Um die Befugnisse und Verantwortlichkeiten eines Projektleiters zu definieren ist der Abschluss einer Projektleitervereinbarung zu empfehlen. Diese kann Bestandteil des Projektauftrags (Project Charter) sein.

Die Projektleitervereinbarung kann als multilaterales Vertragswerk zwischen den drei Beteiligten:

• AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte (Stakeholder). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet.
• AuftragnehmerAuftragnehmerDer Auftragnehmer ist Verkäufer eines Produkts oder einer Dienstleistung. Er ist Vertragspartner des Auftraggebers, der die im Lastenheft spezifizierte Leistung kauft.
• Projektleiter

Die Projektleitervereinbarung kann z.B. folgende Bereiche regeln:

• Projektrahmendaten
• Zielvereinbarung
• Phasenverantwortung und Aufgabenbereiche
• Budgetverantwortung und Einsatzmittelverantwortung
• Entscheidungskompetenzen
• Weisungsbefugnisse und Weisungsbindungen
• Personalverantwortung
• Unterschriftsberechtigungen
• Berichts- und Dokumentationswesen
• Informationspflichten und Informationsberechtigungen
• Einordnung des Projektleiters / der Projektleiterin in die UnternehmensorganisationUnternehmensorganisationDie Unternehmens- oder Betriebsorganisation ist das Pendant zur Projektorganisation . Während diese temporär auf das Projekt abgestimmt ist, muss die Unternehmensorganisation auf lange Frist ausgelegt sein. Sie bildet das tragende Grundgerüst des Unternehmens und seiner Abläufe. / Projektorganisation
• Übergang des Projektleiters / der Projektleiterin ins Projekt und aus dem Projekt
• Einzusetzende Methoden
• Sonstige Vereinbarungen