Das Projektteam erfolgreich auf die Schiene bringen - Vorbereitung eines Kick-off

Ein erfolgreiches Kick-off-Meeting bildet eine hervorragende Basis für die Zusammenarbeit im Projektteam. Durch eine gute Vorbereitung tragen Sie maßgeblich zum Gelingen der Veranstaltung bei, setzen Maßstäbe und unterstreichen die Bedeutung des Projekts. Gero Lomnitz hat in diesem Tipp die wichtigsten Empfehlungen zur Vorbereitung für Sie zusammengestellt.

Ein erfolgreiches Kick-off-Meeting bildet eine hervorragende Basis für die Zusammenarbeit im Projektteam. Der Stellenwert lässt sich kurz und knapp erläutern:

  1. Richtige Teamarbeit benötigt einen Integrationsprozess, das "warming up" ist notwenig, um eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu erreichen.
  2. Teamarbeit steht und fällt mit Orientierung. Die Hintergründe, die Ziele, die Rahmenbedingungen und andere strukturelle Faktoren des Projekts müssen klar sein. Das Team muss seine Ausgangslage kennen.
  3. Das Kick-off bietet der Projektleitung die Möglichkeit, sich fachlich und persönlich zu positionieren. Das professionell vorbereitete und durchgeführte Kick-off hat eine gewisse Modellfunktion für die weitere Zusammenarbeit.

Deshalb ist es sehr empfehlenswert, die Projektarbeit immer mit einem Kick-off zu beginnen, diese Investition zahlt sich aus. Durch die gute Vorbereitung setzen Sie Maßstäbe und unterstreichen die Bedeutung des Projekts.

Worauf kommt es in der Praxis an?

  • Klären Sie wichtige Punkte im Vorfeld
    Zur professionellen Vorbereitung gehört die Klärung inhaltlicher Punkte im Vorfeld. Die Frage für die Projektleitung lautet: Welche Punkte muss ich mit wem klären, um das Kick-off erfolgreich durchführen zu können? In der Regel handelt es sich um den Business Case, die Projektziele (soweit bereits definiert), die Rahmenbedingungen und die Erwartungen des Auftraggebers, um wesentliche Punkte zu nennen. Idealerweise kann die Projektleitung dann im Kick-off das Team über den Handlungsspielraum informieren.
  • Planen Sie genügend Zeit ein
    Planen Sie genügend Zeit für das Kick-off, denn es handelt sich nicht um eine normale Arbeitssitzung. Falls sich nicht alle kennen, brauchen die Beteiligten Zeit, um sich persönlich und fachlich kennen zu lernen. Ein Kick-offs kann bei kleineren Projekten zwei bis drei Stunden dauern, in besonderen Fällen ist es sinnvoll dafür zwei bis drei Tage einzuplanen. Die Dauer ist abhängig von der Projektgröße, von der Komplexität des Projektes oder von der politischen Brisanz des Projektes. Planen Sie auf jeden Fall genügend Zeit ein, um auf Fragen und Bedenken eingehen zu können. In vielen internationalen Projekten muss auch den Faktoren Sprache und Kultur zeitlich Rechnung getragen werden.
  • Laden Sie den Auftraggeber ein.
    Für die Akzeptanz der Projektziele und für die Motivation der Beteiligten kann es sehr positiv sein, wenn der Auftraggeber am Kick-off teilnimmt. Zumindest zu Beginn der Sitzung sollte er die Ziele und Hintergründe des Projekts erläutern, seine Erwartungen formulieren und für Fragen zur Verfügung stehen.
  • Stimmen Sie sich mit dem Auftraggeber ab
    Stimmen Sie mit dem Auftraggeber vorher ab, welche Inhalte er zu welchem Zeitpunkt vermitteln soll, damit sein Beitrag in das Gesamtkonzept des Meetings passt. Prüfen Sie, ob der Auftraggeber die Zusammensetzung des Teams kennt. Wenn nicht, geben Sie ihm eine Liste und sprechen Sie mit ihm die Zusammensetzung kurz durch. Ein gut vorbereiteter Auftraggeber hat eine positive Wirkung auf das Team.
  • Lassen Sie die Einladung auch vom Auftraggeber unterschreiben
    In vielen Unternehmen ist es hilfreich, wenn das Einladungsschreiben für das Kick-off sowohl vom Auftraggeber als auch vom Projektleiter unterschrieben worden ist. Wenn es nicht ausdrücklich anders vereinbart ist, dann sollte die Projektleitung das Einladungsschreiben formulieren.
  • Kümmern Sie sich rechtzeitig um die "Kleinigkeiten"
    Selbstverständlich kümmert sich der engagierte Projektleiter rechtzeitig um den Raum, die notwendigen Arbeitsmittel und Informationsunterlagen. Unterschätzen Sie diese "peanuts" nicht, fehlende Arbeitsmittel können eine Einladung zur Unverbindlichkeit darstellen.
 
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