04
Dec 2015
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

Das Utopie-Syndrom – Garant für das Scheitern

Früher wurde bei neuen Vorhaben nebenbei vor sich hin gewurstelt, ich erinnere mich noch. In den 90ern kam es dann zunehmend in Mode, Projektleiter zu beauftragen. "Brauchen wir die denn? Die kosten doch obendrauf!" Oh, man arbeitete damals oft so sehr "spontan flexibel", dass sich ein Projektleiter allemal auszahlte! Das wurde so evident, dass nun bald alle Vorhaben zu einem Projekt wurden, das gemanagt werden musste. Alles gut!

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Der Erfolg des Projektmanagements stieg dann wohl allen zu Kopf. Top-Manager schlossen daraus, dass sie mit einem effektiven Projektmanagement die Nummer 1 der Welt werden könnten. "Wir müssen schneller werden, effizienter sowieso, wir schaffen das Unmögliche – und zwar jedes verdammte Jahr neu, weil wir nachhaltig doppelt so schnell wie der Markt wachsen werden."

In der Psychologie nennt man es Utopie-Syndrom: Man nimmt sich etwas Unmögliches fest vor und versucht es mit allen Mitteln – nur dass alle Gedanken über die Erreichbarkeit des Ziels unter strengstem Tabu stehen. Man schult Mitarbeiter und Management ständig per Tschakka-Tschakka-Kick-off, sich für Unmögliches zu begeistern, wofür sich jede Extrameile lohne.

Prinzip Hoffnung

Infolge dieser Entwicklung ist es üblich geworden, Projekte äußerst ehrgeizig zu planen, was Zeit und Geld betrifft – und richtig gute Leute sind nun einmal rar. Schließlich soll ein satter Gewinn herausspringen, und der vom Kunden herausgepresste Superrabatt muss auch noch irgendwie wieder reinkommen. So beginnen Projekte mit einem Ziel, das sich nicht erreichen lässt – worüber man aber keinesfalls reden darf: Tabu! Utopie-Syndrom!

Wer das Ziel nicht schafft, verbrät zuerst das "contingency budget" und versucht es parallel mit Überstunden und danach mit Kompromissen in der Qualität der Ergebnisse. Das merken die nun misstrauischen Kunden und setzen ein verschärftes Qualitätsmanagement auf, was sehr viele Kommunikationsressourcen frisst und das Projekt vollends in eine Krise lenkt. Die Utopie entfernt sich. Die Projektmitarbeiter werten das Misstrauen gegenüber ihrer Utopie als Feindschaft. Sie werden offensichtlich behindert und sabotiert.

Die Abwärts- oder Todesspirale dreht sich immer schneller: Das drohende Verfehlen des Ziels erfordert immer mehr Management, Entschuldigungsmeetings, Status-Reviews und Nervenkraft. Kein Glanz mehr in keinem Auge. Dadurch entsteht immer mehr Zusatzarbeit, die im Projekt nicht eingeplant war. Termine verzögern sich, weil die Arbeit immer wieder unterbrochen werden muss, um PowerPoints zu schnitzen. Druck und Gegendruck verstärken sich gegenseitig, die reale Arbeitszeit nimmt ab. Man holt Berater, die das gegen viel Geld feststellen. Sie schlagen bessere Methoden, mehr Disziplin und das Senken der Boni vor, sodass die Motivation wieder ansteigt. "Man könnte auch den Druck auf das Team erhöhen, damit es wesentlich agiler wird."

Wenn etwas Unmögliches versucht wird, muss es irgendwo Friktionen geben. Die führen zu Interessenkonflikten, Zusatzarbeit und immer mehr Chaos. Das Projekt wird also am sehr verspäteten Ende sehr viel teurer, als wenn es realistisch geplant worden wäre, weil es dann all diese Zusatzarbeit nicht gegeben hätte.

Das Ende der Utopie!?

Endlich! Fertig! Schlusspräsentation. Der Druck ist weg. Nun ist nur noch der "Lessons-learned-Workshop" obligatorisch vorgeschrieben. Warum lief es nicht so gut? Es war das Utopie-Syndrom, das sehen alle, nun wo das Tabu nicht mehr im Raum schwebt.

