Befugnis ist das einer Rolle zugeordnete Recht, eine bestimmte Entscheidung zu treffen (z.B. Abnahme erteilen), einer anderen Rolle eine bestimmte Anweisung zu erteilen (z.B. Arbeitspaket zuweisen) oder auf bestimmte Ressourcen zugreifen zu dürfen (z.B. Informationen einsehen).

Befugnisse können absolut bestehen, z.B. hat die Geschäftsführung qua Amt alle Befugnisse innerhalb des Unternehmens, oder entlang der Aufbauorganisation von oben nach unten delegiert werden.

Befugnisse können auch aus Übernahme der VerantwortungVerantwortungVerantwortung besteht aus den drei untrennbaren Bestandteilen Aufgabe, Befugnis und Rechenschaftspflicht. Es ist also nicht möglich, für die Durchführung einer Aufgabe ohne die entsprechenden Befugnisse (z.B. Zeichnungsrecht, Weisungsrecht) verantwortlich zu sein (sog. Kongruenzprinzip). Ebenso bedeutet Verantwortung, dass aus falschem Handeln oder Nicht-Handeln Konsequenzen wie z.B. Vertragsstrafen oder disziplinarische Strafen erwachsen. für eine Aufgabe erwachsen. Nach dem Kongruenzprinizip der Organisationslehre muss eine Person oder Organisationseinheit mit Erteilung einer Aufgabe auch die dafür erforderlichen Befugnisse (z.B. Zeichnungsrecht) erhalten.

Die Befugnisse einer Rolle sind in ihrer Rollenbeschreibung dokumentiert. So sollten z.B. die Befugnisse eines Projektleiters und anderer Projektverantwortlicher im ProjekthandbuchProjekthandbuchDas Projekthandbuch enthält alle für ein bestimmtes Projekt geltenden Regeln sowie die für seine Durchführung notwendigen spezifischen Informationen. Verantwortlich für seine Erstellung und Aktualisierung ist der Projektleiter, es muss vom Lenkungsausschuss freigegeben werden und unterliegt dem Konfigurationsmanagement. Falls es eine Projektassistenz gibt, so ist diese für die Verwaltung (Verteilung, Versionierung, Archivierung) des Projekthandbuchs zuständig. festgelegt werden.

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