Flexibles Reporting leicht gemacht: Dynamische Excel-Diagramme

Wer in Microsoft Excel häufig mit Diagrammen arbeitet, kennt das Problem: Man möchte etwas darstellen, dessen Inhalt sich regelmäßig ändert. Eine heute erstellte Analyse ist aber schon im nächsten Monat nicht mehr aktuell, wenn Daten ergänzt werden. Erst wenn man den Quellbereich des Diagramms anpasst, zeigt Microsoft Excel das richtige Diagramm. Man kann Microsoft Excel aber auch dazu bringen, die Anpassung vollautomatisch vorzunehmen. Wie das geht und wie man auf diese Weise ein gut funktionierendes dynamisches Reporting aufbauen kann, beschreibt Tanja Kuhn in diesem Artikel. Die fertige Lösung können Sie als Microsoft Excel-Datei herunterladen.

Wer in Excel häufig mit Diagrammen arbeitet, kennt das Problem: Man möchte etwas darstellen, dessen Inhalt sich häufig, manchmal auch regelmäßig ändert. So ist beispielsweise eine Analyse von Zeitreihen, die Sie heute erstellt haben, im nächsten Monat schon nicht mehr aktuell, weil die Daten um eine weitere Periode, zum Beispiel einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr, ergänzt wurden. Wird ein neuer Eintrag hinzugefügt oder soll der Inhalt des Diagramms nicht immer der gleiche sein, muss der Quellbereich des Diagramms jedes Mal geändert werden, weil Excel standardmäßig nur feste Bereiche darstellen kann.

Dieses Manko von Excel ließe sich beheben, indem man im Diagramm gleich den Bezug auf die gesamte Tabelle herstellt. Von Nachteil ist jedoch, dass am Ende des Diagramms ein größerer freier Bereich entsteht, der langsam von neuen Balken ausgefüllt wird.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie Excel ab Version 97 zu einer vollautomatischen Anpassung des Diagramms bewegen und auf diese Weise ein gut funktionierendes dynamisches Reporting aufbauen können.

Um die Bezugsangaben gewissermaßen automatisch zu aktualisieren, benötigen wir die Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN in Verbindung mit anderen Elementen von Excel.

Ziel: Zeitreihen analysieren

Die Teilprojekte und der entsprechende Zeitraum sollen dynamisch über Kombinationsfelder ausgewählt werden können. Deshalb muss das Diagramm automatisch auf diese Konstanten angepasst werden, ohne dass die Quellarten neu zu definieren sind -  und ohne Programmierung.

In Bild 1 sehen Sie acht Zeitreihen für die Kosten und das Budget der Teilprojekte A, B, C und für das Gesamtprojekt. Diese Daten werden in unserem Beispiel analysiert. Falls Sie das Beispiel nachzuvollziehen möchten, finden Sie die abgebildete Tabelle in der Datei "DynamischeDiagramme.xls", die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können. Die nachfolgenden Angaben zu Zeilen und Spalten

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