"Die Probleme waren vorprogrammiert." Sic. "Wir haben daher keine Schuld an den Problemen, wir hatten zu wenige Ressourcen. Das haben wir auch oft gesagt. Wir sollten lernen, auf realistischen Plänen zu beharren. Ist das der allgemeine Konsens hier? Dann protokolliere ich das so für den Abschlussbericht. Noch etwas? Sie da hinten?" –

"Nein, nein, ich würde mich nur gerne ausklinken, weil mein neues Projekt zu spät begonnen wurde und die Chefs es trotzdem vor Jahresende grob auf PowerPoints fertig haben wollen, weil sie das persönlich weiterbrächte." –

"Aber das ist doch wieder so dumm!" –

"Ach, es ist nicht so schlimm wie sonst. Man muss das Positive sehen. So schlecht sind wir ja wieder nicht. Man sollte nicht alles schlechtreden. Damit ist keinem gedient. Stress kann auch positiv erlebt werden. Es ist alles eine Einstellungssache. Erfolg ist im Wesentlichen 'attitude'. Man muss fest daran glauben, sonst hat es gar keinen Sinn, das Ganze. Wir wollen die Nummer 1 sein. Das fasziniert jeden." –

"Hey, was reden Sie da?" –

"Ach, sorry, ich war in Gedanken schon in meinem nächsten Projekt."



Bisher gibt es 6 Kommentare
Wenn Sie nur nicht so sehr recht hätten...
Aber leider haben Sie recht. Das Utopie-Syndrom ist der Alltag.
vor 42 Wochen 6 Tagen Andreas Urban
und es wird immer schlimmer - zumindest in deutschen Unternehmen und Behörden!
vor 42 Wochen 4 Tagen Ursula Ringwald
Das ist das eine Extrem. Auf der anderen Seite steht oft eine zu geringe Bereitschaft an Leistung, um überhaupt mal ambitionierte Ziele zu schaffen. Es liegt eben nicht nur am "Masterplan", nach dem alle schreien, sondern an der Beteiligung jedes Einzelnen.
Wie oft habe ich gehört "Ich bin doch nur ein kleiner Programmierer". Bullshit. Jeder ist wichtig und auch in der Pflicht, das Richtige zum Projekt beizutragen. Eine Kutsche ohne Pferde fährt nicht. Aber sicher auch nicht immer besser ohne Kutscher ;).
vor 42 Wochen 3 Tagen Rolf Winterscheidt
Ich möchte nicht als Ketzer missverstanden werden, aber gehört es nicht auch zum Job eines guten Projektmanagers, interne und externe Stakeholder zu "führen"? Und wenn die Utopie zum Programm werden soll, die Konsequenzen, Risiken, Kollateralschäden usw. zu dokumentieren und klar zu kommunizieren? Wenn er von seinen Auftraggebern dennoch zur Utopie verpfichtet werden sollte, hat er immer noch die Wahl, abzulehnen oder - unter von Anfang an ROT zu reporten und zu eskalieren - anzunehmen. Nur wer wie der am Ende des Artikels beschriebene Kollege mit seinem Team wie ein Opferlamm zum Abgrund geht wird in der Utopie kaputt gehen.
Soweit die ideale Welt. In der Realität wird es aber immer einen gangbaren Kompromiss dazwischen geben. Das kommt dann auch wieder auf die Qualität des PM an...
vor 42 Wochen 3 Tagen Henning Zeumer
Ich möchte mich dem "ketzerischen" Kommentar von Herrn Zeuner anschließen: die Aufgabe des Projektmanagers ist nicht die des Opferlamms, sondern stattdessen eine gestalterische: wenn dieses (nehmen wir einmal "unmöglich" an) Ziel erreicht werden soll, dann sind dem/den Auftraggeber(n) die Rahmenbedingungen aufzuzeigen. Ich selbst führe gerade ein Programm mit einer Timeline, die von Anfang an von allen außenstehenden als "unrealistisch" angesehen wurde. Mit der entsprechenden Priorität und dem bedingungslosen Willen des Top-Managements, diese Timeline zu halten, sind wir inzwischen so weit, dass wir viele "unmögliche" Meilensteine eingehalten haben, mit Beibehaltung der geplanten Qualität bzw. Funktionalität. D.h. Prioritäten und Commitment der Stakeholder und entsprechende Durchsetzungskraft und Macht dieser Stakeholder können auch Unmögliches möglich machen :-)
vor 42 Wochen 3 Tagen Carsten Barthel
Yes, we can!
Bei gutem Projektmanagement im Unternehmen passiert so was nicht.
vor 22 Wochen 6 Tagen Thomas Walenta
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