Das Ziel eines professionellen und strukturierten Austrittsprozesses ist, eine angenehme Atmosphäre zwischen beiden Parteien zu gestalten und zu einem positiven Arbeitgeberimage beizutragen. Des Weiteren sollten Unternehmen sich das Erfahrungswissen der:s Ausscheidenden sichern.

Was ist Offboarding? 

"Offboarding" ist der komplementäre Begriff zu "Onboarding". Während mit Letzterem der Eintritt eines neuen Teammitglieds in das Unternehmen organisiert wird, beginnt das Offboarding meist mit der Kündigung und endet mit dem Ausscheiden aus dem Unternehmen.

Beim Offboarding wird zwischen dem technischen und dem kulturellen bzw. sozioemotionalen Prozess unterschieden. Ersterer gestaltet alle Maßnahmen, die organisatorisch und rechtlich für den Austritt der:s Mitarbeitenden notwendig sind. Hierunter fallen die Rückgabe der überlassenen Arbeitsmittel, die Sperrung von Zugängen zum IT-System und die Rückgabe von Schlüsseln etc. Kern des sozioemotionalen Prozesses ist ein Austrittsinterview. Hierin werden die Gründe für den Austritt besprochen und der:die Mitarbeitende wertschätzend verabschiedet.

Der Austritt von Angestellten kann folgende Gründe haben:

• Kündigung durch den:die Mitarbeitende:n: Das Teammitglied wechselt aus eigener Initiative das Unternehmen. Der Offboardingprozess kann hier die Gründe für den Austritt transparent machen und erreichen, dass der:die Kündigende einen positiven Eindruck vom Unternehmen mitnimmt.
• Kündigung durch das Unternehmen: Der:Die Mitarbeitende muss das Unternehmen verlassen, weil ein persönliches Fehlverhalten vorliegt oder der Arbeitsplatz durch eine Reorganisation verlorenging. Ein strukturiertes Offboarding sorgt hier dafür, dass alle administrativen Prozesse reibungslos abgewickelt werden und beugt Rechtsstreitigkeiten vor.
• Beenden des Erwerbslebens: Der:Die Beschäftigte erreicht die Altersgrenze für den Eintritt in den Ruhestand. Teil des Offboardings sollte hier eine angemessene Verabschiedung sein und ggf. Angebote für die Vorbereitung auf den Ruhestand beinhalten.

Das Offboarding von Projektmitarbeiter:innen organisiert den Austritt eines Teammitglieds aus dem Projekt. Dies kann die folgenden Gründe haben: Der geplante Einsatz im Projekt endet oder Projektleitung und Projektmitarbeiter:in vereinbaren ein vorzeitiges Ausscheiden aus dem Projekt, weil entweder die Teamleitung mit der Arbeitsleistung des Teammitglieds unzufrieden ist oder es aus dem Projekt ausscheiden möchte.

Die Ziele für ein wertschätzendes Offboarding sind:

• Soziale Verantwortung des Arbeitgebers gegenüber den Mitarbeitenden, die bis zu ihrem vollzogenen Austritt Teil der Belegschaft des Unternehmens sind
• Verringerung der Fluktuation von Mitarbeitenden
• Vermeidung eines Imageschadens, wenn der:die Ausscheidende schlecht über das Unternehmen redet
• Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten, wenn Konflikte, wie z.B. über das Zeugnis, oder offene Leistungen nicht geklärt sind

Aus der Sicht von Mitarbeitenden hat das Offboarding die folgenden Vorteile:

• Probleme, die auch nach dem Abgang weiterbestehen (werden), können angesprochen werden, z.B. wenn Ansprüche an das Unternehmen nicht geklärt sind.
• Sie können die Gründe für ihr Ausscheiden darlegen.
• Gehen beide Seiten im Guten auseinander, ist es möglich, weiterhin in Kontakt zu bleiben.

Bei einem Offboarding aus einem Projekt werden folgende Ziele verfolgt:

• Reibungsloser Übergang von der Projekttätigkeit zu einem neuen Projekt oder in die Linie
• Sicherung des im Projekt erworbenen Know-hows

Welchen Nutzen hat ein Offboarding?

Mit Offboarding wird erreicht, dass Mitarbeitende das Unternehmen mit einem guten Gefühl verlässt, positiv über das Unternehmen berichten und als potenzielle Mitarbeiter:innen erhalten bleiben.

Sichern von Wissen

Mit einem wertschätzenden Offboarding kann erreicht werden, dass sich die scheidenden Mitarbeiter:innen in ihrer Person und mit ihrer Arbeitsleistung geschätzt fühlen. Sie zeigen sich dann eher bereit, ihre Arbeit gut an ihre Nachfolger:innen weiterzugeben und erworbenes Wissen zu dokumentieren.

