FACTS ist ein Framework zur Entscheidungsfindung, das mit einer klaren Struktur die Annahmen transparent darlegt, unter denen die Entscheidung getroffen wird. Die Methode hilft dabei, auch in kritischen und vor allem unklaren Situationen den Entscheidungsprozess sorgfältig vorzubereiten, abzuarbeiten sowie nachvollziehbar zu dokumentieren. Das Akronym "FACTS" steht für "Formulate-Assess-Collect-Test-State".
FACTS ist ein Framework zur Entscheidungsfindung, das mit einer klaren Struktur die Annahmen transparent darlegt, unter denen die Entscheidung getroffen wird. Die Methode hilft dabei, auch in kritischen und vor allem unklaren Situationen den Entscheidungsprozess sorgfältig vorzubereiten, abzuarbeiten sowie nachvollziehbar zu dokumentieren. Das Akronym "FACTS" steht für "Formulate-Assess-Collect-Test-State".
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Einsatzmöglichkeiten
Entscheidungsfindungen aller Art
Projektportfoliomanagement: Entscheidung über Start, Fortsetzung und Beenden von Programmen und Projekten
Projektplanung: Entscheidung über Lösungsansatz und Business Case
Produktentwicklung: Entscheidung über Funktionsumfang und Ausprägung der Leistungsmerkmale
Prozessmanagement: Entscheidung über Optimierungsmaßnahmen
Unternehmensführung: strategische Entscheidungen
FACTS liefert einen Rahmen für Entscheidungsprozesse aller Art, den Einzelpersonen, Arbeitsgruppen oder Großgruppen anwenden können. Die oben aufgeführten Beispiele dienen lediglich der Anregung.
Grundsätzlich bildet FACTS den "gesunden Menschenverstand" ab. Dieser ist jedoch oft durch emotionale Randbedingungen wie z.B. Stress-Situationen blockiert. FACTS gewährleistet, dass nicht spontane und impulsive Entscheidungen schwerwiegende Folgen nach sich ziehen.
Bei Einzelpersonen ist der Aufwand überschaubar, während er in Arbeitsgruppen und Großgruppen steigen kann. In großen Organisationen kann die Komplexität erhöht sein, wobei die klare Struktur der Methode den Prozess unterstützt. FACTS ist flexibel und kann leicht an die Größe und die Bedeutung der Entscheidungssituation angepasst werden.
Ergebnisse
Getroffene Entscheidung
Dokumentation der begleitenden Problemformulierung, Risikobetrachtung, Auswahl und Durchführung der Testverfahren, Analyseergebnisse und Entscheidungsvorlagen
Vorteile
Strukturierte Herangehensweise: FACTS bietet einen klaren Rahmen, der das Abwägen von Optionen erleichtert und hilft, Entscheidungen systematisch zu treffen.
Transparenz im Prozess: Durch die Dokumentation von Annahmen und Bedingungen macht FACTS den Entscheidungsprozess nachvollziehbar und überprüfbar.
Anpassungsfähigkeit: Die Methode ist flexibel und kann in verschiedenen Kontexten und Gruppengrößen angewendet werden, um den spezifischen Bedürfnissen gerecht zu werden.
Durchführung: Schritt für Schritt
FACTS ist keine weitere Methode zur Entscheidungsfindung. Vielmehr schließt es die Lücke zwischen diesen Methoden und dem Umfeld, in dem Entscheidungen benötigt werden. Im modernen Sprachgebrauch für Management stellt FACTS somit ein "Framework" dar, d.h. einen Rahmenprozess, in den andere Methoden nach Bedarf eingebettet werden. Ich verwende für FACTS lieber das Bild des "Entscheidungslabors".
Willkommen im Entscheidungslabor!
Um den durch FACTS strukturierten Entscheidungsprozess greifbarer zu machen, werde ich Ihnen die einzelnen Schritte anhand einer Geschichte erläutern, in der Sie selbst die Hauptperson spielen: Sie sollen eine wichtige Entscheidung für eine neue Produktlinie treffen. Viele unterschiedliche Einflussfaktoren sind zu berücksichtigen, für die Sie die Expertise Ihrer Mitarbeitenden benötigen. Auch wenn es nur nach einer technischen Entscheidung aussieht, wird sie doch erheblichen Einfluss auf die Produktionsprozesse und damit auf das Unternehmen haben. Aus diesem Grund möchten Sie Ihre Entscheidung so nachvollziehbar wie möglich herleiten und dokumentieren, auch damit Ihnen später niemand etwas vorwerfen kann.
Da kommt Ihnen das "Entscheidungslabor FACTS" gerade recht: In ihm stehen eine Menge an Geräten herum, die Sie für Ihr Anliegen einer möglichst fundierten und guten Entscheidung einsetzen können. Diese Geräte sind im Fall von Entscheidungen die zahlreichen Methoden für Datenanalyse, Risikomanagement, Kreativität, Problemlösung und natürlich Entscheidungsfindung.
