Auftrag

1) Vertrag

2) Vertragsdokument

3) Beauftragte Arbeiten

zu 1) Vertrag: Die DIN 69905 setzt den Begriff "Auftrag" gleich mit dem "Vertrag über Lieferungen und Leistungen, dessen Zustandekommen das Einverständnis der Vertragsparteien voraussetzt." Nach BGB ist die schriftliche Form nicht vorgeschrieben, in der Praxis jedoch unbedingt zu empfehlen.

Wenn in der üblichen Reihenfolge: Angebotsanfrage (bzw. Ausschreibung), Angebot, Auftragserteilung, Auftragsbestätigung vorgegangen wird, erübrigt sich die Anfertigung eines eigenen Vertragsdokumentes. Für langfristig erbrachte Dienstleistungen (z.B. Projektmanagement, Stellen einer Infrastruktur usw.) empfiehlt sich die Ausarbeitung eines eigenen Vertrags, in dem die einzelnen Leistungen und Vergütungen sowie die Gewährleistungsbedingungen und Auflösungsmöglichkeiten festgelegt sind.

zu 2) Vertragsdokument: Das vom Auftraggeber rechtsverbindlich unterzeichnete Dokument, mit dem er den Auftragnehmer beauftragt, die vereinbarten Leistungen zu erbringen und sich zur Zahlung der entsprechenden Vergütung verpflichtet.

Das Datum der Unterzeichnung kann von Bedeutung für die Abrechnungsfähigkeit von Aufwänden haben. Aufwände, die dem Auftragnehmer vor dem Auftragsdatum entstanden, sind nur dann fakturierbar, wenn der Auftraggeber dies ausdrücklich bestätigt. Dies kann z.B. in einer früheren Absichtserklärung (Letter of Intent) geregelt werden. Bei Festpreisvereinbarungen bestimmt das Auftragsdatum lediglich das frühest mögliche Rechnungsdatum.

Der Inhalt des unterzeichneten Auftragsdokuments ist genau zu prüfen und mit Ausschreibung und Angebot zu vergleichen. Unter Umständen ernthält es bereits erste Änderungen gegenüber den ursprünglichen Vereinbarungen.

Eine Kopie des Auftragsdokuments sollte im Projekthandbuch abgelegt werden.

zu 3) Beauftragte Arbeiten: Während die DIN in der direkten Definition des Begriffs "Auftrag" ihn im Sinne der vertraglichen Geschäftsbeziehung definiert, verwendet sie ihn in zusammengesetzten Begriffen wie "Auftragsabwicklung", "Auftragsunterbrechung" und "Auftragsabschluss" im Sinne der auszuführenden Arbeiten. Diese Doppeldeutigkeit des Begriffes "Auftrag" entspricht seiner allgemeinen Verwendung, macht aber eine besondere Sorgfalt erforderlich.

Die Aufnahme der Begrifflichkeiten der Auftragsbearbeitung in die DIN 69905 lässt den Rückschluss zu, dass das Normungsgremium den Auftrag gewissermaßen als den "kleinen Bruder" des Projektes gesehen hat. Zwar beruht jedes Projekt auf einem Auftrag, aber nicht jeder Auftrag verdient die Bezeichnung "Projekt".

Die Unterscheidung zwischen Auftrag und Projekt ist firmen- und branchenspezifisch. Mögliche Kriterien sind z.B. die Anzahl gleichartiger Vorhaben, die Auftragssumme, die Zeitdauer oder die Neuheit der Aufgabenstellung.

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Für das Verfassen von Angeboten gilt: Kleiner Fehler - große Wirkung! Frank Gürgens beschreibt in seinem Artikel häufige Stolperfallen bei der Erstellung von Angeboten und Pitch-Teilnahmen, in die auch so manch gestandener Projektmanager hin und wieder tritt. Die aufgeführten Beispiele beziehen sich auf Projekte im Bereich Software und Multimedia, die Tipps und Ratschläge lassen sich jedoch auch auf andere Projekte übertragen.
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Die Realisierung von Multimedia-Produktionen ist besonders für Agenturen mit hohen wirtschaftlichen Risiken verbunden. Hauptgrund hierfür ist, dass die meisten Agenturen ihre Leistungen auf der Grundlage von Festpreisen erbringen, obwohl sie im Zeitpunkt der Angebotserstellung bzw. des Abschlusses des Produktionsvertrages mit ihrem Kunden mangels ausreichender Informationen den Projektverlauf und den Zeitaufwand nicht einmal annähernd einschätzen können.
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