Microsoft Excel: Projektformulare mit Datenarchivierung

Microsoft Excel bietet gute Möglichkeiten, um Daten mit Hilfe von Formularen einheitlich zu erfassen. Oft müssen diese Daten allerdings später umständlich manuell gesammelt und zusammengefasst werden, um sie auswerten zu können. Das Problem lässt sich elegant lösen, indem man die dezentral erfassten Daten automatisch in einer zentralen Datenbank, z.B. in einer Microsoft Excel-Tabelle speichert. Wie das geht, zeigt Tanja Kuhn in diesem Beitrag. Am Beispiel einer monatlichen Projektzeiten-Abrechnung für Mitarbeiter erfahren Sie, wie Sie eine gute Vorlage in Microsoft Excel aufbauen und die erfassten Daten für spätere statistische Auswertungen in einer Datenbank sammeln können. Die Autorin führt Sie dabei Schritt für Schritt durch den Erstellungsprozess und macht Sie auf Fallen und Hindernisse aufmerksam.

Microsoft Excel bietet gute Möglichkeiten, Daten mit Formularen (Mustervorlagen) standardisiert und einheitlich zu erfassen. Komplexer ist der Weg, wenn Sie Daten aus mehreren Tabellenblättern und Arbeitsmappen konsolidieren wollen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine gute Vorlage in Excel aufbauen und die erfassten Daten für spätere statistische Auswertungen in einer Datenbank sammeln können.

Ausgangslage

Jeden Monat stellten sich der Firma Meier AG die gleichen Hürden, wenn es um die Erfassung der Arbeitszeiten ging. Jeder Mitarbeiter erfasste während des Monats seine Projektzeiten mit Hilfe einer Vorlage. Am Ende eines Monats wurden diese Zeiten an einer zentralen Stelle manuell konsolidiert, um die Rechnungen schreiben zu können. Anschließend bekam die Betriebsbuchhaltung die konsolidierten Zeiten zur Buchung.

Die Projektdaten sämtlicher Mitarbeiter zusammenzutragen, war immer mühsam und zeitintensiv. Der Kleinbetrieb scheute jedoch die Kosten für ein komplexes Projekterfassungs- und Controlling-System.

Lösungsansatz

Eine Excel-Datei bildet die Basis für den vorgestellten Lösungsansatz. Aus ihr erstellen wir eine Excel-Vorlage und eine Datenbank, in die sämtliche Daten aller Mitarbeiter pro Projekt automatisch eingetragen werden. Die Konsolidierung erfolgt aufgrund der Datenbankdaten "per Knopfdruck". Zudem besteht die Möglichkeit, die Daten über eine Schnittstelle direkt dem Programm für die Betriebsbuchhaltung zu übergeben.

Aufbau der Vorlage am Beispiel der Leistungserfassung

Als Fallbeispiel dient die Leistungserfassung. Wir erarbeiten dazu eine zentrale Vorlage für alle Mitarbeiter. Jeder von ihnen ruft pro Projekt und Monat eine solche Vorlage ab, um seine Zeiten einzutragen. Sobald er seine Datei speichert, schreibt das System die Daten automatisch in eine Datenbank. Spätere Änderungen der Daten werden in der Datenbank nachgetragen.

Zudem sollen die einzelnen Stunden zusammengefasst und monatlich ein Bericht über die Gesamtkosten der verschiedenen Projekte erstellt werden. Das klingt nach mühsamer Kleinarbeit - ist es aber nicht, wie Sie gleich sehen werden.

In Bild 1 ist eine Excel-Vorlage für die Leistungserfassung abgebildet. In diesem Formular sind zum besseren Verständnis bereits einige Daten eingetragen. Die

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