Im Folgenden werde ich Ihnen die einzelnen Abläufe im Entscheidungslabor darlegen und diese anhand einer einfachen Storyline beispielhaft durchspielen. Mein Hauptaugenmerk liegt hierbei auf der Beschreibung von FACTS. In diese Rahmenhandlung eingebettet werde ich zahlreiche andere Methoden benennen und – sofern bereits vorhanden – auf ihre Beschreibungen im projektmagazin verweisen. Für die konkrete Durchführung Ihres "Entscheidungsprojekts" benötigen Sie somit zusätzlich die von Ihnen als geeignet empfundenen weiteren Methoden. Notieren Sie sich unbedingt, mit welchem Methoden-Set Sie gearbeitet haben und lernen Sie für die nächste zu treffende Entscheidung daraus.
FACTS selbst besteht lediglich aus fünf einfachen Schritten, die auch in Bild 1 visualisiert sind:
"F" wie "Formulate the decision to be made": Die Methode startet mit der Erfassung der Problemstellung, für die eine Entscheidung benötigt wird.
"A" wie "Assess consequences of bad decisions": Danach werden die damit verbundenen Risiken und Möglichkeiten analysiert. Dies ist ein Schritt, der üblicherweise in Entscheidungsprozessen übergangen wird.
"C" wie "Collect information / data for decision": Diese Betrachtung hilft, Informationsquellen zu identifizieren, aus denen relevante Daten abgeleitet werden können, und trägt zur Spezifikation der Entscheidungsaufgabe und der Ableitung entsprechender Hypothesen bei. Ein wesentlicher Bestandteil ist nun oftmals die Beschaffung der Informationen und Daten, was je nach Problemstellung viel Zeit in Anspruch nehmen kann.
"T" wie "Test information for decision": Anschließend werden die Daten durch Testverfahren analysiert, um die Hypothesen zu bestätigen oder zu verwerfen, wodurch die Grundlage für die möglichen Entscheidungen vorbereitet und untermauert werden. Auch dies ist ein spezifischer Schritt von FACTS, der oftmals zu wenig beachtet wird.
"S" wie "State the decision": Im finalen Schritt werden diese Ergebnisse bekannt gegeben und Entscheidungen umgesetzt. In der Regel geschieht dies, indem die Resultate einer Gruppe von Entscheidungsträger:innen präsentiert werden, die dann auf Basis der umfassenden Analyse die Entscheidung treffen und umsetzen. Was so trivial klingt, ist einer der wichtigsten Gründe, warum Maßnahmen scheitern: Es wird vergessen, sie korrekt an die betroffenen Personen zu kommunizieren.
Beispiel: neues Additiv für sandsparenden Beton
Nehmen wir ein anschauliches Beispiel: Ihr Entwicklungsteam hat kürzlich ein beeindruckendes, neues Produkt entdeckt: ein Additiv für Beton, das es ermöglicht, den Anteil von Sand erheblich zu verringern. Dies ist besonders bedeutsam, da Sand eine begrenzte Ressource darstellt, deren Nachfrage jedoch jährlich um etwa 6% steigt. Mit Ihrem Additiv können Sie nicht nur Sand sparen, sondern es steigert auch die Zugfestigkeit des Betons, wodurch sich dessen Anwendungsbereiche erweitern.
Das Additiv selbst ist ein pulverförmiges Produkt, das aus einem veredelten, nachwachsenden Rohstoff hergestellt wird. Abnehmer sind Betonproduzenten, die es zusammen mit den anderen Rohstoffen vermischen und zu den unterschiedlichen Betonsorten verarbeiten.
In Ihrem Unternehmen gibt es verschiedene Produktionslinien, die in der Lage sind, dieses Produkt in Serie herzustellen. Allerdings können Sie nur einer dieser Produktionslinien den Zuschlag für die Herstellung geben. Dies birgt natürlich Herausforderungen, denn die Mitarbeitenden der nicht ausgewählten Linie müssten sich im Unternehmen neu ausrichten. Angesichts dieser Tatsache möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Entscheidung transparent und nachvollziehbar ist. Niemand soll Ihnen später Vorwürfe machen können.
Um eine qualifizierte und allen Stakeholdergruppen überzeugend begründbare Entscheidung zu treffen, verwenden Sie das strukturierte Vorgehen von FACTS.
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NEU: Visualisieren Sie das Umfeld Ihres Projekts anschaulich und mühelos mit dieser Vorlage! Ein Beispiel veranschaulicht, wie Sie eine Umfeldanalyse durchführen und dabei die Grundlage für die Projektkommunikation legen.
Die Top-Erfolgsfaktoren für gelungene Projekt im Überblick − von Auftragsklärung und Zielsetzung über Kommunikation und Teamführung bis zum Stakeholdermanagement. Lesen Sie zudem, wie Sie typische Stolpersteine auf dem Weg zum Projekterfolg umgehen.
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FACTS ist keine weitere Methode zur Entscheidungsfindung. Vielmehr schließt es die Lücke zwischen diesen Methoden und dem Umfeld, in dem Entscheidungen benötigt werden. FACTS stellt somit ein "Framework" dar, d.h. einen Rahmenprozess, in den andere Methoden nach Bedarf ein-gebettet werden. [Weiterlesen]
Was sind die Schritte von FACTS – das Entscheidungslabor?