07
Oct 2016
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

Die Hoffnung stirbt zuletzt

Mittlerweile ist Projektleiter Heinrich Meierdiercks etwas genervt. Zum wiederholten Mal ärgert er sich über das Verhalten seiner Teamassistentin. Eigentlich stellt sie eine gute Unterstützung für das gesamte Team dar und behauptet sich in der "Männerwelt" der Automobilzulieferer-Branche. Vielleicht liegt das daran, dass sie als eine von wenigen Frauen bereits an bekannten Rallys als Fahrerin teilgenommen hat. Alleine deswegen hat sie bei den meisten Kollegen einen Stein im Brett.

Anzeige

Eigentlich ist die Kollegin qualifiziert

Eigentlich kann Meierdiercks zufrieden sein: Das Projekt läuft insgesamt nach Plan und die Zusammenarbeit und das Teamklima sind top. Dennoch wurmt es ihn, dass er bei der Teamassistentin immer wieder in dieselbe Falle tappt: Gibt er ihr einen Auftrag, der auch nur ein bisschen über den Aufgabenbereich einer Teamassistentin hinausging, bekommt er – jedenfalls in seinen Augen – nur "halben Kram" zurück.

Neulich hatte er sie beispielsweise gebeten, für ihn zu einem neuartigen Auffahrvermeidungsassistenten für KFZ zu recherchieren. Seine Firma war zwar nicht gerade auf solche Sensor-Anlagen spezialisiert, aber er hätte doch gerne gewusst, ob er solche Anlagen mit vertretbarem Aufwand selbst entwickeln könnte.

Er wollte sich am kommenden Wochenende in Ruhe und ausführlich zu Hause mit dem Thema beschäftigen, denn dort hatte er mehr Ruhe, da er über dieses Wochenende alleine zuhause war. Seine Familie war ausgeflogen und das reichte ihm als Rechtfertigung, um sich selbst eine Ausnahmengenehmigung dafür zu erteilen, ein paar Stunden am Wochenende zu arbeiten.

Wie sage ich ihr, dass mir eine bestimmte Sache wichtig ist?

Er sagte seiner Teamassistentin am Dienstag Bescheid und sie antwortete wie üblich mit den Worten: "Kein Problem, Chef, wird erledigt!" Weil er weiß, dass sie Aufgaben manchmal unvollständig oder nicht rechtzeitig erledigte, fügte er hinzu (seine Worte waren wohlüberlegt, denn er wollte sie nicht verletzen): "Ich würde mich zu dem Thema gerne am Wochenende ein bisschen schlau machen, mir mal einen groben Überblick verschaffen. Es wäre also ganz schön, wenn Sie mir rechtzeitig sagen, wenn Sie irgendeine Unterstützung bei der Suche nach dem Material brauchen."

Freitagnachmittag, 16.30 Uhr. Die Teamassistentin kommt an Meierdiercks Schreibtisch. In der einen Hand hält Sie Handtasche und Jacke, mit der anderen überreicht sie ihm eine Mappe: "Sie wollten sich ja nur einen flüchtigen Überblick verschaffen – und außerdem ist es gar nicht gut, wenn sie sich auch noch zu Hause mit der Arbeit belasten, Herr Meierdiercks!"

Meierdiercks schwante schon, was ihn erwartet, als er die Mappe aufschlägt: ca. zehn Kopien von Zeitschriften-Artikeln über automatische Notfallbremsanlangen und einige Ausgaben von populären Automobilzeitschriften. Er sieht sofort, dass er in diesen Unterlagen nichts finden würde, was er nicht bereits weiß. Entgeistert sieht zu seiner Teamassistentin an. Er zögert, sie zu kritisieren, weil er sie mag und sie nicht verärgern will. Bevor er die richtigen Worte gefunden hat, ist sie mit einem fröhlichen Lächeln schon aus der Tür. Mehr zu sich selbst sagt Meierdierck: "Aber ich bin doch kein Laie und meine Familie ist ohnehin verreist…"

Kleine Frustrationen werden zum großen Stress

"Ich habe es nicht dabei, es reicht aber doch, wenn Sie das morgen lesen!", "Ich habe mir gedacht, es reicht doch, wenn Herr Beckmann das für Sie nächste Woche anschaut!", "Ich habe nicht Herrn Dr. Müller angerufen, sondern hier gleich die Daten vom Straßenverkehrsamt besorgt…!" usw. Innerlich platzt ihm langsam der Kragen. Äußerlich jedoch versucht er ruhig zu bleiben. Er hat schon so häufig darüber nachgedacht, wie er sagen soll, was er wirklich braucht! Aber seine Teamassistentin machte einfach, was sie für richtig hält. In neun von zehn Fällen geht das gerade so gut, aber in mindestens einem Fall eben nicht.

Aber was soll er machen! Er hofft immer noch darauf, dass sie – auch durch seine Bemerkungen angeregt – anfängt, sich stärker nach seinen Wünschen zu richten. Dabei drückt er doch nun schon alles so vorsichtig und – wie er findet – wertschätzend aus!

