"Verzahnung von strategischem Vorgehen und operativem Geschäft" – so lautete das Motto der diesjährigen Expertentagung des PM-Instituts am 1. Oktober in Wiesbaden. Das Hauptaugenmerk der Veranstaltung lag auf dem "Dauerbrenner" Kapazitäts- und Ressourcenmanagement, wobei die zehn Fachreferate zu diesem Thema einen schönen, umfassenden Bogen spannten.

Ressourcenmanagement – weniger ist mehr

Der Einstiegsvortrag stimmte die Teilnehmer in die Thematik Ressourcenmanagement ein – mit einem Bericht von Forschungs- und Transferprojekten der Universität Duisburg-Essen. Die Herausforderung bleibt: Wirtschaft und Industrie kämpfen offensichtlich noch immer mit der klassischen Aufgabenstellung des Ressourcenmanagements. "Weniger ist mehr", brachte der Referent Prof. Dr. Frederik Ahlemann seine Empfehlung für die Einführung eines unternehmensweiten Ressourcenmanagements auf den Punkt.

Er bezog sich damit auf den nach wie vor häufig gemachten Kardinalfehler, zu viele Projekte unkoordiniert in das Unternehmen einzuschleusen und dadurch die Ressourcen heillos zu überlasten. Eine langfristige Betrachtung, so Ahlemann, sei unabdingbar für eine strategische Planung von Ressourcen – angerpasst an die Unternehmensstrategie. Erfolgreiche Unternehmen, so die Erfahrung des Referenten, bauen auf eine systematische und strategisch abgestimmte Ressourcenentwicklung.

Ehrenamtliche als Entlastung

Zwei Vorträge lenkten den Fokus auf Ressourcen und Kapazitäten im Einzelprojekt. Hier überraschte Dr. Martin Stauch mit seiner Empfehlung, zur Entlastung der festangestellten Mitarbeiter im Projekt Ehrenamtliche einzusetzen. Der Vorschlag führte zu regen Diskussionen über Möglichkeiten und Grenzen dieser Form der Entlastung.

Highlight der Expertentagung waren auch diesmal wieder die Vorträge aus der Unternehmenspraxis, in denen die Teilnehmer viel über Schmerzen und Erfolge bei der Einführung und Optimierung von Kapazitäts- und Ressourcenmanagement erfuhren.

Erfrischend offene Erfahrungsberichte und die daran anschließenden Diskussionen über mögliche Lösungsansätze und Fehleranalysen bildeten das Herzstück der Fachvorträge. Als wichtigste Errungenschaft der Einführung nannten mehrere Vortragende, Akzeptanz zu schaffen für eine neue Transparenz über Ressourcen und Projekte im Unternehmen.

Dr. Katrin Bernröster empfahl hierzu eine regelmäßige Kommunikation und Diskussion über Ressourcenengpässe im Führungskreis und berichtete, dass dadurch eine Unterstützung der betroffenen Abteilungen erreicht wurde, die sich auch auf andere Projekte positiv auswirkte.

"Lernen mit Schmerzen", so nannte Carsten Frank die Erfahrungen mit der Ressourcensteuerung in seinem Vortrag und berichtete: Unbedachter Umgang mit Puffern, schlechte Datenqualität und andere technische Hürden gelte es zu überwinden und eine Akzeptanz für die entstehende Transparenz bei allen Beteiligten zu schaffen – insbesondere beim Management.

Anhand der Fallbeispiele wurde deutlich, wie wichtig ein strategisch orientiertes Vorgehen als Grundlage ist, um die Herausforderungen des Kapazitätsmanagements im operativem Geschäft zu meistern. Stakeholdermanagement nannten mehrere Referenten – sowohl aus dem Mittelstand als auch aus Konzernen – als Erfolgsfaktor. Das Fazit war einhellig: Nur mit intensiver Überzeugungsarbeit bis in die Managementebene hinein sei eine belastbare Ressourcenplanung zu erreichen.

Und Tools als Lösung?

Abgerundet wurde das Vortragsprogramm durch verschiedene Blicke auf die Funktionalität unterschiedlicher Softwaretools für Kapazitäts- und Ressourcenplanung in einer Multiprojektumgebung. Tools und Technik als Lösung?

Offensichtlich doch nicht, denn – wie Rudolf Hirschbeck im Abschlussvortrag der Veranstaltung "Märchen von erfolgreichen Projekten" feststellte – "es menschelt" bei den Ressourcen: Auch eine noch so gute Ressourcenplanung kann kein Projekt alleine zum Erfolg führen! Vielmehr ist eine strategisch orientierte Aus- und Weiterbildung des Projektpersonals und damit der Aufbau einer fähigen, motivierten und kompetenten "Mannschaft" wichtigster Erfolgsfaktor für die anstehenden Projekte.

Details zur Veranstaltung unter www.pm-institut.de