternehmens kennen bzw. leben. Die Methode Feedback geben – Feedbackgespräch beschreibt das Vorgehen ausführlich (Feedback geben - Feedbackgespräch).

10. Schulungsmaßnahmen

Schulungsmaßnahmen dienen dazu, den Onboardees die Kenntnisse zu vermitteln, die sie für die Ausführung ihrer Aufgabe benötigen. Schulungen können außerhalb des Unternehmens (Off-the-Job-Maßnahmen) und/oder am Arbeitsplatz (On-the-Job-Maßnahmen) stattfinden.

11. Abteilungsdurchläufe

Hierbei arbeiten die neuen Mitarbeitenden für kurze Zeit in einer anderen Abteilung mit. Sie sollen so die Abläufe im Unternehmen besser kennenlernen und die Möglichkeit bekommen, Kontakte zu Mitarbeitenden außerhalb ihrer Abteilung zu knüpfen.

12. Kunden- und Lieferantenbesuche

Damit Onboardees die Geschäftspartner:innen des Unternehmens kennenlernen und die Zusammenhänge aus deren Blickwinkel verstehen, können diese ihre Kollegen:innen zu Kunden- oder Lieferantenterminen begleiten. Solche Besuche sind für neue Mitarbeitende zudem motivierend.

13. Peergroups

Peergroups sind Mitarbeitende mit einem ähnlichen Erfahrungshintergrund. Mit Angeboten zur Bildung von Peergoups werden die Voraussetzungen geschaffen, dass Mitarbeitende Gelegenheit haben, ihre Erfahrungen auszutauschen und voneinander zu lernen. Dieses Instrument zur Personalentwicklungsinstrument lässt sich auch für das Onboarding nutzen

14. Coaching

Nicht immer reicht die intensive Betreuung durch die Führungskraft und das Patensystem aus. Bei Problemen in der Einarbeitungsphase kann ein externer Coach helfen, Probleme im Zusammenhang mit der neuen Stelle oder mit den neuen Kolleg:innen zu lösen. Die professionelle Distanz zu den internen Abläufen schafft psychologische SicherheitPsychologische SicherheitPsychologische Sicherheit herrscht, wenn Menschen das Gefühl haben, dass sie im zwischenmenschliches Bereich ein Risiko eingehen können. Ein Team, in dem eine solch offene Atmosphäre herrscht, lernt schneller und arbeitet innovativer als andere Teams und trägt zur Organisationsentwicklung bei, da es Prozesse und Entscheidungen kritischer hinterfragt., sodass Betroffene ihre Probleme offener kommunizieren und durch die qualifizierte Unterstützung Lösungen für die Probleme gefunden werden können.

15. Onboardingmanual bzw. -handbuch

Im Onboarding-Handbuch sind alle für die Einarbeitung relevanten Informationen zusammengestellt. Zu den Inhalten gehören: Einarbeitungsplan, Organigramm mit Namen, wichtige Telefonnummern und E-Mail-Adressen, Unternehmensziele und Werte, Grundsätze der Mitarbeiterentwicklung, Regelungen und Hinweise auf weitere Informationen.

16. Checklisten

Für jeden Onboarding-Prozess kann eine individuelle Checkliste erstellt werden. Diese enthält alle für den Onbaording-Prozess notwendigen Arbeiten und Schritte. Mit dieser Checkliste arbeiten alle am Onboarding-Prozess beteiligten Personen. So steuert z.B. die Personalabteilung damit den Gesamtprozess und die involvierten Mitarbeitenden können daraus ihre Aufgaben ersehen. So wird mit der Checkliste sichergestellt, dass alle Vorbereitungen getroffen wurden. Außerdem kann mit ihr der Fortschritt des Onboardings überwacht werden.

Welche Formen des Onboardings lassen sich unterscheiden?

Onboarding in Projekten

Wächst ein Projekt personell, müssen die neuen Projektmitglieder zunächst an Bord des bereits laufenden Projektes geholt werden. Erst dann können diese in das Projekt integriert und leistungsfähig sein. Das Onboarding konzentriert sich hier vor allem darauf, dem neun Projektmitglied das Projekt und seine Aufgaben zu erklären und es in das Team zu integrieren. Der Artikel "Die Rolle des neuen Mitarbeiters eindeutig klären" zeigt, wie eine Integration in das bestehende Team ablaufen kann.