Während er auch diesmal selbst ins Archiv und in die entsprechenden Datenbanken geht, anstatt früh Feierabend zu machen, denkt er geknickt, aber auch ein bisschen ärgerlich: "Die Hoffnung stirbt zuletzt!"

Warum sagen wir nicht, was wir wirklich wollen?

Wenn er seiner Teamassistentin, die er menschlich so schätzt, doch nur ein vollständiges Feedback gegeben hätte, was ihm denn in der Zusammenarbeit mit ihr solch einen Unmut und Frust bereitete! Dann hätte sie ihm womöglich gesagt, dass er sich ihr gegenüber meist so unpräzise ausdrückt, als ob es gar nicht so wichtig wäre, was er von ihr will.

Er klärt sie nicht über seinen immer wieder entstehenden Ärger auf. Und sie trägt nichts dazu bei, ihm genauere Angaben zu entlocken, wenn er wieder einmal formuliert: "Ich will mir nur mal eben einen Überblick verschaffen…!"

Dabei wäre es doch eigentlich so einfach, sich gegenseitig zu sagen, was man eigentlich möchte. Oder?

Bisher gibt es 6 Kommentare
Ein wichtiger Grund dafür, dass wir mit Kritik sehr zögerlich sind, liegt daran, dass sie oft das Gegenteil dessen zur Folge hat, was wir eigentlich erreichen wollen. Kritik ist ja in gewisser Weise auch ein Angriff, womit man die bekannten 4F (freeze, flight, fight, fright) auslöst, aber nicht die eigentlich angestrebte Erkenntnis und Verbesserung. Das Argument: "Dieses Thema gehört nicht zu meinem Aufgabenbereich und ich kann es deshalb nicht mit derselben Intensität behandeln wie die anderen Aufgaben" ist ja nicht von der Hand zu weisen.
Wie also könnte "Meierdiercks" seiner Teamassistentin nicht nur klar machen, dass ihre Arbeitsergebnisse nicht seinen Erwartungshaltungen entsprechen, sondern bewirken, dass die nächsten besser werden?
Offensichtlich ist sie ja durchaus sehr kompetent und leistet gute Arbeit. Gibt er ihr hier adäquates positives Feedback? Das geht von "Danke, das war okay" über "Solide Arbeit, hat mir sehr geholfen" bis zu "Ausgezeichnete Arbeit! Was täte ich nur ohne Sie!".
Auf dieser Basis kann er dann auch mal sagen: "Sorry, aber das war nicht das, was ich erwartet habe. Sie können das definitiv besser, wie z.B. bei der letzten Marktrecherche!". Und auf die Antwort: "Dann müssen Sie mir aber auch genauer sagen, was Sie erwarten!" kann er zurückfragen: "Aber gerne, wie kann ich Ihnen denn deutlich machen, was ich brauche?"
Und schon kann ein konstruktiver Dialog darüber entstehen, wie künftig Arbeitsaufträge vereinbart werden.
Natürlich geht es auch einfacher: Wenn man z.B. die Deutsche Handballnationalmannschaft beim Time-Out beobachtet, dann gibt der Trainer einige wenige, klar formulierte Anweisungen. Anstatt aber einfach "Klar, machen wir" zu antworten, wiederholt der Kapitän diese Anweisungen nahezu wortwörtlich, meist sogar in der Wir-Form. Missverständnisse sind dadurch ausgeschlossen.
Im Business könnte sich das dann so anhören:
Meierdiercks: "Bitte stellen Sie mir bis Dienstag zum Thema Auffahrvermeidungsassistenten aktuelle Informationen zusammen."
Durch die Anforderung, die Aufgabe zu wiederholen, lautet die Antwort der Teamassistentin nicht mehr: "Okay, wird erledigt!", sondern: "Ich recherchiere im Internet, was die anderen Hersteller dazu anbieten und druck Ihnen die wichtigsten Infos dazu aus." Jetzt hat Meirdiercks die Chance zu sagen: „Das genügt mir nicht, googeln kann ich selber. Ich brauche von Ihnen …“
vor 43 Wochen 6 Tagen Dr. Georg Angermeier
Hallo Herr Dr. Angermeier!
Danke für Ihren Beitrag! So kann es gehen, und so funktioniert es auch.
Letztlich sollten ich beide gegenseitig Feedback - also im Grunde eine gegenseitige Gebrauchsanweisung geben. Nur so kann man auf Dauer eine tragfähige belastbare Beziehung aufbauen, und das gegenseitige Rätselraten beenden.
Herzlichen Gruß,
Detlef Scheer
vor 43 Wochen 6 Tagen Detlef Scheer
Sehr geehrter Anfrage
Wenn man Information benötigt auf Grund derer man im professionellen Umfeld sich fundiert orientieren will, bzw. fundierte Entscheidungen treffen will, die auch so aufbereitet sind, dass ein rascher Überblick möglich ist, dann sollte man eine/n Profi damit beauftragen und nicht die Teamassistentin.
