Aktivitätenmanagement – mit Kennzahlen die Aufgaben des Teams effizient steuern

Wollen Sie die Aufgaben Ihres Projektteams im Blick behalten, ist es zweckmäßig, diese in einer Aktivitätenliste zu dokumentieren. So erhalten Sie schnell den Überblick "wer" "was" bis "wann" erledigen soll. Der Informationsgehalt einer solchen Aktivitätenliste ist damit jedoch noch lange nicht erschöpft. Sofern Sie diese kontinuierlich führen, können Sie daraus wertvolle Kennzahlen zum Abarbeitungsgrad, zur Planungsgenauigkeit und zum zukünftigen Ressourcenbedarf ableiten. Dr. Wolfgang Danzer erklärt an einem Praxisbeispiel, wie Sie die Kennzahlen gewinnen, welche Aussagekraft diese haben und wie Sie damit Schwachstellen identifizieren können, um eine zügige und termingerechte Abarbeitung aller Aufgaben sicherzustellen.

Dinge, die man sich merken möchte, schreibt man auf und hakt sie ab, sobald sie erledigt sind – wie z.B. beim Einkaufszettel für den Wocheneinkauf im Supermarkt. Ist der Einkauf erledigt, benötigt man den Zettel nicht mehr und wirft ihn weg. Was jedoch, wenn die Merkliste sehr umfangreich ist – z.B. weil Sie als Projektleiter alle geplanten Aufgaben Ihres Teams im Überblick behalten möchten oder müssen? In diesem Fall empfiehlt es sich, die Liste kontinuierlich zu führen und die erledigten Punkte nicht zu löschen. Denn aus den dokumentierten Aktivitäten und deren Abarbeitungsgrad lassen sich wertvolle Informationen für das Aufgabenmanagement ableiten.

Dieser Artikel zeigt anhand von praktischen Beispielen wie Sie eine solche kontinuierlich geführte Aktivitätenliste – auch Offene-Punkte-Liste, Open Issue List etc. genannt – auswerten und welche Aussagen Sie daraus ableiten können. Unter anderem erfahren Sie, wie Sie folgende Kennzahlen ermitteln:

  • den Abarbeitungsgrad (Werden die offenen Aktivitäten in der geplanten Zeit abgearbeitet?),
  • die Planungsgenauigkeit (Wurden die geplanten Durchlaufzeiten bei der Zielfestlegung richtig geschätzt?) und
  • den Ressourcenfaktor (Verringert oder vergrößert sich der zukünftige Ressourcenbedarf für die Abarbeitung der geplanten Aktivitäten gegenüber dem aktuellen Status?)

Betrachtet man die Abarbeitung von Aktivitäten zusätzlich im zeitlichen Verlauf, lässt sich aus den genannten Kennzahlen in Kombination mit den entsprechenden Diagrammen ein Reporting erstellen, das den Projektleiter beim Management der Aktivitäten unterstützt.

Die hier vorgestellte Lösung verwendet der Autor selbst erfolgreich zur Steuerung von Projektteams mithilfe einer datenbankgestützten Web-Applikation. Die im Artikel beschriebenen Beispiele basieren auf den Daten eines Teams mit sieben Personen.

Basisdaten einer Aktivitätenliste

Damit eine aussagekräftige Auswertung möglich ist, benötigen Sie zunächst eine entsprechende Datenbasis. Diese muss einerseits die Basisdaten mit einer Beschreibung der Aktivität, dem Namen der dafür verantwortlichen Person und die Plan- und Ist-Terminen sowie andererseits die Angaben zum jeweiligen Status enthalten.

Aktivität und Name

Herausforderung bei der Beschreibung der Aktivität ist einerseits die klare Formulierung der Aufgabenstellung und andererseits die implizite oder explizite klare Formulierung des Ergebnisses, anhand dessen beurteilt werden kann, ob die Aktivität erledigt ist (Messbarkeit!). Damit die Aktivität klar delegiert und gelenkt werden kann, muss eine verantwortliche Person angegeben sein

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