Aktuelle Termine automatisch in Excel kennzeichnen

Wer seine Aufgaben und Termine mit Hilfe von Excellisten überwacht, benötigt Orientierung: Welche Aufgaben stehen als nächstes an, werden gerade bearbeitet oder sind schon erledigt? Die Bedingte Formatierung in Excel bringt zwar ab der Version 2007 zahlreiche vorbereiteten Regeln für Datumswerte mit, jedoch keine, die es erlauben, bevorstehende Termine schnell und einfach zu kennzeichnen. Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke zeigen, wie Sie dennoch zum Ziel kommen und stellen eine fertige Lösung für eine entsprechende "intelligente" Terminübersicht vor.

Aktuelle Termine automatisch in Excel kennzeichnen

Wer seine Aufgaben und Termine mit Hilfe von Excellisten überwacht, benötigt Orientierung: Welche Aufgaben stehen als nächstes an, werden gerade bearbeitet oder sind schon erledigt? Die Bedingte Formatierung in Excel bringt zwar ab der Version 2007 zahlreiche vorbereiteten Regeln für Datumswerte mit, jedoch keine, die es erlauben, bevorstehende Termine schnell und einfach zu kennzeichnen. Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke zeigen, wie Sie dennoch zum Ziel kommen und stellen eine fertige Lösung für eine entsprechende "intelligente" Terminübersicht vor.

Wer Excel-Listen nutzt, um seine Aufgaben und Termine zu überwachen, wünscht sich darin eine möglichst gute Übersicht: Aufgaben, die unmittelbar anstehen, gerade bearbeitet werden oder bereits abgeschlossen sind, sollten darin hervorgehoben und farbig markiert bzw. ausgegraut sein. Dieser Tipp zeigt, welches Handwerkszeug Sie dafür benötigen und stellt eine fertige Lösung für eine entsprechende "intelligente" Terminübersicht vor.

Die Bedingte Formatierung in Excel bietet ab Version 2007 bereits zahlreiche vorbereitete Regeln, um Zellen mit bestimmten Werten farbig hervorzuheben, darunter auch solche für Datumswerte. Was allerdings fehlt, sind Regeln, die es erlauben, bevorstehende Termine schnell und einfach kenntlich zu machen – beispielsweise solche, die in den nächsten sieben Kalender- oder auch Arbeitstagen zu erledigen sind.

Wie Sie diesen Mangel beheben, zeigen die folgenden Beispiele. Sie finden diese auch in der Beispieldatei, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können.

Termine in den nächsten sieben Kalendertagen kennzeichnen

Bild 1: Die nächsten sieben Kalendertage – ausgehend vom Startdatum – automatisch farbig hervorheben.

Um Termine in den nächsten sieben Kalendertagen automatisch hervorzuheben, gehen Sie wie folgt vor (Zellangaben beziehen sich auf die Beispieltabelle in Bild 1):

  • Wählen Sie Zelle C3 und markieren Sie mit der Tastenkombination Strg+A alle Datumsangaben in Spalte C.
  • Um eine neue Regel für die Bedingte Formatierung zu erstellen, wählen Sie Start / Bedingte Formatierung / Neue Regel. Markieren Sie im nun erscheinenden Dialogfeld den letzten Regeltyp namens "Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden" (Bild 2).
  • Tragen Sie in das Eingabefeld unter "Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist" folgende Formel ein: =UND(C3>$A$3;C3<=$A$3+7).
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Formatieren" und stellen Sie bei "Ausfüllen" eine passende Füllfarbe ein.

Bild 2: Die Formatierungsregel, um alle Termine farbig zu hinterlegen, die in den nächsten sieben Kalendertagen liegen.

Termine in den nächsten sieben Arbeitstagen kennzeichnen

Sie möchten nicht die Termine der kommenden sieben Kalendertage, sondern die der nächsten sieben Arbeitstage kennzeichnen? Gehen Sie wie oben beschrieben vor und erweitern Sie die Formel um die Funktionen WOCHENTAG und ARBEITSTAG:

=UND(C3>=ARBEITSTAG($A$3;1);C3<=ARBEITSTAG($A$3;7);WOCHENTAG(C3;2)<6)

Bild 3: Die Formatierungsregel, um alle Termine in den kommenden sieben Arbeitstagen automatisch farbig hervorzuheben.

Wie die Formel funktioniert

Die Funktion WOCHENTAG liefert zu einem Datum eine Zahl zwischen 1 und 7. Wird als zweites Argument der Typ 2 angegeben, ist Montag der 1. und Sonntag der 7. Wochentag. Mit der Anweisung =WOCHENTAG( ;2)<6 werden also nur die Tage von Montag (1) bis Freitag (5) ausgewählt.

Mit der Funktion ARBEITSTAG berechnen Sie ein Datum, das vor oder nach einer bestimmten Anzahl von Arbeitstagen liegt. Diese Funktion taucht in der Formel zweimal auf, um das Intervall von 1 bis 7 zu definieren.

Bis zur Version 2003 von Excel steht die Funktion ARBEITSTAG nur dann zur Verfügung, wenn zuvor die Analyse-Funktionen aktiviert wurden. Prüfen Sie es einfach nach, indem Sie bis Excel 2003 über das Menü Extras den Befehl Add-Ins anklicken. Im folgenden Dialogfeld muss – wie in Bild 4 zu sehen – das Kontrollkästchen für Analyse-Funktionen mit einem Häkchen versehen sein. Ansonsten liefert Excel eine Fehlermeldung beim Einsatz von ARBEITSTAG.

Bild 4: Bis Excel 2003 ist die Funktion ARBEITSTAG standardmäßig nicht verfügbar und muss erst per Add-In nachgeladen werden.

Termine in den nächsten sieben Kalendertagen kennzeichnen (nur Arbeitstage)

Auch bei der nächsten Variante geht es um Termine in den folgenden sieben Kalendertagen. Allerdings soll Excel diesmal nur alle Arbeitstage im genannten Zeitraum farbig kennzeichnen. Verwenden Sie in dem Fall folgende Formel für die bedingte Formatierung:

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Torsten
Duderstadt
sehr informativ!
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