Das kann entweder ein/e externe/r InformationsvermittlerIn sein oder eine interne/r RecherchespezialistIn, wenn man rechtzeitig draufschaut, dass es so jemanden im Unternehmen gibt.
Nicht nur im technischen Umfeld, sondern auch in vielen anderen Bereichen, gibt es heute eine grosse Zahl von hervorragenden kostenpflichtigen Datenbanken, die die gewünschten Informationen in sehr guter Qualität bereit stellen. Auch wenn das eine oder andere über Google auffindbar ist, benötigt man auch dafür etwas mehr Expertise als üblicherweise eingesetzt wird.
Die Kommunikation betreffenden Anrgegungen von Herrn Dr.Angermaier sind sehr wertvoll. Die Teamassistentin ist allerdings hinsichtlich des Anspruchs von Herrn Meierdiercks in Bezug auf die Qualität, Umfang und Aufbereitung der Fachinformation eine ungeeignete Adressatin.
added in proof:
Meiner langjährigen Erfahrung nach werden AssistentInnen und SekretärInnen in sehr vielen Unternehmen mit solchen Recherche Aufagaben betraut und fallweise auch auf entsprechende Schulungen geschickt und mitunter gibt es sehr erfahrene und begabte Personen in diesen Funktionen.
Für professionelle Fachrecherchen, braucht es aber mehr Fachkenntnisse:
Im konkreten Fall muss man sich fachlich gut auskennen, um das Gefundene rasch und korrekt zu bewerten, man muss die Fachbegriffe am besten auch auf Englisch kennen, man muss wissen welches sind die wichtigsten Informationsquellen, geeignete Datenbanken usw. und das ganze dann vielleicht noch so zusammenstellen, dass eine rasche Rezeption möglich ist. Das kann ein TeamAssistent oder eine Teamassistentin wohl nur in Ausnahmefällen leisten.
vor 43 Wochen 5 Tagen Dr.Constantin Cazan
Sehr geehrter Herr Scheer,
die von Ihnen dargestellte Situation wirft wirklich wichtige Fragen auf.
Ganz unabhängig davon kann ich Ihnen sagen, dass ich die Reproduktion von Rollenklischees darin, mögen sie auch in einigen Fällen zutreffen (und in anderen eben nicht), nicht besonders angenehm zu lesen finde. Obwohl ich also die Thematik interessant finde, mag ich die Geschichte nicht. Zu stereotyp. Und was hat denn die Rolle der Teamassistentin in einer Männerwelt mit ihrem Verhalten genau zu tun?
Soviel zum Thema "Warum sagen wir nicht einfach, was uns nicht gefällt" ;) - vielleicht kann meine als Anregung dienen.
Mit freundlichen Grüßen,
M.
vor 43 Wochen 5 Tagen M.
Sehr geehrter Herr oder sehr geehrte Frau "M."!
Danke für den Hinweis!
Mir gefallen Rollenklischees auch nicht, schon gar nicht im Geschäftsleben, wo ich laufend mit solchen Klischees konfrontiert werde, von beiden Seiten, wenn denn z.B. die Geschlechterrolle gemeint ist.
Ich nehme Klischees oft her, um deutlich zu machen wie dumm sie eigentlich sind und wir einschränkend. Deswegen versuche ich auch in diesem Zusammenhang dazu beizutragen, dass die Beteiligten sich nicht auf ihre Hoffnung verlassen, sondern die jeweils beispielsweise durch Klischees entstandenen Fronten durch Kommunikation genau darüber aufzulösen.
Falls ich Sie durch das Klischee "Teamassistentin" getroffen haben sollte: War nicht so gemeint!
vor 43 Wochen 5 Tagen Detlef Scheer
Hallo Herr Cazan!
Danke für Ihren Kommentar!
Sie haben vollkommen recht. Und: Um das alles im individuellen Fall zu klären, muss man eben auch, und zwar gekonnt, kommunizieren - inklusive Feedback beispielsweise - sonst findet man nie zu einer Lösung, auch nicht zu richtig besetzten Stellen und zu der Erkenntnis, dass z.B. eine Teamassistentin überfordert sein könnte. Auch bei dieser Problematik reicht die Hoffnung alleine nicht aus.
Man könnte in diesem Falle auch sagen:
Mithilfe guter Kommunikation innerhalb eines offenen Klimas hätte auch die Teamassistentin Herrn Meierdiercks ein Feedback darüber geben können, dass sie mit seinen Erwartungen völlig überfordert ist und die Hoffnung aufgeben können, dass er es selbst eines Tages merkt (wenn es denn so wäre).
vor 43 Wochen 5 Tagen Detlef Scheer
Wählen Sie hier Ihre bevorzugte Anzeigeart für Kommentare aus und klicken Sie auf „Einstellungen speichern“ um die Änderungen zu übernehmen.
Kommentar verfassen
Der Inhalt dieses Feldes wird nicht öffentlich zugänglich angezeigt.
Bitte geben Sie Ihren Namen an: *
Tech Link