Steuerung

Planen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet.

Grundsätzlich bedeutet Steuerung, den Projektplan so genau wie möglich umzusetzen. Unterschiedliche Auffassungen bestehen hinsichtlich der hierfür zur Verfügung stehenden Rechte des/der Projektleiter(in). Diese können von der bloßen Beratung bei Umsetzung von Steuerungsmaßnehmen gehen (Stabs-Projektorganisation) bis hin zur vollständigen Führungs- und Ergebnisverantwortung im Projekt (Management by Projects).

Zu den konkreten Aufgaben der Steuerung innerhalb eines Projekts können unter anderem gehören:

  • Starten und Beenden von Arbeitspaketen / Vorgängen
  • Führung der Projektmitarbeiter
  • Überwachung der Projektkennzahlen
  • Erarbeitung von Alternativplänen bei Abweichungen vom geplanten Projektablauf
  • Verändern des Projektplans zur Erreichung des ursprünglichen Projektziels
  • Anforderung zusätzlicher Ressourcen und Finanzmittel
  • Veränderung der Aufgabenstellungen an Projektmitarbeiter
  • Freistellung von Projektmitarbeitern
  • Vergabe von Unteraufträgen
  • Interne Abnahme oder Ablehnung von Projektergebnissen
  • Verhandlungen mit dem Auftraggeber
  • Umsetzung von Beschlüssen des Lenkungsausschusses
  • Beantragung eines Projektreviews / Projektaudits
  • Beantragung des Projektabbruchs
  • Feststellung des Projektabschlusses
Unverzichtbar für die Projektsteuerung ist der Projektplan - ohne ihn ist kein Vergleich mit dem Soll-Wert möglich. Ergänzt wird der Projektplan, der den Idealverlauf beschreibt, durch die Risikoliste, die möglichst umfassend alle Gefahren für den Projektablauf beschreibt.

Die Effektivität der Steuerung hängt wesentlich von einer zeitnahen Erfassung der Aufwände und des Projektfortschritts ab. Mit Hilfe von Prognosetechniken (Meilenstein- und Kostentrendanalyse, Earned Value Analysis, Szenariotechnik) können dann Annahmen über die zukünftige Entwicklung getroffen und dementsprechende Steuerungsmaßnahmen entwickelt werden. Zu diesen gehört meistens der Eingriff in die bestehende Planung - der ursprüngliche Plan wird dann als sogenannter Basisplan dokumentiert.

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