Vermeiden von Imageschäden

Ehemalige Mitarbeitende sind immer auch Werbetragende oder Kritiker:innen, die ihre Unternehmens auf Bewertungsplattformen wie Kununu, MeinChef oder Jobvoting beurteilen können. Dies gilt insbesondere bei der eigenen Kündigung. In einem Austrittsinterview werden die Gründe für die Kündigung ermittelt und die Punkte der Unzufriedenheit besprochen. Damit können potenzielle Kündigungsgründe festgestellt und vermieden werden. Zum Beispiel, wenn Mitarbeitende äußern, dass das Arbeitsklima schlecht ist.

Abfedern sozialer Härten

Falls einem:einer Mitarbeitenden beispielsweise aufgrund einer Reorganisation gekündigt wurde, können mit z.B. mit einer Outplacement-Beratung die Folgen der Kündigung abgemildert werden. Die Outplacement-Beratung ist eine vom Unternehmen finanzierte professionelle Hilfe zur beruflichen Neuorientierung für ausscheidende Mitarbeitende.

Was umfasst das administrative Offboarding?

Unter administrativem Offboarding sind alle Tätigkeiten zusammengefasst, mit denen das Ausscheiden der Mitarbeitenden organisiert werden. Dazu gehören:

(Bei Kündigung der:des Mitarbeitenden: Übergabe der Kündigung mit dem Austrittsdatum an den:die Mitarbeiter:in.)

Austrittsdatum: Festlegung und Mitteilung des Austrittsdatums an den:die Mitarbeiter:in.

Letzten Arbeitstag festlegen: Dieser muss nicht mit dem Austrittsdatum identisch sein, da hier Arbeitszeit und Urlaubsansprüche berücksichtigt werden müssen.

Vertragliche Ansprüche abwickeln: Alle im Arbeitsvertrag festgelegten Ansprüche daraufhin prüfen, ob noch Verpflichtungen gegenüber dem:der Mitarbeiter:in oder des Unternehmens an den:die Mitarbeiter:in bestehen (z.B. Boni, Rückzahlungen aus Fortbildungsverträgen etc.).

Räumung des Arbeitsplatzes und Rückgabe von überlassenen Arbeitsmitteln: Der:Die ausscheidende Mitarbeiter:in muss alle persönlichen Gegenstände vom Arbeitsplatz entfernen und die ihm:ihr überlassenen Arbeitsmittel zurückgeben. Daten, die in Netzwerken gespeichert sind, müssen gelöscht oder übergeben und IT-Accounts gesperrt werden. Checklisten oder Laufzettel helfen, dass alle Punkte abgearbeitet werden.

Arbeitszeugnis erstellen: Mitarbeitende haben einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Diese müssen es beim Arbeitgeber beantragen, der zur Erstellung 3 Wochen Zeit hat. Hierbei ist darauf zu achten, dass dies rechtssicher ist, um gut auf eventuelle Auseinandersetzungen bezüglich des Inhalts vorbereitet zu sein. Dieses muss erstellt und übergeben werden.

Bei einem Offboarding aus einem Projekt entfallen diese Schritte natürlich, da das Teammitglied im Unternehmen bleibt. Es wird jedoch aus dem Kommunikationsfluss des Projekts herausgenommen. Optional kann bei einer längeren Projektmitarbeit ein Zwischenzeugnis erstellt werden, das der:die Mitarbeitende für interne Bewerbungen nutzen kann.

Wissenstransfer

Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen, hinterlassen eine Lücke. Bei ihrem Ausscheiden muss gewährleistet sein, dass ihre Aufgaben weiterhin wahrgenommen werden. Hier muss die Teamleitung entscheiden, ob die Stelle nachbesetzt oder die Arbeit im Team umverteilt wird. Ggf. kann die Lücke auch kurzfristige durch eine Zeitarbeitskraft geschlossen werden.

Das Erfahrungswissen der Mitarbeitenden droht mit ihrem Austritt verloren zu gehen. Die Informationen müssen gesichert und an den:die Nachfolger:in übergeben werden. Darüber hinaus können die ausscheidenden Mitarbeitenden gebeten werden, ihr Wissen zu dokumentieren und dem Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

Woraus besteht kulturelles Offboarding?

