Professionelle Angebotserstellung leicht gemacht

Gleichgültig welche Art von Projekten Sie durchführen: ein gutes Angebot gehört zur guten Projektvorbereitung. Das gilt insbesondere für Software-Projekte mit geringerem Projektvolumen. In diesem Artikel fasst Olaf Clausen die wichtigsten Bestandteile eines Angebots zusammen, gibt praktische Tipps und zeigt, wie ein Angebot einfach und schnell erstellt werden kann und trotzdem aussagekräftig bleibt. Zum Artikel finden Sie zwei Beispielangebote mit Berechnungsmakros in Microsoft Word, die Sie leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Professionelle Angebotserstellung leicht gemacht

Gleichgültig welche Art von Projekten Sie durchführen: ein gutes Angebot gehört zur guten Projektvorbereitung. Das gilt insbesondere für Software-Projekte mit geringerem Projektvolumen. In diesem Artikel fasst Olaf Clausen die wichtigsten Bestandteile eines Angebots zusammen, gibt praktische Tipps und zeigt, wie ein Angebot einfach und schnell erstellt werden kann und trotzdem aussagekräftig bleibt. Zum Artikel finden Sie zwei Beispielangebote mit Berechnungsmakros in Microsoft Word, die Sie leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Darauf müssen Sie achten

Gleichgültig welche Art von Projekten Sie durchführen: ein gutes Angebot gehört zur guten Projektvorbereitung. Das gilt insbesondere für Software-Projekte mit geringerem Projektvolumen. Im folgenden wollen wir die Angebotserstellung unter dem Gesichtpunkt beleuchten, dass es einfach und schnell erstellt werden kann und trotzdem aussagekräftig bleibt. Außerdem soll es bei den weiteren Projektabschnitten (Projektplan, Pflichtenheft) weiterverwendet werden. Zu diesem Aspekt erscheint ein weiterer Artikel in einer der nächsten Ausgaben.

Maximal 1,5 Tage für eine Angebotsposition

Bevor Sie anfangen, fragen Sie sich, wer Ihr Angebot eigentlich liest. Verwenden Sie eine Terminologie, die der Empfänger auch versteht. Gehen Sie so vor, dass Sie die einzelnen Aufgaben in kleine Schritte zergliedern, die maximal 1,5 Arbeitstage umfassen.

Ziel ist es, die Arbeitszeit so realistisch wie möglich abzuschätzen, da wir unser Angebot als Grundlage für die nächsten Projektschritte (z.B. Meilensteinplanung) weiterverwenden wollen. Grob formulierte Arbeitsschritte, wie z.B. "Modul 1 dauert 10 Arbeitstage", vereinfachen die Arbeit bei der Erstellung des Projektplans nicht und werfen immer wieder Diskussionen mit dem Kunden auf, warum die Fertigstellung nicht auch in einer kürzeren Arbeitszeit möglich sei.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass der Kunde immer versuchen wird, größere Blöcke zu reduzieren. Umfassen Ihre Angebotspositionen maximal 1,5 Tage, so können diese zwar auch zu Diskussionen Anlass geben. Sie können allerdings kaum reduziert, sondern lediglich beibehalten oder ganz gestrichen werden.

Im Falle der Streichung reduziert sich aber auch gleichzeitig der Arbeitsaufwand. Es ist nicht ratsam denn Aufwand zu gering abzuschätzen, nur um einem möglichst hohen Tagessatz ausweisen zu können.

Relative Termine für die Fertigstellung

Bei Angebotsaufforderungen werden mit Bemerkungen wie "dringend" oder "so schnell, wie möglich" selten gespart. Entscheidungen lassen dann erfahrungsgemäß leider auf sich warten. Wenn es dann endlich zur Beauftragung kommt, dann soll das Projekt natürlich morgen losgehen.

Notieren Sie bei jeder Position Ihres Angebotes daher, welchen Fertigstellungstermin Sie für realistisch halten. Gehen Sie dabei von einem fiktiven Ende des Projekt aus und notieren Sie zusätzlich zum Fertigstellungstermin die relative Tagesanzahl zum Beauftragungstermin hinzu.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass das Arbeiten mit relativen Tagen zu Abstraktionsproblemen beim Kunden führen kann. Geben Sie daher auch immer fiktive Termine an. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Zeitplanung, dass Sie lediglich 60% Ihrer Arbeitszeit verplanen und planen Sie realistisch.

Legen Sie außerdem vorsichtshalber keine Fertigstellungstermine auf einen Montag. Am Wochenende davor muss häufig (trotz guter Terminplanung) immer noch gearbeitet werden, und das kann zu Schwierigkeiten bei der Koordination der Mitarbeiter führen.

Ist das Angebot eine Ergänzung zu einem bereits erteilten Auftrag, so schreiben Sie auch die Tätigkeiten und Änderungen auf, die bereits von Ihnen erledigt worden sind.

Ein Beispiel für den Aufbau der Angebotspositionen

Pos. Bezeichung Anzahl Tage Termin * Betrag
1 Erweiterung der Eingabemaske In der Eingabemaske "Verfahren in besonderen Fällen" soll ein zusätzliches Fall "Fehlerhaft ausgegebene Karten" hinzukommen. Es soll möglich sein, eine ausgegebene Karte an einen anderen Teilnehmer auszugeben. Dabei wird der erfasste Zugang storniert und ein neer Zugang angelegt. 0,5 22.08.00
(14 Tage)
900,00
2 Erweiterung der Exportfunktionen (bzw. Rechnungserstellung). Es soll eine Liste für alle Kooperationsfirmen mit den entsprechenden Abrechnungsbeträgen und zusätzlichen Angaben für den ausgewählten Abrechnungsmonat erstellt werden. Die Liste wird gleichzeitig mit den Rechnungen erstellt und als Word-Dokument (RTF-Format, basierend auf einer Vorlage) angezeigt. 1,0 24.08.00
(16 Tage)
1.800,00
    Gesamt netto 2.700,00
        432,00
        3.132,00

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Birgit
Hillmayer
Dr.
Preise noch in DM? Eine Überarbeitung wäre notwendig!
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