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May 2015
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

Kreative Projektteams – andere Umgebung, andere Gedanken

Abteilungsleiter Herr M. ist empört. "Ein Projektteam, das für zwei Tage einfach verschwindet. Keiner weiß, was die da tun. Und vor allem, wo sie sind. Als ob die Besprechungsräume im Unternehmen nicht gut genug wären. Die sollen arbeiten, sodass man sie auch sieht."

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Herr M. redet sich in Rage. Eines seiner wichtigsten Projektteams gibt sich gerade der Arbeitsverweigerung hin. Für zwei Tage – alle weg in einem Planungsworkshop! Irgendwo in irgendwelchen Tagungsräumen. Was soll das bringen? Außerdem ist da immer noch das ungeklärte Problem mit der Datenbank-Anbindung. Seit drei Monaten sind die im Projekt nicht imstande, dafür eine Lösung zu finden. Stattdessen machen sie einen "Ausflug"…

Einer flucht, der andere ist zufrieden

Dagegen ist Herr P., der Projektleiter, sehr zufrieden. Die Unklarheiten und Probleme im Projekt klären sich langsam. Das Team überarbeitet konzentriert die Aufteilung der Arbeitspakete und diskutiert die Abhängigkeiten, die sich daraus ergeben. Endlich sind einmal alle in Ruhe bei der Arbeit, und zwar so lange bis alles geklärt ist, und nicht bis der nächste Besprechungstermin ruft oder ein dringender Anruf stört.

Nebenbei entwickelt das Team gemeinsam Ideen, um die ständige Überlastung aller Beteiligten in den Griff zu bekommen. Aufgaben werden anders verteilt, Prioritäten hinterfragt. Auf einer großen Tafel werden alle Ideen gesammelt und so lange wieder neu sortiert, bis alle im Team zufrieden sind.

Ein zweitägiger Planungsworkshop scheint sich zum Katalysator für kreative Lösungsfindung zu entwickeln, die dringend notwendig geworden ist.

Der Exot schafft kreative Freiräume

An die Stimmung seines Chefs Herrn M. denkt Herr P. lieber nicht. Es reicht, wenn er sich übermorgen das Donnerwetter abholt. Da er dann konkrete Lösungsvorschläge für die akuten Performance-Probleme und Datenbank-Anbindungen vorlegen kann, hofft er, ihn zu besänftigen. Immerhin schleppen sie das ungelöste Datenbank-Problem schon seit drei Monaten mit sich herum. Eine intensive Diskussion der Experten unter sich, ausgestattet mit dem richtigen Arbeitsmaterial, hat hier Wunder gewirkt.

Herr P. gilt als Exot unter seinen Projektleiter-Kollegen. Er legt Wert auf gemeinsame Workshops, in denen mit Stift und Papier gearbeitet wird (nicht nur, aber zum großen Teil). Visualisierungen sind ein wichtiger Aspekt. Papiertischdecken zum Beschreiben, Skizzieren von Ideen, das Weiterentwickeln von zunächst unrealistisch wirkenden Lösungsansätzen führt über die Tage hinweg zu durchaus sinnvollen Lösungen – das Team ist begeistert.

Warum mal den Ort wechseln?

Warum Herr P. auch noch Tagungsräume außerhalb des Unternehmens gesucht hat, hatte mehrere Gründe:

  1. Ungestört arbeiten – das liegt auf der Hand.
  2. Eine andere Umgebung bringt das Team automatisch auf andere Gedanken. Menschliche Gehirne funktionieren nun mal so. Sie nehmen Impulse der Umgebung auf und beeinflussen sich damit selbst. Eine Umgebung in der man sich gerne aufhält, regt dazu an, konstruktiv zu arbeiten und auch mal etwas Neues auszuprobieren.
  3. Funktionierendes Arbeitsmaterial hält Herr P. für sehr wichtig. Flipcharts ohne Papier, Whiteboards, die nicht mehr zu reinigen sind, Stifte, die aufgebraucht sind, Moderationskoffer, die leer oder im besten Fall minderwertig ausgestattet sind – das ist zwar Alltag im Unternehmen, aber nichts, mit dem man gerne arbeitet.

Herr M. hat sich nach dem zweitägigen Workshop tatsächlich wieder besänftigen lassen. Das lag auch daran, dass sich die Ergebnisse des Teams wirklich sehen lassen konnten. Und es wurde ja alles protokolliert und dokumentiert. Schließlich will das Projektteam auf den Arbeitsergebnissen aufbauen.

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