Kulturelles Offboaring ist die Organisation des sozialen Ausscheidens aus dem Unternehmen. Ziel ist, dass der:die ausscheidende Mitarbeiter:in bis zum letzten Arbeitstag motiviert arbeitet, sein:ihr Wissen an den:die Nachfolger:in übergibt und auch nach dem Ausscheiden eine Verbindung zum Unternehmen behält. Während das administrative Offboarding von der Personalabteilung übernommen wird, sind für das kulturelle Offboarding auch die Führungskraft und das Team verantwortlich.

Austrittsinterview

Kernstück des kulturellen Offboarding ist das Austrittsinterview (auch Abgangsinterview oder Exit-Gespräch). Dies ist systematisches Vorgehen, bei dem von dem ausscheidenden Organisationsmitglied möglichst objektive Informationen über die Austrittsgründe erfragt werden. Themen sind auch die positiven und die negativen Seiten des Arbeitsplatzes und des Unternehmens sowie Verbesserungsmöglichkeiten.

In der Unternehmenspraxis werden diese entweder mit allen Mitarbeitenden geführt oder nur mit bestimmten Gruppen von Mitarbeitenden. Austrittsinterviews können mündlich, schriftlich oder in einer kombinierten Form durchgeführt werden. Sie werden in der Regel von einem Mitglied der Personalabteilung geführt.

Das Gespräch sollte zu Beginn der letzten Arbeitswoche durchgeführt werden, wenn der:die Mitarbeitende keine Repressalien wie ein negatives Arbeitszeugnis zu befürchten hat. Das Absolvieren eines Austrittsgespräch sollte auf freiwilliger Basis erfolgen. Es ist ein vertrauliches Gespräch, sie sollen ihre Meinung frei äußern können. Wenn der:die Mitarbeitende gekündigt hat, lassen sich so z.B. Gründe für Häufungen bei Kündigungen herausfinden und die Fluktuation von Teammitgliedern verringern.

Durch ein Austrittsinterview erfährt das Unternehmen mehr über den Arbeitsalltag des:r Mitarbeitenden und erhält Hinweise, wie er verbessert werden kann. Hat der Arbeitgebende gekündigt, ist das Austrittsgespräch ein Mittel, um die Unzufriedenheit des gekündigten Mitarbeitenden abzufangen und Angebote zur Unterstützung zu machen (z.B. eine Outplacement-Beratung).

Das Gespräch sollte in einem geeigneten, neutralen Rahmen stattfinden und mit genügend Zeit (ca. 30 bis 60 Minuten) geplant werden. Zudem sollte es ungestört geführt und dem:der Mitarbeitenden Vertraulichkeit zugesichert werden. Wichtig ist, nicht mit dem:der Mitarbeitenden zu streiten, keine Vorwürfe zu erhebe oder zu versuchen, die Kündigung rückgängig zu machen.

Für die Gestaltung des Austrittsinterviews können verschiedene Befragungsmethoden eingesetzt werden. Felder, zu denen der:die ausscheidende Mitarbeitende befragt wird, sind: Onboarding, Arbeitsbedingungen, Führungsstil, Fortbildungsmöglichkeiten, Vergütungssystem oder Karrierechancen.

Feedbackgespräch für Projekte

Beim Offboarding aus einem Projekt sollte die Projektleitung ein Feedbackgespräch über die Mitarbeit im Projekt führen. Ziel ist es auch hier, Verbesserungspotenziale für die Projektarbeit zu finden und die Arbeit des Projektmitglieds zu würdigen.

Umgang mit einer Kündigung

Ein Gegenstand des Austrittsinterviews sollten auch die Kündigungsgründe sein, wenn der:die Befragte selbst gekündigt hat. Hierdurch findet man heraus, ob die Kündigungsgründe beim Unternehmen lagen oder eine persönliche Ursache wie familiäre Umstände haben. Für die Durchführung eines Austrittsgespräches kann eine Vorlage verwendet werden. Damit wird sichergestellt, dass alle für das Unternehmen relevanten Punkte abgedeckt werden und sich die erhoben Daten besser vergleichen lassen.

Zum kulturellen Offboarding gehört auch, dass die Kündigung den verbleibenden Mitarbeitenden kommuniziert wird, z.B. im Rahmen eines Teammeetings oder – formeller – durch eine Abschiedsmail.

Verabschiedung

Eine organisierte Verabschiedung sorgt dafür, dass der:die ausscheidende Mitarbeiter:in das Unternehmen mit einem guten Gefühl verlässt. Die Verabschiedung kann in Form eines gemeinsamen Mittagessens oder im Rahmen einer kleinen Feier stattfinden.

Mit einem digitalen Talentpool oder Alumni-Netzwerk können die aus dem Unternehmen ausgeschiedenen Mitarbeitenden weiterhin Kontakt mit ihren Kolleg:innen und dem Unternehmen halten.