Ein Team, das über die gesamte Projektlaufzeit zusammenbleibt – Wunschtraum einer jeden Projektleitung. In Wirklichkeit müssen immer wieder neue Teammitglieder integriert werden. Dabei hilft ein Integrationsgespräch (Artikel mit Arbeitshilfe).

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Reboarding

Elternzeit, Sabbaticals und Krankheiten sind Beispiele für längere Ausfallzeiten. Die Mitarbeitenden können nicht immer unmittelbar an ihre zuvor ausgeführte Tätigkeit anknüpfen. Entweder, weil sich die Organisation oder die Aufgaben verändert haben, die Führungskraft neu ist oder Kolleg:innen ausgeschieden bzw. neue hinzugekommen sind. Ziel des Reboardings ist es, den:die Mitarbeitende wieder in das Unternehmen zu integrieren. Hierfür sind auch Instrumente des Onboardings geeignet, wie z.B. Welcome Packages oder Begrüßungsmails.

Gibt es im Projektteam Fluktuationen, müssen neue Mitarbeiter zunächst wieder ins Team integriert werden. Ein strukturiert geführtes Integrationsgespräch erleichtert diesen Prozess. Dieser Gesprächsleitfaden hilft bei der Durchführung.

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Offboarding

  • Offboarding oder Exit-Management ist der professionell organisierte Austritt von Mitarbeitenden aus dem Unternehmen. Durch Offboarding wird eine positive Atmosphäre für die aus dem Unternehmen scheidende Person gestaltet. So hinterlässt das Unternehmen bei dieser einen guten Eindruck. Offboarding besteht aus den folgenden Prozessen:
  • Technischer Prozess: Hierunter sind alle organisatorischen und rechtlich relevanten Aspekte des Unternehmensaustritts zu verstehen (z.B. Rückgabe des Equipments an IT).
  • Sozio-emotionaler Prozess: Kern des sozioemotionalen Prozesses ist das Austrittsinterview. In ihm werden die Gründe für den Austritt besprochen und der:die Mitarbeitende wertschätzend verabschiedet.
  • Mit einem Offboarding können auch eventuelle Rechtsstreitigkeiten vermieden werden, wenn Mitarbeitenden beispielsweise gekündigt wurde.

Online-Onboarding

Online-, Remote Onboarding oder virtuelle Integration ist dann notwendig, wenn Mitarbeitende dauerhaft im Homeoffice arbeiten oder aus anderen Gründen ein persönlicher Kontakt nicht möglich ist. Wichtig dabei ist, dass die neuen Mitarbeitenden vom ersten Tag an arbeitsfähig sind und einen an das Firmennetzwerk angeschlossenen Rechner besitzen. Dieser sollte mit der für das Arbeiten mit digitalen Medien erforderlichen Webkonferenztools (z.B. WebEx, MS Teams oder Zoom) ausgerüstet sein. Der Artikel "7 Learnings aus der virtuellen Einarbeitung" beschreibt Best Practices für diese Situation.

Onboarding-Plattformen und Apps

Softwarelösungen unterstützen die HR-Abteilung bei der Organisation des Onboarding-Prozesses. Darüber hinaus bieten Sie mit Onboarding-Portalen eine spezielle Oberfläche, die die neuen Mitarbeitenden durch alle Stationen des Onboardings führt und hilfreiche Informationen bereitstellt. Neben den Onboarding-Portalen gibt es auch Apps, die den Onboarding-Prozess mit aktiven Funktionen unterstützen. Für die Bereitstellung von Informationen können auch Seiten im Firmen-Intranet oder Wikis genutzt werden.

Literatur

  • Bohinc, Tomas: Der erfolgreiche Karrierestart, Gabal Verlag, Offenbach 2014
  • Brenner, Doris: Onboarding, Als Führungskraft neue Mitarbeiter erfolgreich integrieren, Springer-Gabler, Wiesbaden 2014

 

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