Eine scharfe Abgrenzung zwischen den Begriffen Projektportfoliomanagement, Multiprojektmanagement, Programm-Management, strategisches Projektmanagement und Mehrprojekttechnik ist derzeit nicht sinnvoll möglich, lediglich tendenzielle Schwerpunktsetzungen können festgestellt werden.

Projektportfoliomanagement kann in der aktuellen Verwendung folgende Aufgaben haben:

• Bewertung von Projektanträgen nach Chancen, Risiken und strategischer Bedeutung für das Unternehmen
• Analyse von Abhängigkeiten zwischen geplanten und laufenden Projekten
• Priorisierung von Projektanträgen auf Basis dieser Bewertungen und Analysen
• Genehmigung bzw. Ablehnung von Projektanträgen
• Gruppierung von Projekten in hierarchischen oder überschneidenden Portfoliostrukturen
• Überwachung der laufenden Projekte (Multiprojekt-Controlling)
• Koordination zwischen den laufenden Projekten hinsichtlich Ressourcen, Synergien und Konflikten
• Laufende Überprüfung des Projektportfolios hinsichtlich seiner Ausrichtung auf das Unternehmensziel
• Abschließende Bewertung von beendeten Projekten
• Sicherung der Erfahrungswerte aus laufenden und abgeschlossenen Projekten
• Definition von Vorgaben für neue Projekte
• Initiierung neuer Projekte

Multiprojektmanagement ist dem gleichbedeutend, betrachtet diese Aufgabe jedoch mehr aus Projektsicht und bewertet den individuellen Projekterfolg stärker.

Programm-Management legt den Schwerpunkt auf die thematische Ausrichtung der Projekte und die Unterstützung möglicher Synergien.

Strategisches Projektmanagement betont weniger den Aspekt der vielen, gleichzeitigen Projekte, sondern fokussiert sich auf die Übereinstimmung der Projektziele mit der Unternehmensstrategie. Es kann in diesem Sinne auch für ein einzelnes Projekt verwendet werden.

Mehrprojekttechnik kann am deutlichsten von den anderen Begriffen abgegrenzt werden. Es ist die Summe aller Methoden, die zur Verwaltung mehrerer Projekte eingesetzt werden. Hierzu zählt z.B. die kapazitätstreue Terminplanung mit Engpassressourcen.

Projektportfoliomanagement ist Bestandteil des Portfoliomanagements des Unternehmen. In vollständig projektorientierten Unternehmen können Projektportfoliomanagement und Portfoliomanagement deckungsgleich sein.